【幹事必見!】飲み会前に準備するべきポイントまとめ

職場の飲み会での準備といえば、店の予約から日程調整、それに全体への連絡などなど、幹事慣れしてない新社会人にとっては大変なことが多いですね。それに入社し...

職場の飲み会での準備といえば、店の予約から日程調整、それに全体への連絡などなど、幹事慣れしてない新社会人にとっては大変なことが多いですね。それに入社して僅かな期間しか経っていない場合では、まだ職場の人の名前でさえ覚えていない可能性があります。そうなってくると、一体誰から連絡すれば……と不安になってしまいますね。そこで今回は幹事になったら準備すべきことを順番を追って紹介していきます!

幹事の心構えとは

たかが飲み会の幹事と侮ってはいけません。

仕事とはつまるところ人間関係にあります。飲み会が良いものであれば参加した職場の人たちは幹事であるあなたに良い感情をもちます。それは人間関係を良くし、他部署の人であっても良好な関係を築けばその後スムーズに業務が行えます。ですので、幹事はあなたにとって絶好のチャンス!飲み会をしっかり成功させることで株を上げましょう!

幹事のやることその① まずは日程を調整しましょう!

飲み会の幹事としてまずは飲み会の主賓・上司の日程を優先して押さえましょう!歓迎会や送別会では飲み会の主役が参加できなければ飲み会の意味がなくなってしまうのでここは必ず押さえるべきところです。

候補日を3つ程に絞ったら、参加者にメールで候補日の選択をしてもらいましょう。この時、回答締め切り日の連絡も忘れないようにしましょう。

幹事のやることその② 次は飲み会のお店を決めましょう!

飲み会の会場として選ぶお店のコツはメニューが多く、場所が会社に近いところが理想です。それ以外では主賓の好みをリサーチしているのであれば、その好みにあったお店を選びましょう。

『メニューが多いお店』とは味の好みの問題だけでなく、食物アレルギーを考慮してのものです。参加者自体の多い忘年会などでは日程調整の際にも苦手な食べ物やアレルギーについてもしっかり把握しておきましょう!

飲み会お店選びのポイント

  • 料理やドリンクのメニューの種類が豊富
  • 場所はなるべく会社の近く or わかりやすい場所

もしもお店選びに迷ってしまった時は一人で全て決めず、周りの先輩や同僚に相談してみるのが良いですよ♪

幹事のやることその③ 案内メール送って出欠をとりましょう!

お店の予約が済んだら、すぐに参加者にメールを送って最終的な出欠確認をしましょう。飲み会の出欠確認をメールで送る場合は、参加者全員が職場の人であれば宛先に全員分のアドレス入力してもOKです。それ以外の外部の参加者にも送る場合ではBCCも上手く活用しましょう!

※BCCを活用する場合、メール本文に「このメールは対象者の方にBCCにてお送りしています」と一文を追加しましょう

幹事のやることその④ 飲み会の会費は事前に集めましょう!

飲み会当日はいざ始まってしまうと会費を集めタイミングがなくなり、集めることがが困難になります。スムーズに飲み会を進めるためにも会費があるのであれば、前日までに集めておきましょう。大人数の飲み会ともなると気づかぬうちに会場を抜け出したり、終了間際に集めようとするとそのまま二次会に流れてしまい、集めることが難しいケースも出てきます。ですので飲み会が始まる前の週、できれば前日までに集めてトラブルを避けましょう!

幹事のやることその⑤ 当日は非喫煙者やお酒が苦手の人へも配慮しよう!

大人数の飲み会にはタバコの煙やアルコールが苦手な人もいます。そんな人たちが当日の飲み会でイヤな思いをしないように気を配るのも幹事の役目です。飲めない人がムリにお酒を飲まされそうになっていたら間に割ってはいり、喫煙者の席は遠ざけるようにするといった配慮をしましょう。

その他にも酔いつぶれた人がいればその介抱や、一人で孤立している人への声かけなど、幹事として全員が楽しくなるような飲み会を意識しましょう!

幹事のやることその⑥ 二次会に使えそうなお店もチェック!

二次会のお店は予めリストアップしておき、スマホにデータとして入れておくと当日がとても楽になります。一次会のお店を設定する際にあらかじめ目星をつけておくことで二次会の流れになった時にすぐに二次会のお店へ向かう事ができ、道路で集まって「どうする?」と二件目について悩むという時間が省けます!

あらかじめ候補を2、3件用意して、電話番号とURLをすぐに見られる状態にしておくと良いでしょう。

まとめ

以上、飲み会の前に幹事がすべき準備をご紹介いたしました。いかがでしたでしょうか?

『飲ミニケーション』という造語もあるように会社では飲み会を通してコミュニケーションを図ることもあります。飲み会では相手を深く知ることができ、交流を深めることで仕事がやりやすくなったりします。飲み会の幹事というと「めんどくさいな」と思うかもしれませんが、飲み会をうまくまわすことで、会社の人たちとより親密になりあなたの評価も上がるのでぜひ頑張ってください!