幹事の仕事とは

⇒50人の宴会場をお探しの方＞＞

幹事とは飲み会の主催者の事を言い、計画から運営までが一連の流れになります。楽しい飲み会になるかどうかは幹事の腕次第と言っても過言ではないくらい重要な立場ではありますが、難しく考えすぎて幹事に余裕がないと、飲み会がつまらなくなってしまう恐れも出てきます。まず幹事になったら、やる事を整理して余裕の持った計画や運営をできるようにしましょう。
では、どんな事をしたらいいのかですが、下記に最低限やるべき事を記載しますので、初めての方はそちらを参考に一つ一つ進めて行ってみてください。

事前にやること
・日程を決める
・宴会場の予約
・案内の配布
・余興の打ち合わせや練習
・人数の確認
当日やる事 
・出席者の確認と会費の徴収
・司会

見てみると、幹事の仕事は当日よりも事前にやる事の方が多い事がわかります。つまり段取りさえしっかりすれば、当日に慌てることは少なくなり、余裕のもった司会や細部に目をやり気の利いた行動が取れる事に繋がってきます。
では一つ一つ詳しく説明していきましょう。

日程を決める

幹事をやる上でまず始めに悩むのが日程を決める事です。日程はきめても、参加者が少なかった…なんて事は多々あります。では、どうしたら沢山の方に参加して貰えるのかですが、簡単に言えば、最低でも1ヵ月先に設定する事です。近々の予定ですと予定が埋まっていたりする人も多く、欠席者が増えてしまいますが、1ヵ月先だとまだ予定が入ってない人も多く、宴会の予定を先に入れて貰えるようになります。先手必勝を心掛けて、早め早めに動いてみてください。

宴会場の予約

最近では様々な居酒屋が出店されており、簡単にどこでも飲みに行ける様になりました。ですが、大人数の宴会となると部屋の広さ等を考えなくてはなりません。まして、余興をするとなると他のお客さんとの距離感も大切になってきます。そんな中でも宴会場を選ぶ上で大切にしたいポイントを上げてみるので参考にしてみてください。

大人数の宴会場がある居酒屋か （余興ができるか）

インターネット等で「宴会場有り」と書いてあっても、少人数用の宴会場の場合があります。直接電話で何人まで入れる宴会場なのかを確認した方が間違いありません。
また宴会において余興ができるスペース、または機材が置いてあるかも確認しておきましょう。

隣のお客さんとは区切られているか

余興などをやる上で、周りを気にせずに盛り上がる為にもきちんとした戸で区切られている部屋なのかを確認する必要があります。

飲み物の種類は充実してるか

参加する年齢層に応じて様々な種類のお酒があるお店の方が好感度はあがります。若者が多いのであれば、カクテル等のお酒が好まれる事もあるので、お店に確認してみてください。

宴会の案内を早めに配布

宴会の案内はできる限り早めに配布することをオススメします。早めに案内を出す事で、宴会の予定を優先してもらえます。口頭での案内だと忘れてしまう方も多いので紙に日時、場所、出欠の締切日を記入して配布しましょう。

宴会時の余興の打ち合わせや練習

この記事に関しては後で更に詳しく説明しますが、余興次第で宴会が盛り上がるかどうか左右しますので、念入りに打ち合わせする事をお勧めします。

人数の確認

出欠の締切日が来ましたら、全員に出欠確認をしましょう。宴会日よりも早めに出欠の締切日は設定しますが、宴会日の2、3日前には出席者全員に改めて時間と場所を声がけする事で、遅刻者や忘れていたとゆう人を無くし、「気の利く幹事だな」とゆう印象を与えることができます。

また、欠席とゆう返事を出してた人にも声がけする事で、元々の予定が無くなったとゆう方が出席してくれる場合もあるのでオススメです。

出席者の確認と会費の徴収

当日は早めに行き、場所の確認と出席者の確認をしましょう。予め出席者のリストを作って持っていき、宴会場の入口付近に陣取って、来た参加者を確認しつつ会費を徴収する事でスムーズに参加者を席に誘導できます。

司会

ここでは定番なプログラムを紹介します。
1.部長挨拶(その部署や宴会に出席してる中で1番偉い方の挨拶)
2.乾杯
3.歓談
4.余興
5.歓談
6.締めの挨拶
司会のポイントは余裕のあるタイムスケジュールを組むことです。その中で盛り上げながらスムーズに進行して行くことで、参加者も宴会を楽しめる空気になります。

宴会での余興

突然余興を頼まれても何をして良いのか悩むと思います。更にメンバーの選定も難しいのでは無いでしょうか。ここでは余興を頼まれた場合どうしたら良いのかを簡単に説明していきます。

余興のメンバー

メンバー決めは大切な事ですが、1番良いのは「同期の仲間」や「新入社員」などの括りで集めた方がやりやすいと思います。余興をしてくれる人を募集しても集まるのものではありません。そして、括りで集めた方が打ち合わせなども気兼ねなくでき、楽しい余興を考えたりできます。

宴会にマッチする余興の種類

余興には様々な種類があります。ゲーム性のあるもので、宴会に出席してる方々にも参加してもらってやるものから、ダンスや芸など観てもらうもの等です。少し紹介しますので参考にしてみてください。

ダンスや芸

その時流行りの歌などを皆で練習して踊ったりします。ですが、この場合は宴会場の広さ等が関係してきますので事前に下見が必要です。
歌だけでなく、口で楽器などの音を出すビートボックスや、手品なども観てる人を楽しませられる芸です。事前に練習を積み重ねてクオリティを上げる事でさらに盛り上がります。

ゲーム

定番なのがビンゴ等の全員参加方のゲームですが、それ以外にも盛り上がるゲームは沢山ありますので少し紹介します。

・＜逆ロシアンルーレット＞ 
普通のロシアンルーレットは、いくつかある食べ物の中に一つだけ辛子が大量に入ったものをまぜ、みんなで一斉に食べて誰が辛い物を食べたかを当てます。その為みんなが平静を装う演技をするので見た目が凄く地味になってしまう場合があります。

逆ロシアンルーレットは名前の通り、普通のロシアンルーレットの逆にします。つまり、辛子を大量に入れた食べ物をいくつか用意し、その内の一つだけ辛子の入ってない物を混ぜ一斉に食べます。そして、誰が辛子無しかを当てるゲームです。これはみんなが辛い演技をするため絵面的に大変盛り上がります。

・＜フリスクゲーム＞ 
こちらはフリスクをオデコに置き、手を使わずに口まで運んで食べるゲームです。オデコから口まで移動させる為に変な顔になったりする為、周りが笑い盛り上がります。数人選んで前に並んでもらい競走させると更に盛り上がります。

余興次第で宴会の盛り上がりは変わってきますが、まず一番は自分たちが楽しめるものを選ぶのが最良の策だと思います。ダンス等にしても、恥ずかしがってしまうと動きにもメリハリが無くなり盛り上がりに欠けてしまいます。ダンスにしてもゲームにしても、余興者全員が楽しんで盛り上がりましょう。

【宴会の余興】まとめ

宴会幹事はとても大役ではありますが、一番は余裕を持つことです。幹事が焦っていたりすると、参加者が不安になってしまいます。心に余裕を持ち、トラブル等があったとしても平静を装って対処していきましょう。

そして、幹事自体が楽しめる宴会を作り上げれば自然と参加者もみんな楽しんでくれるはずです。そして、経験を重ねていき「あの人に幹事を任せれば間違いない」とゆうような幹事マスターになって、後輩達にも教えて行けるようになってみてください。