幹事さんの悩みは“オンライン管理”で解決できる？

会社や部署、サークルなどで宴会や会議の幹事を任されると、段取りや会費の管理、出欠確認など、やるべきことが山積みで「何から手を付ければいいの？」「手間を減らしたいけど、失敗したらどうしよう」と不安になる方も多いのではないでしょうか。

特に最近はキャッシュレス化やオンラインツールの普及が進み、「オンライン管理」という言葉もよく耳にするようになりました。しかし「実際どうやって使えばいいの？」「本当に便利なの？」と疑問を持つ方も少なくありません。

本記事では、そんな幹事さんの悩みや疑問に寄り添いながら、オンライン管理のやり方・ポイント・注意点を丁寧に解説します。宴会や会議がスムーズに進み、参加者も幹事さんも笑顔になれる“現代の幹事術”を一緒に学びましょう。

なぜ今、“オンライン管理”が必須なのか？

キャッシュレス時代の幹事業務

日本でもキャッシュレス決済の普及が急速に進んでいます。経済産業省の調査によると、2024年にはキャッシュレス決済比率が42.8%に到達し、現金と同等かそれ以上に利用されています。

クレジットカードやQRコード決済、デビットカードなど、年齢層や用途によって好まれる支払い方法も多様化。若者中心のイベントならQRコード決済、ビジネス系ならクレジットカードが主流という傾向も見られます。

このような時代背景の中、幹事は現金だけでなく「複数の決済手段」を用意することが、参加者全員がストレスなく支払える大切な配慮となっています。

オンライン管理のメリットとは？

従来の幹事業務は、現金集金や出欠の手作業管理、精算作業などが大きな負担でした。

オンライン管理を導入すれば、金銭管理のリスク軽減（紛失や盗難の心配が減る）、入金状況のリアルタイム可視化（誰が未払いか一目瞭然）、ヒューマンエラーの防止（手作業の照合作業を自動化）など、幹事の負担が大幅に減ります。

また、参加者にとっても「支払い方法が選べる」「入金状況が明確」「お釣りや現金のやりとりが不要」など、メリットは大きいです。

オンライン管理の基本ステップとおすすめツール

全体の流れとチェックリスト

オンライン管理の流れは、大きく以下のステップに分かれます。

• ① 日程・出欠のオンライン調整
• ② 会費・参加費のオンライン徴収
• ③ 当日の進行や受付の効率化
• ④ 終了後の精算・未払い対応

それぞれのステップで便利なツールや注意点を押さえておけば、初めての幹事さんでも安心です。

① 日程調整＆出欠管理

まずは「いつ・誰が参加できるか」をスムーズに決めることが大切です。

おすすめの無料オンラインツールは下記の通りです。

• 調整さん：ログイン不要でURLシェアだけ、圧倒的な手軽さ
• LINEスケジュール：LINEグループで手軽に共有、参加者の心理的ハードルが低い
• 伝助：〇×△で簡単回答、登録不要でシンプル
• 幹事長：最大500名まで対応、登録不要

「規模が大きい」「定期的なグループ活動」なら、DoorkeeperやBANDなど高機能ツールもおすすめです。

ただし、参加者のITスキルやイベントの性質（単発or継続）によって最適なツールは異なるので、事前に相談や確認をしておくと安心です。

② 会費・参加費のオンライン徴収

現金のやりとりや集金ミスを減らすため、会費もオンラインで管理するのが主流になりつつあります。

用途に応じて、下記のようなツールを使い分けましょう。

個人間決済・割り勘アプリ

• PayPayグループ支払い：グループ内で一括請求、個別金額設定もOK
• groupay：複数人の立替も一括計算、柔軟な設定が可能
• Check List：集金管理に特化、誰から集金済みか一目で分かる

