案内文は実は重要で、出すタイミングや書く内容にマナーがあります。それを間違えると、参加者がたくさん集まる予定だった宴会にも、人が集まらないなんて事態になってしまうかもしれません。
多くの人に参加してもらうためにも、宴会の案内文のマナーを確認しておきましょう。

宴会の案内文とは？

宴会を計画するにあたり、日時や場所の設定、更には出欠の確認をしなければなりません。それらを参加者に知らせるのが宴会の案内文です。案内文として出すことで、口頭での案内よりも参加者が日時や場所の周知ができ、尚且つ丁寧な案内になるといえるでしょう。

そんな案内文も、必要な情報だけをただ書いて配ればいいという簡単な物ではありません。出すタイミングやちょっとした気配りで参加者の人数が変わってしまいますよ。

宴会の案内文を出すタイミングは？

案内はなるべく早く出すのがおすすめ。宴会の場所や時間などが決まったら、すぐに案内を出す準備を始めましょう。早めに出すことで、多くの人の予定を押さえることができる効果もありますよ。

案内を出すのが、宴会の1週間や2週間前まで迫ってきてしまうと、失礼にあたるだけでなく、すでに予定があって参加できないという人が増える可能性があります。

宴会の案内文の書き方

丁寧な案内文を書くにあたり、いくつかの決まり事があります。しっかりと確認しておきましょう。

1.案内文の初めには「拝啓」終わりには「敬具」の決まり文句をいれ、季節の挨拶などから始まります。この季節の挨拶に関しては省略する事もできます。

2.日頃の感謝の気持ちや労いの言葉を書きます。

3.宴会を開催する目的や参加のお誘いを書きます。

4.日時や場所など連絡事項を記載します。その際には初めに「記」と入れ、最後に「以上」と書きます。

5.最後に出欠の締切日と誰に出欠を連絡すればいいのかを記載します。

以上が大まかな案内文の流れです。

これだけを見てもサッパリ…という方の為に例文を紹介します。

例)

上記が例文になります。

以下で更に詳しく説明していきましょう。

季節の挨拶

季節の挨拶を入れることで、さらに丁寧な案内文になります。季節に応じてのいくつかの例を紹介します。

挨拶文の例

季節の挨拶の後には、相手への日頃の労いや感謝の挨拶を書くとご紹介しました。その文にも丁寧な言い回しの例文がありますので確認しておきましょう。

相手への労いや感謝の文を書く事で、丁寧なまとまりのある文になりますよ。

宴会の目的文

宴会を催す目的は会社毎に様々ですが、共通して言えるのは「日頃の労い」や「社員同士の親睦を深める」と言った所ではないでしょうか。こちらの文に至っては難しく考える必要も無く「何故集まりたいのか」を自分に問い、その気持ちを言葉にして書きましょう。

あまり堅苦しく書きすぎることで、せっかくの楽しい宴会の案内がビジネスと錯覚して、読み手側の参加意欲を削いでしまう事もあります。

日時や場所等の連絡事項

連絡事項はハッキリわかりやすく明確に記載しましょう。日時であれば曜日まで書いた方が、読み手側には伝わりやすくなりますよね。

時間は開宴時間を書きますが、社内の雰囲気的にみんないつもギリギリに集まるな…と思えば前倒しで15分程サバをよんでもいいかもしれません。時間きっちりに始められる方法を選んでください。

宴会の案内の送り方

案内文の書き方がわかった所で、どうやって社内に回せば良いかと悩む人もいるでしょう。社内で各々のパソコンがデスクに備わってる場合は、メールでの共有するのもアリです。ですがこの場合、メールを送信した事を周知して貰うために、朝礼の際に少し時間を貰い、宴会の案内文を送信する事を発表しておくと安心。口で伝えることにより、「案内文を見てない」という人を減らすことができるはずです。

各々のパソコンが無い場合は、案内文を印刷し、配布しましょう。1人1人に手渡しで配る事で、より丁寧な案内になりますよ。

出欠の締め切りが近くなったら

日常を過ごしていると宴会の出欠日をついうっかり忘れていた…という人もでてきてしまいます。では、忘れないためにはどうしたらいいのでしょうか。

そんな時は、リマインドメールを送るのがおすすめです。「リマインド」とは、「思い出させる」「思い起こさせる」と訳すことができ、「念押しの確認」や「再確認」という意味を持ちます。ちなみに、リマインドメールの書き方もご紹介しておきますね。

例)

それでも締め切り日に出欠を確認できない場合

それでも締め切り日を守れない人は、どこの会社にも数人はいるかと思います。そのような方には、会社にパソコンが有る無い関係なく口頭で確認しましょう。忘れていたからといって、その方に対して嫌な態度をすることなく、丁寧な言い回しで確認するのが「出来るビジネスマン」ですよ。

案内にちょっと一捻り

案内文の書き方や締め切り日の設定について説明してきましたが、少し一捻りする事で、もっと丁寧な案内になる方法をがあるんです！こちらを参考にして、気の利いた案内を実践してみてください。

案内文に地図を入れる

全ての人が宴会場に詳しいわけではありません。よく飲みに出かける方々であれば、お店の名前だけですぐに何処かわかったり、スマートフォンを使いこなしてる人であればすぐに情報を検索できますが、全ての人が当てはまるわけではありませんよね。

お店の場所がわからないだけでも、行くのが面倒だからと欠席にしてしまう人もいます。

そんな人を減らす為にも、地図や駅からの経路などを添付することで、より丁寧でわかりやすい案内を送ることができますよ。

案内文に幹事の連絡先を記載する

宴会当日、ドタキャンや道に迷ってしまった…など様々な人が出てくることを予想する必要もあります。そのためにも、緊急連絡先として幹事の連絡先、つまり電話番号を記載しておきましょう。道に迷った場合も連絡を取れることで、速やかにお店に案内できます。

幹事の連絡先を知らなくても、誰かしらに連絡してくるだろうという考え方もありますが、宴会を仕切るのは幹事です。誰よりも早く情報を手に入れ対応しなくてはなりません。その為にも連絡先を記載し、全ての事に対応のできるように備えましょう。

出欠確認が終わっていても宴会の2日前に改めて全員に確認する

出欠の締め切り日に出欠の確認が終わっていても、宴会の2日前に改めて時間や場所を伝えるのも大切です。出席にはしていたが、忘れていたという人も中にはでてきます。そういう方々を無くすためにも、改めて声がけしましょう。

また、欠席にしていたけど他の予定が無くなったという方もいるかもしれません。ですが、きっと自分から「やっぱり出席にしたい」とは言いにくいですよね。こちら側から声をかける事で、出席してくれる可能性もあるので、声掛けはとても大切なんです。

宴会は人数が多い方が楽しいですし、せっかくの社内行事であればなるべく参加して欲しいものですよね。ちょっとした一手間を加えることで、より多くの人が集まる宴会を開催できるはずですよ。

まとめ

宴会当日よりも前にも、幹事とって大切な仕事がたくさんあります。その中のひとつが案内文です。どんなに当日楽しい催しを計画したり、気の利いた幹事の仕事が出来たとしても、参加者が少なくては意味がありません。沢山の方々に出席して貰ってこそ楽しい宴会を開けるのではないでしょうか。

それにはやはり案内文が重要と言えてくるでしょう。ビジネスマンらしいマナーのある案内文を作成し、宴会の成功へと導きましょう！

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