「初めて謝恩会の幹事を任されて、何から手を付ければいいかわからない…」

「会場探しや段取り、予算管理まで考えることが多すぎて不安…」

そんな悩みを抱える幹事さんは多いのではないでしょうか。

謝恩会は、先生や恩師・上司への感謝を伝える大切なイベントです。

成功させたい気持ちが強いほど、「失敗できない」というプレッシャーも大きくなりがちです。

本記事では、謝恩会 準備に関する全ての疑問や不安を解消できるよう、実践的なノウハウ・チェックリスト・会場選びのコツ・進行例文まで、幹事さん目線で徹底解説します。

ぜひこの記事を活用し、安心して準備を進めてください。

謝恩会準備の基本：逆算スケジュールとチーム分担がカギ

謝恩会準備で最も大切なのは、「ゴールから逆算したスケジュール作り」と「幹事チームでの役割分担」です。

単にToDoを順番にこなすだけでは、思わぬ抜け漏れや準備不足に陥りがち。

まずは謝恩会当日というゴールから逆算して、いつまでに何を終わらせておくべきかを明確にしましょう。

また、幹事一人に負担が集中するとストレスやミスの原因になります。

チームでタスクを細分化し、それぞれが得意な分野を担当すると、準備もスムーズに進みます。

謝恩会準備の全体フロー

• 1. 日程・会場・参加者の大枠決定（3〜6ヶ月前）
• 2. 幹事チームの役割分担（リーダー/進行/会計/物品係など）
• 3. 企画内容・予算案の作成
• 4. 会場・ケータリング・備品の予約・手配
• 5. 進行台本・プログラム作成
• 6. 参加者への案内・出欠管理・会費集金
• 7. 当日のタイムスケジュール・リハーサル
• 8. 謝恩会当日の運営
• 9. 終了後の撤収・精算・写真共有・収支報告

この流れをもとに、具体的な準備ポイントを解説していきます。

【準備編】会場選び・予約のポイントと注意点

1. 日程設定と参加者把握

謝恩会は卒業式や年度末・異動シーズンに合わせて開催されることが多いです。

しかし、年度末や大型連休前後は人気会場の予約が取りづらいため、できるだけ早めに動きましょう。

参加者の都合も考慮し、候補日を複数用意してアンケートで調整するのがおすすめです。

2. 会場選びのポイント

• アクセスの良さ（駅近・駐車場完備）
• 収容人数（立食・着席形式で必要面積が異なる）
• 設備（マイク・プロジェクター・音響・照明）
• 料理内容（ビュッフェ・コース・アレルギー対応等）
• 雰囲気・動線（下見推奨）

会場が狭い、場所が分かりにくい、設備トラブルが起きる――

こうした失敗は事前の下見不足が原因です。

幹事チームで実際に候補会場を見学し、動線や雰囲気、設備の使い勝手を必ず確認しましょう。

3. 料理・飲み物の手配

謝恩会の満足度を大きく左右するのが料理です。

参加者の年齢層や好みに合わせて、ビュッフェ・コース・立食など最適な形式を選びましょう。

アレルギーやベジタリアン対応が必要な場合は、事前に会場やケータリング業者に相談を。

飲み放題プランやソフトドリンクの充実もチェックポイントです。

4. 予算設計と会費の目安

• 飲食代：会費の70～75%が目安
• 記念品・花束代：一人あたり100～200円（先生用）、500～1000円（参加者同士）
• 備品・予備費：会全体の5～10%

予算は「どんな体験を参加者に提供したいか」というビジョンをもとに決めましょう。

低予算ならレンタルスペース＋ケータリング、高予算ならホテル宴会プランなど、予算に応じた選択肢を検討しましょう。

【段取り編】準備のやり方・チェックリストを徹底解説

幹事チームの役割分担とタスク管理

• リーダー/サブリーダー：全体統括・進捗管理
• 進行係：プログラム・台本作成、司会担当者との連携
• 会計係：会費徴収・支出管理・収支報告
• 物品・備品係：記念品・花束・進行用備品の手配
• 受付・当日係：受付、名簿管理、BGM、カメラ撮影、余興準備

一人に負担を集中させず、役割ごとに細かく分担しましょう。

会計は必ずダブルチェック体制を作り、領収書を共有することで信頼性が高まります。

謝恩会準備のチェックリスト例

• □ 日程・会場・参加者リスト決定
• □ 予算案・会費設定
• □ 会場・料理・備品の予約
• □ 進行プログラム・余興案作成
• □ 司会台本・挨拶例文の用意
• □ 参加者への案内・出欠管理
• □ 記念品・花束の手配
• □ 受付・名札・席次表準備
• □ タイムスケジュールのリハーサル
• □ 代替プラン（余興中止時のゲーム等）用意
• □ 当日の役割分担・最終確認

このようなチェックリストを活用し、進捗状況を可視化すると抜け漏れ防止に役立ちます。

備品リスト例（会場により必要なものが変わります）

• プロジェクター・スクリーン
• マイク・マイクスタンド・スピーカー
• 進行台本・筆記用具
• 延長コード・コネクタ
• 領収書・金庫
• 登壇者用の水
• カメラ・三脚

