職場で飲み会を催す際、口頭で周知できるに越したことはありませんが、なかなか言っただけで飲み会詳細を社内のスタッフ全員に伝えることは難しいことでしょう。そこでメールでの飲み会案内文を、個々人に送って期日や場所などを伝えることになります。

ここでは、飲み会の案内文を、異動時や歓送迎会、忘年会のテンプレートを紹介しながら、シチュエーション別にまとめてみました。突然、幹事を任されたという時にお役立てください。

社内の飲み会の案内文作成と周知を任されたら…

規模の大きな会社の案内文だと、開催日時や場所、参加人数などの主要事項は、ほぼ固まっていて、欠席の場合はご連絡を、というようなやや強制的な内容です。こうした開催日が決まっている宴会の案内文に加え、20人前後の小規模な宴会向けにも触れます。

社員の序列や階級に合わせてシステマティックな案内文を

まず、人事異動による送別会の案内文を任された場合について紹介します。ここでは社員数が多い会社を想定して説明します。社員数が多い場合、社員の序列や階級もしっかりしているので、システマチックに案内文の連絡をする必要があります。例として20人以上の社員が国内外の支社や支店などに散っていく人事異動をベースに案内文を紹介しています。

メール件名：4月の定期人事異動に伴う送別会実施のご案内

本文

皆様各位

 

お疲れさまです。

早速ですが、首記の件、本年の4月1日付社内異動は20人を超える社員の方々が日本を含めた世界各地へと赴任されることが決まりました。

つきましては、下記のとおりに送別会を催す運びになりました。

 

皆様万障繰り合わせの上、ご出席いただきますようお願いします。

万一欠席される場合は、3月20日までに幹事の◇◇、〇△、〇Ｘまでご連絡いただければ幸いです。

 

以上、よろしくお願い致します。

 

記

 

1）日時：3月22日（木）18:30～

※本社1階受付前に18:00集合で会場まで 移動となります

2）場所：侃々諤々家

※添付地図をご参照ください（本社から徒歩2分です）

3）会費：1,500円/人（先払いで幹事までお願いします）

4）緊急連絡先：総務部◇◇、〇△、〇Ｘ

社内向けを含むメール内容などの注意点

メール内容で注意しなければならない点がいくつかあります。下記にまとめました。メール作成時には十分配慮して忘れずに作成ください。

飲み会案内文、箇条書きは「記～箇条書き内容～以上」

メール内で箇条書きを使う場合の「記」は、「記～箇条書き内容～以上」という順番になります。箇条書きの頭には数字を記すと分かりやすくなります。案内文に限らず、公式の手紙では、「記」は中央そろえで「以上」は右寄せが基本です。しかし、メールの場合は相手のメール環境で体裁が崩れるので、どちらも左寄せで構いません。また、補足がある場合は「※」を使って示します。

以下のテンプレートは、件名と主文内容のみの社内用です。必要に応じて詳細を変更してご利用ください。なお、社外の参加者がいる場合のテンプレートは別の機会に紹介します。

メール件名：新入社員歓迎会のご案内と出欠確認

本文

 

皆様各位

 

お疲れさまです。

 

さて、すでにご存じかと思いますが、恒例となった新入社員歓迎会を下記のとおり実施します。

仕事ではかかわることが少ない部署を超えた全社あげての歓迎会です。部署間の交流、懇親の場となれば幸いです。皆様こぞっての参加をお待ちしております。

なお、出欠確認も本メールへの返信という形で5月10日までの必着でお送りください。

 

以上、よろしくお願い致します。

 

記

 

1）日時：5月17日（金）18:30～

※本社1階受付前に18:00集合で会場まで 移動となります

2）場所：侃々諤々家

※添付地図をご参照ください（本社から徒歩2分です）

3）会費：2,500円/人（先払いで幹事までお願いします）

4）緊急連絡先：総務部◇◇、〇△、〇Ｘ

 

以上

 

メール件名：忘年会のご案内（会費の事前徴収の場合）

 

皆様各位

 

お疲れさまです。

 

さて首記の件、日頃のご慰労をかねて全社の忘年会を下記のとおり開催いたします。

ご多忙の折ながら、日ごろの業務を離れた楽しいひと時にしたいと考えております。

なお、会費3,000円は事前徴収とさせていただきます。恐れ入りますが、忘年会の前日までに幹事にお支払いいただきますようお願いいたします。

 

以上、よろしくお願い致します。

 

記

 

1）日時：12月10日（金）18:30～

※本社1階受付前に18:00集合で会場まで 移動となります

2）場所：侃々諤々家

※添付地図をご参照ください（本社から徒歩2分です）

3）会費：3,000円/人（先払いで幹事までお願いします）

4）緊急連絡先：総務部◇◇、〇△、〇Ｘ

以上

飲み会の案内文での注意事項は「メール環境」

社内での飲み会の案内文をメール送信を想定してまとめました。かつてのレターによる内容とほぼ変わっていません。ただしレターでの「記」「以上」といった中央や右配置の文字が、受け取り側のメール環境を配慮して左寄せでも構わなくなっているのは、時代や環境に合わせた結果でしょう。テンプレートが参考になれば幸いです。