「飲み会」を開く前に一番大変で手間のかかる作業が、日程調整と出欠確認ではないでしょうか。大学のサークルやクラブ、同好スポーツの会などであれば、よく言えば臨機応変、悪くい言えば泥縄的に連絡ミスや出欠確認の不徹底などは、ミスした当人の評価は下がるとしても、皆に義務的に謝って済んでしまうことでしょう。

しかし、職場ではそうはいきません。片手で拝むような「すみません」では済まされず、後々まで語り継がれるような失敗例になって社内での評価もグッと下がってしまいます。そんな失敗をすることなく、ソツなく要所を締めて行うメールでの日程調整と出欠確認の実際を、例をあげて紹介しましたのでご参考ください。

飲み会の日程調整や出欠確認ノウハウ

東京港区の大手メーカーに努める入社4年目の開発担当部署に勤務する男性社員。同社には、社員歴が2～5年の社員に宴会の幹事を任せるという、該当社員にはありがたくない慣例があります。社員歴に該当する彼は、これまで幹事をせずに過ごしてきたので次は幹事が回ってくる確率が高いと感じ、次は来るという嫌な予感がしました。

嫌な予感は見事に的中、社の忘年会という大イベントの幹事を任されてしまいました。幹事は宴会の司会はともかく、事前の周知メールや日程調整、出欠確認なども含まれます。開発担当で一定の評価を得ているようだ、と思ったこの時期に、しっかり任されたわけです。そんな彼に飲み会の日程調整や出欠確認ができるのでしょうか？

メール告知の日程調整、出欠確認は要注意

飲み会のメールでの告知は、プライベートな場合なら気軽で、くだけた内容でもいいでしょうが、会社など老若男女が入り混じった団体、組織の場合は、注意する点が少なくありません。ここでは、プライベートでない場合の飲み会でのメールを使った日程調整、出欠確認についてまとめてみました。

飲み会の出欠確認で人数を把握

会社などでの飲み会の日程調整や出席確認は、幹事がやるのが通例です。日時や場所は総務部や社長が決めて、告知ほかの諸事雑務を幹事が行う、という場合は、ここでは取り上げません。ただ、出欠確認は飲み会を行う団体だけでなく、利用するお店にも正しく伝えないと迷惑が掛かることなので、しっかり確認することが大事です。

飲み会の主役や管理職の日程を優先して調整

会社の飲み会を開く際の順番で、一番重要なのが日程調整です。主役がいる場合は、主役の、いない場合は管理職など役職者の日程を優先させます。口頭で確認できる相手であればメールでなく直接確認して、開催日時を絞ってからの告知の際に、確認するという形で伝えるスタイルも可能です。

ど忘れ注意！日程調整の回答に期限を設けよう

飲み会の候補日時は管理職の都合に合わせた5日間ぐらいのうちに絞ります。続いて飲み会参加候補者、会社全体か特定の部署かに対して、都合の良い日時をメールで確認します。この際、回答締め切り日を知らせることを忘れずに。

大人数が参加する飲み会準備は1カ月前から

社内の顔見知りだけの飲み会であれば、宛先欄に送り先全員のメールを入れても構いませんが、社外の人々も参加する場合は、半ば常識ですが、ＢＣＣ欄のアドレスを入れるようにします。50人以上の大人数の場合は、希望日や出欠確認は1カ月ほど前にはメール確認したほうがいいでしょう。

回答締め切り日になったら、届いたメールを取りまとめて参加可能人数の一番多い日を飲み会にすることになります。最近は日程調整ツールできるアプリ等がいくつか出ているので、熟知してそれらを使ってみるのも賢いやり方かもしれません。

日程調整のメール例

ここで参考までに日程調整と出欠確認のメールの例をあげてみます。まずは日程調整です。各例の末尾に記す差出人の名前や所属は省いてありますので、使用する場合は各自で入れてください。

件名：忘年会の日程調整（11/20締切です）に関して

本文

 

皆様各位

 

お疲れさまです。

本年は12月中旬に社内忘年会を開催する予定です。

お忙しいところ恐縮ですが、下記をご確認いただき、11月20日までに、私宛ご回答ください。

また、お勧めのお店などをご存じでしたら、合わせてお知らせください。会場選びの参考とさせていただきます。

 

回答締切：11/20（月）17:00

参加費は、男性4,000円、女性3,000円の予定です。

 

最終的な日程や会場は、皆さまからのご回答を踏まえて決める予定です。

決まり次第、連絡します。

 

以上、よろしくお願いいたします。

○○部◇◇課

 

出欠確認のメール例

続いて出欠確認のメール例を紹介します。こちらは新・忘年会といった年中行事ではなく、中途入社社員の歓迎会という形での例をあげてみます。

 

件名：出欠確認（9/10締切）/○○さん歓迎会（9/14開催）のご案内

 

皆様各位

 

お疲れさまです。

早速ですが、9月に入社された○○さんの歓迎会を、下記の通り開きます。

ご多忙中のところお手数ですが、出欠のご回答をお願いします。

 

1）日時：9月14日（金）19:30～

2）場所：大衆居酒屋「□△◇」　JR新宿駅南口徒歩2分

お店のホームページ  http://www.xxxxxxxxxxxx.co.jp

3）参加費：3,000円

 

出欠の回答は9月10日（月）17:00までにお願いします。

本メールに返信いただくか、★★部の私、☆★☆まで口頭でお伝えいただいても構いません。

 

なお、会費は開催日前日までに集金させていただきます。

 

以上、よろしくお願いします。

日程調整と出欠確認メールの三大重要事項

いかがでしたか。飲み会の日程調整と出欠確認メールに絞って説明してみました。最後に箇条書きで、やるべきことや重要な点を記しましたので、ご参考ください。

 

1. 日程調整は、主役がいる場合は主役を、その他は管理職の予定を押さえる
2. 飲み会の開催日は3～5日の間で提示し、調整する
3. 各メールには、必ず回答期限、または締切を設けておく

 

日程調整ほか出欠もまとめられるアプリも

昨今は、前述したように、アプリやお店紹介サイトで日程調整や参加の出欠までできる機能もあるようです。それらのサイトアドレスを案内メールで送り、サイト上での管理も可能なようです。興味のある方は使ってみるといいかもしれません。