宴会後のお礼メールを出すタイミング

まず確認しておきたいのが、お礼メールを送信するタイミングです。宴会を終えた翌日には、お礼メールを送るのがおすすめ。しかし、仕事の関係などで翌日に送れない場合があるかもしれません。その場合は、遅くとも3日以内には送るようにしましょう。翌日に送れない場合は、お礼メールが遅れた件についてのお詫び文も付け加えると、より丁寧になりますよ。

宴会後のお礼メールの内容

一番気になるのが、お礼メールの内容ですよね。お礼メールの場合、案内文の様にかしこまった文面にする必要はありません。宴会に来て貰えたこと、一緒に宴会を楽しめた感謝気持ちを伝えることが大切です。例文も紹介するので、確認しておきましょう。

例)

宴会参加者への宛名の書き方

宛名で気をつけなければならないのが、「〇〇部長」と役職を付ける場合、「様」をつけないことです。「〇〇部長様」とはならず「〇〇部長」と書きます。

感謝の気持ちを素直に伝える

宴会中に話をした方へのお礼メールであれば、話ができたことが嬉しかった、楽しい時間を過ごせたなど、感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。

また、直接話ができなかった方に対しては、宴会に参加していただいたことへの感謝の気持ちをしっかりと書きましょう。

お礼メールでのワンポイント

宴会の会計報告を添える

少人数での宴会であればお礼メールだけを全員に送るだけでも構いませんが、大人数の社内の飲み会であった場合は会社からお金が出る時もあります。そんな時には、経理担当者へのお礼メール時に会計報告を添えることをお忘れなく！

また、参加費を徴収した宴会であれば、簡単な会計報告を参加者に知らせることも大切です。

宴会のお金を扱うことも、幹事の仕事のひとつです。きちんとした会計報告をする事で、幹事の仕事を立派に終えることができるはず。会計報告までしっかりと対応しましょう！

次に繋げる為に

飲み会毎に幹事が代わる場合は、きちんとしたお礼メールを送るだけでも構いません。しかし、1年交代で幹事の仕事が回ってくることが分かっている場合は、「次回〇〇会を計画致しますので、またその際にも是非参加して頂けると幸いです」といったらような、次回を匂わせる文言を入れておくのも手！そうする事により、次回への心構えとともに、改めて案内を出した際に出席して貰える可能性が高くなります。

社員としての信頼も大切ですが、ちょっとした、気配りや言い回しで、幹事としての信頼も積み重ね、「〇〇が幹事なら出席しするか」と思われるようになるかもしれませんよ。

余分に宴会会費を払ってくれた方がいた場合

会費制で宴会を計画した場合は、あまり余分に会費をくれる…といった場面はないかもしれませんが、祝儀としてくださる時があります。

そういった方がいた時は宴会の始まりに祝儀を頂いた報告をしなくてはなりませんが、飲んで次の日になると忘れてしまっている人もいるかもしれません。そんな時はお礼メールにその事も添えましょう。そうすることにより、忘れていた方々も祝儀を下さった本人にお礼を言うことができます。

そして、祝儀をくださった本人へのメールには必ず祝儀のお礼も付け加えるようにしましょう。

万が一まだ宴会会費を貰ってない人がいたら

多くの宴会の場合、出席確認時に会費を徴収することになると思いますが、宴会開始時間ギリギリに来た人や、後で払うからと言う人がいる可能性もあります。その場合は、宴会翌日にお礼を伝えにいくと同時に、会費をもらいましょう。

直接の挨拶も忘れない

宴会の翌日に出社した際に会った人には、直接お礼を伝えましょう。「後でお礼メール送るからいいか」と思わずに、「昨日はありがとうございました」と一言でもいいので必ず挨拶をしましょう。

メールはあくまでもきちんとしたお礼を文面にして送る道具です。直接の挨拶に勝るものはありません。顔を見たら朝の挨拶と一緒に、宴会のお礼も忘れないようにしましょう。

言葉遣いに注意

これは幹事だけの話ではありませんが、宴会の時はお互いが気分も高揚し、いつも以上に距離感が近くなります。だからといって、翌日に宴会の時のような口振りで直接お礼を言ったり、お礼メールを送るのは避けてください。

きちんとONとOFFを切り替え出来るのも、ビジネスマンのポイントですよ。

お礼メールが出来ない場合は？

会社に寄ってはパソコンが無かったり、宴会を週末にするため翌日にメールを送れないということもあるでしょう。そんな時の対処法を紹介します。

パソコンが無い場合

会社でパソコンを使用していない場合は、直接お礼を伝えましょう。お礼を言う順番も特に気にする必要もありません。とにかく会う人会う人に丁寧にお礼を伝えるようにしましょう。

伝え忘れる人がいないように、注意も必要です。宴会の参加者全員にお礼を伝えるようにしてくださいね。

宴会の翌日に送れない場合

宴会の翌日がお休みなんてことも多いかもしれません。その場合は、翌日にお礼メールを送ることができませんよね。

翌日にお礼メールを送れない場合は、宴会の翌出勤日にお礼メールを送って問題ありません。出勤して早々にメールを送るようにしましょう。

ちなみに、相手の連絡先を知らない場合は、相手が会社に出社してきたタイミングで直接お礼を言いに行き、お礼が遅くなったことをお詫びしましょう。

お礼メールの一斉送信はNG

一斉送信はとても便利な機能ではありますが、礼儀に細かい人にとってはとても印象の悪い行為になってしまいます。個人個人へ送る気持ちを忘れないようにしましょう。

まとめ

宴会後のお礼メールについてご紹介してきました。幹事の最後の仕事となるお礼メール。しっかりとした内容でお礼メールを送って、社会人としての株を上げましょう。

案外お礼メールというのは忘れられがちです。だからこそ、しっかりとお礼メールを送ることで、幹事としてだけでなく、社会人としてもワンランクアップ！宴会に参加してもらった感謝の気持ちを伝えてください。

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