会社や大学で春に行われる恒例行事といえば、新入を迎える『歓迎会』ですね！そこでその歓迎会の幹事も入社（入学）2年目の先輩が担当する場合がお決まりのパターンになってきます。

 

ピカピカの新入さん達をあたたかく楽しく迎え入れたい気持ちはありますが、いきなり歓迎会の幹事や司会を任されても、経験のない場合だと、どのような流れで進めたら良いのか検討もつきませんよね。

 

私も仕事の経験がまだ少ない時に歓迎会の幹事と司会進行を務めた事がありますが、初めは何をどう進めていけば良いか分からず、右往左往しました。あの時段取りを知っていればもっとうまくやれたハズ…と何度も思ったものです。ということで、今回は「歓迎会の幹事・司会進行」についてご紹介したいと思います！

歓迎会の幹事を任された時、まず最初にすることは？

慣れない歓迎会の幹事や司会を任されたときにまず最初にすることは先輩に話を聞く事です。これを行うだけで歓迎会の企画も進行もグッとやりやすくなります。というのも、社員数の多い会社の場合だと「例年、乾杯の挨拶を××部長がする」といった内輪での決まり事や「余興で〇〇をすることが多い」といったネットでは調べられないような情報を持っているからです。

もちろん「形式に捕らわれずに自由に歓迎会を！」という会社もありますが、ほとんどの場合、内輪でのルールがあります。この情報を最初におさえていないと「空気の読めない幹事」というレッテルを貼られてしまいかねません。

訊くべきことのポイントは

• 開会の挨拶、乾杯の音頭、閉会の挨拶はそれぞれ誰に頼めば良いのか？
• 歓迎会の余興などは必要？
• 司会が以前の歓迎会で失敗していたことは？

 

そこで、歓迎会の司会を任されたら、出来るだけ早いうちに去年の幹事や先輩に大まかな流れを教えてもらいましょう！

新人歓迎会の全体の流れとは？

一般に歓迎会の大まかな流れは、次のような順番で進んでいきます。

①開会のあいさつ

【司会者挨拶例文】

「皆様、大変お待たせしました！本日はお忙しい中をお集まり頂き、誠にありがとうございます！これより平成〇〇年　新入生歓迎会を開催させて頂きます！」

 

司会であるあなたが初めに開会の挨拶を行います。

この時に一緒に自分の自己紹介も挟んでおくとなお良いですよ。

 

②始めのあいさつ

【司会者】

「始めに○○部の○○部長より、お言葉を頂戴したいと思います。それでは○○部長、よろしくお願い致します」

 

一般的に役職が一番上の人にあいさつを頼みます。司会者の声掛けはカンタンなものでかまいません。もちろん、上司の挨拶が終わった際には「○○部長、ありがとうございました」とお礼を言うのも忘れないようにしましょう。

 

③新入さんのあいさつ

【司会者】

「次に、４月から新しく仲間となった方々からのご挨拶を頂きたいと思います。新しく入社された〇〇さんです。○○さん、一言挨拶をお願いします」

 

一般的な歓迎会でしたらこの段階で新入社員を紹介しますが、余興の中で行う場合には余興中に紹介を行う事もあります。

 

④乾杯のあいさつ

【司会者】

「続きまして、乾杯の音頭を○○課長に取って頂きたいと思います。皆様、お手元のグラスに飲み物の準備をお願いします。それでは、○○課長、よろしくお願いします！」

 

もちろん、乾杯が終わったら「〇〇課長、ありがとうございました」のお礼の言葉もしっかり述べましょう！ここまでくれば、前半部分はひと段落です。

 

⑤宴会開始のあいさつ

【司会者】

「それでは、ご歓談・お食事の時間に移りたいと思います。皆様、どうぞ豪華なお食事で楽しいひと時をお過ごし下さい」

 

会場にいる多くの人は「お偉いさん達の話はどうでもよいから、早く食事を始めたい」と思っていますので、早めに進めましょう。

 

⑦終わりのあいさつ

歓迎会終了のあいさつは会社によって「上司の挨拶」の場合もあれば「一本締め」や「三本締め」などの場合もあります。どの終わり方をするのか先輩に先に確認しておくと安心して進められます。

 

【司会者の台詞例文】

「楽しい時間はあっという間に過ぎてしまいますが、残念ながら閉会のお時間となりました。ここで最後の挨拶を〇〇部の○○課長にして頂きます。〇〇課長、よろしくお願いします」

 

挨拶をする上司には対しては挨拶時間の10分くらい前に声をかけておくと気が利いた幹事だと評価もあがりますよ。

 

⑧閉会宣言

【司会者の挨拶例文】

「みなさま、本日はお忙しい中お集まりいただき誠にありがとうございました。まだ話したりない方もいらっしゃるでしょうが、このあたりで歓迎会をお開きとさせて頂きます。二次会は近くの●●で行う予定ですので、皆様どうか誘い合ってご参加ください。それでは、お帰りの際には忘れ物がございませんようお気を付けください。お疲れ様でした！」

 

以上が一般的な歓迎会での進行です。

ただし、例年の流れがある場合によっては順番が前後していたり（開会のあいさつの前に新人さんのあいさつなど）余興も定番のものがあったりしますので、そこは前回の幹事や先輩に確認しておきましょう。

もしも歓迎会の規模が大人数だったら！？

歓迎会の規模が大きいものであれば、情報を入手したらすぐにお店の手配に移りましょう！なぜなら同じ時期に新人歓迎会は一斉に開催されるので大人数が入れるようなお店はすぐに予約で埋まってしまうからです。特に料理のおいしいお店であったり、サービスが充実している様なところは仮予約もできないので、先輩から去年の日程を聞いて問題なさそうであればすぐに予約しましょう。

 

コース料理や予算の相談は後日行えばよいので、まずは場所確保が最優先です。新人歓迎会をする場所がない、なんてことになったら空気の読める幹事以前の問題になってしまいます。

まとめ

いかがだったでしょうか？

はじめての幹事や司会はあらかじめ先輩から情報を共有してもらう事で「流れや注意するポイント」を把握する事ができます。本番当日はつい早口になってしまうものです。ゆっくり過ぎるくらいのテンポで話すと会場にいる人たちも聞き取りやすいですよ。ぜひ頑張ってください！