法人・団体向け会費徴収システム

• 会費ペイ：入会～請求～督促まで自動化、クレカ・口座振替対応
• 月額パンダ：定期会費や月謝の自動集金に特化
• サブスクペイ/ゼウス：サブスクリプション型の課金に強い
• 楽々クラウド決済：顧客管理も可能な高機能システム

注意点：一部の個人間決済アプリは利用経験者が3割程度とまだ普及途上。全員が使えるか事前に確認し、必要なら現金代替も用意しましょう。

③ 当日の受付・進行もオンラインでスムーズに

参加者リストや集金データがオンラインで管理できていれば、受付や集金もスピーディーに。

大人数の場合は「受付担当」「会計担当」「司会進行」など役割分担をしておくと、当日の混乱も防げます。

オンライン管理で事務作業が減れば、幹事さんは本来の“おもてなし”や司会進行に集中できます。

④ 終了後の精算・未払い対応

イベント終了後も大事なのが「精算」と「未払い対応」です。

オンライン管理なら入金状況がリアルタイムで分かるので、未払い者へのリマインダーもスムーズ。
督促は「強く催促する」のではなく、「行き違いかもしれませんがご確認いただけますか？」と丁寧に伝えるのがポイントです。

また、端数や余剰金が出た場合は、事前に使途（返金・二次会充当など）を決めておき、透明性を確保しましょう。

オンライン管理の“コツ”と注意点

幹事さんが押さえたいポイント

オンライン管理を成功させるには、以下のポイントを押さえることが大切です。

• 参加者属性（年齢層・ITリテラシー）に合わせてツールを選ぶ
• 支払い方法は複数用意しておく（クレカ・QR・現金など）
• 会費や日程の案内は、わかりやすく・繰り返し伝える
• 事前徴収を徹底し、当日のトラブルを予防する
• 入金状況や精算内容は、できるだけ透明に共有する

また、オンラインツールはあくまで「事務作業の効率化」が主目的。人と人とのコミュニケーションや気配りは、幹事さんの腕の見せどころです。

よくある失敗例と解決策

オンライン管理にも「落とし穴」があります。よくある失敗パターンとその対策をまとめました。

• 未払い・支払い忘れ
  → リアルタイムで入金状況を確認できるシステムを選ぶ。督促は丁寧かつ段階的に。
• 情報入力ミス
  → 口座情報や金額案内はダブルチェック。わかりやすいマニュアルや案内を用意。
• 端数や追加徴収のトラブル
  → 事前に「余剰金の使い道」「差額精算の方法」を共有。透明性を重視。
• ツールの使い方が分からない参加者がいる
  → サポート役を決めてフォロー。必要なら紙や現金の選択肢も残す。

幹事力を高める！オンライン管理の実践マニュアル

段取りチェックリスト

オンラインでの幹事業務を失敗なく進めるため、事前～当日～終了後の段取りを“チェックリスト”で整理しましょう。

• □ イベント目的・概要を明確にする
• □ 日程調整・出欠確認ツールを選ぶ
• □ 会場選び・予約をオンラインで行う
• □ 会費・参加費の集金方法（ツール）を決定
• □ 会費の金額・支払い方法・締切日を案内
• □ 受付・進行・会計など役割分担を決める
• □ 当日の進行台本（挨拶・プログラム・注意事項など）を作成
• □ イベント終了後、未払い者へのリマインダー送信
• □ 精算内容・余剰金の使途を参加者へ報告

このチェックリストを活用すれば、抜け漏れなく効率的に準備が進められます。

【例文】案内・督促・追加徴収のメッセージ

案内や督促は「件名ですぐ内容が分かる」「簡潔かつ丁寧」が鉄則です。

案内例文：
「【〇〇会】出欠確認のお願い」
いつもお世話になっております。〇月〇日に〇〇会を開催予定です。ご都合の良い日を下記URLよりご回答ください。
（調整さんなどのURL）

会費案内例文：
「【〇〇会】会費のお支払いについて」
会費は〇〇円となります。下記の方法で〇月〇日までにお支払いをお願いいたします。
（PayPay、会費ペイなどの支払い案内）