【進行編】司会台本・挨拶例文・当日の流れ

当日の役割分担とリハーサル

謝恩会当日は、各担当ごとにリハーサルを行いましょう。

司会、受付、機材担当、余興担当などが集まってタイムスケジュールを確認し、持ち場ごとの動きをシミュレーションします。

進行の遅れや機材トラブルに備え、台本の共有・代替案の準備も大切です。

謝恩会の一般的なプログラム例（2時間想定）

• 開会宣言・謝恩会の趣旨説明
• 主催者挨拶
• 乾杯
• 歓談・食事
• 余興（スライドショーやゲーム）
• 記念品・花束贈呈
• 先生・恩師のご挨拶
• 閉会宣言

司会台本・挨拶例文

• 開会宣言：
  「皆さま、本日はお忙しい中、お集まりいただき誠にありがとうございます。これより○○年度謝恩会を開会いたします。」
• 主催者挨拶：
  「本日このように盛大な会を開催できましたのも、先生方や皆さまのおかげです。心より感謝申し上げます。」
• 乾杯：
  「続きまして、乾杯に移ります。皆さまグラスのご用意をお願いいたします。乾杯のご発声は○○様にお願いいたします。」
• 記念品贈呈：
  「日頃のご指導への感謝を込め、ささやかながら記念品と花束を贈呈させていただきます。」
• 閉会宣言：
  「そろそろお開きの時間が近づいてまいりました。これをもちまして本日の謝恩会を終了いたします。お足元にお気をつけてお帰りください。」

このような台本・例文を事前に幹事チーム全員で共有しておくと、当日の進行がスムーズです。

また、余興中止時の代替案として「ビンゴゲーム」や「クイズ大会」を用意しておくと、急なトラブルにも柔軟に対応できます。

【当日編】受付・進行・トラブル対策のコツ

受付のポイントとマナー

• 笑顔で「ご来場ありがとうございます」と挨拶
• 会費は両手で受け取り、名簿にチェック
• プログラムや席次表を丁寧に手渡す
• 親しい間柄でも私語は控え、丁寧な言葉遣いを意識

受付は謝恩会の「顔」です。

最初の印象がその後の雰囲気を左右するため、丁寧な対応を心がけましょう。

進行中の注意点・トラブル対策

• タイムスケジュールの遅れに注意（歓談が長引きやすい）
• 機材トラブル時の代替設備・担当者を決めておく
• 余興・司会者が欠席した場合に備え、台本を複数人が把握

「何かあった時のための代替案」や「担当者のバックアップ」を用意しておくと、余裕を持って対応できます。

【終了後編】撤収・精算・写真共有まで抜かりなく

撤収作業・忘れ物チェック

会場の原状回復・忘れ物チェックは幹事の大切な役目です。

参加者にも一声かけ、会場スタッフと協力して迅速に撤収しましょう。

精算・収支報告のポイント

• 会計は一人がまとめて行う
• レシートや領収書をスプレッドシートで共有・ダブルチェック
• PayPay等のデジタル決済利用も便利
• 収支報告は遅くとも3日以内に

会計の透明性は、幹事チームへの信頼につながります。

収支報告はわかりやすく、余剰金の扱い（寄付・次年度繰越など）も事前に決めておきましょう。

写真・思い出の共有

GoogleフォトやLINEアルバムなど、参加者が使いやすい方法で写真共有を提案しましょう。

思い出の写真やエピソードの振り返りは、謝恩会の余韻を長く楽しむコツです。

謝恩会準備を成功に導くコツ・Q&A

フェーズ別チェックリスト活用のすすめ

準備・当日・終了後それぞれの段階で、独自のチェックリストを作ると抜け漏れ防止に役立ちます。

本記事のリストをベースに、幹事チームでアレンジしてみてください。

代替案の用意でトラブルに強く

• ビンゴゲームは通販で資材が手に入り、幅広い世代に人気
• 「○×クイズ」や「思い出スライドショー」も盛り上がる
• 余興や進行が止まった場合でも、すぐ別の企画に切り替え可能

幹事自身も楽しむマインドセット

謝恩会の準備は大変ですが、幹事自身が楽しむことが成功の秘訣です。

一人で抱え込まず、タスクは平等に分担し、多少のミスは気にしない心構えを持ちましょう。

参加者は幹事の努力をきっと温かく受け止めてくれます。

まとめ：準備こそが感謝を伝える最大のギフト

謝恩会は、恩師や上司・仲間への感謝を形にする特別な機会です。

その成功は、幹事さんの熱意と、逆算スケジュール・役割分担・チェックリストという地道な準備にかかっています。

本記事で紹介したポイントを押さえれば、初めての幹事でも安心して進められるはずです。

「感謝を伝えるプロジェクト」として、ぜひプロフェッショナルな気持ちで準備に臨んでください。

そして、準備に悩んだ時は、グルメプラスの会場検索・予約サービスもぜひご活用ください。

幹事さんの努力が、参加者全員の心に残る素晴らしい1日を生み出しますように――。