督促例文：
「【ご確認】〇〇会の会費について」
お忙しいところ恐れ入りますが、会費のご入金がまだのようです。念のためご確認いただけますと幸いです。
（支払い方法・金額・締切日を明記）

追加徴収例文：
「【追加のお願い】〇〇会の追加会費について」
当日の追加注文により、〇〇円の追加精算が発生しました。お手数ですが、下記方法でご対応をお願いいたします。
（領収書の添付や使途説明も忘れずに）

進行台本の作り方とポイント

オンライン管理で事務作業が減った分、幹事さんは「当日の進行」に集中できます。

進行台本には、以下の内容を盛り込みましょう。

• 開会の挨拶（目的やスケジュールの説明）
• 参加者紹介や乾杯
• プログラムや余興の進行
• 飲食・喫煙・スマホ利用などの注意事項
• （オンラインの場合）通信環境・マイクミュート・録画禁止の案内
• 締めの挨拶・次回案内

事前に役割分担や段取りを決めておくことで、当日のトラブルも回避できます。

特に大人数の場合は、受付や会計も複数人で分担することで負担軽減につながります。

会場選び・予約もオンラインで効率化

宴会や会議の会場探しも、今やネット予約が主流です。

「グルメプラス」などのサイトを活用すれば、参加人数や予算で絞り込み、空き状況の確認、コースやオプションの比較が簡単。

オンライン予約なら「予約内容の変更」や「参加者への共有」もスムーズです。

会場選びのポイントは、

• アクセスや立地の良さ
• 予算・コース内容の明確さ
• 人数変更やキャンセル対応が柔軟か
• 個室や貸切など、プライバシー面
• コロナ対策や衛生管理の有無

など。
ネット予約サイトの口コミや写真も参考に、最適な会場を選びましょう。

オンライン管理ツール比較表

最後に、幹事さんの「楽」を最大化するための主要ツールを比較表でまとめました。

用途	ツール名	費用	主な特徴・機能
日程調整・出欠管理	調整さん	無料	ログイン不要・URL共有だけ・手軽さ抜群
日程調整・出欠管理	LINEスケジュール	無料	LINEで完結・参加者のハードル低
日程調整・出欠管理	伝助	無料	登録不要・〇×△でシンプル回答
日程調整・出欠管理	幹事長	無料	最大500名・登録不要・大規模向け
グループ運営	Doorkeeper	1,500円/月～	イベントページ・チケット発行・一斉メール
グループ運営	BAND	無料～	写真共有・掲示板・ライブ配信も可能
個人間精算	PayPayグループ支払い	無料	QR決済・グループ請求・個別金額設定
個人間精算	groupay	無料	立替精算の自動計算・柔軟な設定
個人間精算	Check List	無料	集金済み可視化・ミス軽減
法人/団体向け会費徴収	会費ペイ	0円/0円～	クレカ・口座振替・入金消込自動化
法人/団体向け会費徴収	月額パンダ	0円/0円～	月謝・会費の自動集金・決済状況即時確認
法人/団体向け会費徴収	サブスクペイ/ゼウス	要問合せ	サブスク課金・会員管理・大規模対応
法人/団体向け会費徴収	楽々クラウド決済	要問合せ	多様な決済・顧客管理・NTTファイナンス提供

まとめ：オンライン管理で“最高の幹事”に！

幹事業務は「大変」「面倒」というイメージがつきものですが、オンライン管理を活用すれば、手間もミスもグッと減らせます。

ツール選びや段取りの工夫で、参加者にも安心感を与えつつ、幹事さん自身もイベントを楽しめる余裕が生まれます。

ぜひ本記事のノウハウやチェックリストを活用し、“プロ幹事”を目指してみてください。
そして、会場探しや予約には「グルメプラス」などのネット予約サービスもぜひご活用ください。

あなたのイベントが、参加者全員にとって最高の思い出になりますように！