はじめに：留学生歓迎の宴会、幹事さんの悩みに寄り添って

「留学生を歓迎する宴会の幹事を任されたけれど、どう進めたらいいのか分からない」「文化や言葉の違いで、何か失礼があったらどうしよう」

そんな不安を抱えている幹事さんも多いのではないでしょうか。

異文化交流の宴会は、準備や配慮すべきポイントが多く、普段の飲み会とは違った工夫が必要です。

でも大丈夫です！この記事では、留学生を主役とした宴会を成功させるための段取りや注意点、進行のコツ、挨拶例文、会場選び、当日・終了後の対応まで、実践的なノウハウを分かりやすくまとめました。

幹事さんの疑問や不安を一つずつ解消しながら、誰もが「日本に来てよかった」と思える素敵な宴会を一緒に作り上げましょう。

宴会の目的と幹事の役割を再確認

まず大切なのは、「なぜこの宴会を開くのか」という目的意識です。

留学生にとって、初めての日本での宴会は、地域社会や職場・サークルとの最初の絆づくりとなります。

「温かく迎えられている」「自分の文化が尊重されている」と感じられる体験が、今後の学生生活や仕事への安心感につながります。

幹事の役割は、単なる段取り係ではありません。

主役である留学生と参加者みんなが心から満足し、異文化を超えた新しい友情が芽生える場をデザインする“触媒”です。

そのためには、細やかな準備と配慮が欠かせません。

幹事チームの組織例と役割分担

一人で全てを抱え込まず、チームで役割を分担しましょう。

目安としては参加者10名につき幹事1名。

主な役割は以下の通りです。

• 総括幹事：全体の進行・予算管理・最終決定
• 司会進行：当日のプログラム進行・挨拶依頼・余興運営
• 会計：会費管理・精算・会計報告
• 余興担当：ゲームやアイスブレイクの企画・準備
• 連絡・手配：会場選定・案内状作成・出欠管理
• 撮影係：写真・動画撮影と後日の共有

このようにチームで協力し合うことで、準備も当日もスムーズに進みます。

【準備編】宴会の段取りとチェックリスト

1. 主役ヒアリング：最優先タスク

まず最も大切なのは、主役である留学生へのヒアリングです。

「何を食べられるか」「アルコールはOKか」「趣味や興味は」「日本での目標は」など、直接確認しましょう。

この一手間で、相手への敬意や安心感が伝わります。

• 食事の制限（宗教、アレルギー、ベジタリアン等）
• アルコールの可否
• 趣味・関心分野
• 日本での目標や夢

大人数の場合は、出欠確認と一緒にアンケート形式で食事制限などもヒアリングすると便利です。

2. 日程調整・会場選び・予算設定

日程調整のポイント

まずは主役と、挨拶を依頼する教授や上司など、キーパーソンの都合を確認しましょう。

その上で「調整さん」などの日程調整ツールを使い、参加率が高くなる日を決めます。

会場選定のチェックポイント

• アクセス：大学・職場や駅から近い、分かりやすい場所
• 雰囲気・レイアウト：交流しやすく、席移動が簡単
• 食事：多様なニーズ（ベジタリアン、ハラル等）対応可か
• ドリンク：ノンアルコールの種類も充実しているか
• 設備：マイク・プロジェクターなどの機材利用可か
• 喫煙ポリシー：禁煙/分煙/喫煙スペースの有無
• 予約条件：人数変更・キャンセル期限、最低保証料金など

できれば下見をし、動線や広さを確認すると安心です。

案内状には地図や道順も必ず添えましょう。

予算と会費の決め方

会費には飲食代だけでなく、記念品・余興景品・予備費も含めて計算しましょう。

全員一律か、役職や学生・社会人で差をつけるかは、参加ハードルが上がらないよう慎重に設定します。

3. 食事制限への配慮とレストランとの連携

異文化宴会で最も重要なのが食事への配慮です。

ヒアリングした食事制限リストをもとに、レストランへ事前に正確に伝えましょう（電話＋メールがベスト）。

• ハラル（イスラム教）：豚肉・アルコールNG、認証肉を使用
• コーシャ（ユダヤ教）：豚肉・鱗やヒレのない魚介類NG、肉と乳製品の同時摂取不可
• ヒンドゥー教：牛肉NG、多くは菜食
• ベジタリアン/ヴィーガン：肉・魚・卵・乳製品NG（ヴィーガンはより厳格）

レストラン選びの際は、こうした食事制限に柔軟に対応できるか必ず確認しましょう。

「Vegewel」や「MOEMI」など専門検索サイトも活用できます。

4. 余興・挨拶・記念品の準備

アイスブレイク・余興

留学生も日本人も楽しめる、言語に頼らないゲームや日本文化体験（折り紙・けん玉・書道など）が人気です。

「バースデーライン」や「ジェスチャーゲーム」「人間ビンゴ」など、内輪だけで盛り上がらない工夫をしましょう。

挨拶の依頼と進行

• 挨拶依頼は早めに（教授・上司など）
• 開会、乾杯、中締め、閉会など役割を決めておく
• 挨拶はポジティブで簡潔に、と依頼時に一言添える

記念品の選び方

• 日本らしさが感じられる実用的なもの（和文具、風呂敷、扇子、抹茶味のお菓子など）
• 大きすぎず持ち帰りやすい
• 趣味が分かっていれば、それに合った品を

5. 準備段階のチェックリスト

• 主役ヒアリング済み
• 日程・会場決定、予約完了
• 会費・予算設定
• 案内状（英語併記も検討）送付
• 食事制限リスト作成＆レストランへ伝達
• 余興・挨拶の役割分担＆依頼
• 記念品・景品の手配
• 進行台本・タイムスケジュール作成
• 名札・受付グッズ用意

【当日編】宴会の進行と幹事の動き方

直前準備と会場チェック

幹事チームは開始15～30分前に会場入りし、席数・レイアウト・機材・トイレ・喫煙所などを最終確認しましょう。

会場スタッフともタイムスケジュールを共有し、協力体制を整えます。

受付には名札、参加者リスト、会費用キャッシュボックスを準備。英語併記の案内表示も親切です。

進行台本例（2時間制）

• 00:00～00:10　受付・ウェルカムドリンク
• 00:10～00:15　司会者開会挨拶（日本語＋英語）
• 00:15～00:20　主賓挨拶＆乾杯
• 00:20～00:50　食事・歓談
• 00:50～01:10　主役自己紹介＆アイスブレイク
• 01:10～01:40　歓談・写真撮影
• 01:40～01:50　中締め挨拶
• 01:50～02:00　閉会挨拶・二次会案内・忘れ物確認

司会者の進行例文（日英併記）

• 開会：「皆様、本日はお集まりいただきありがとうございます。これより〇〇さんの歓迎会を始めます！」
  “”Good evening everyone, and thank you for coming! We’d now like to begin the welcome party for [Guest’s Name].””
• 乾杯：「それでは〇〇さん、乾杯のご発声をお願いします。」
  “”Now, I would like to ask [Name] to propose a toast.””
• 文化紹介：「日本ではお互いにお酒を注ぎ合う『お酌』という習慣がありますが、ご自身のスタイルでお楽しみください。」
  “”In Japan, it’s common to pour drinks for each other, called ‘Oshaku’, but please feel free to enjoy your own way.””
• ラストオーダー：「お席は2時間制です。ラストオーダーは30分前となります。」
  “”Our reservation is for two hours. The last call for drinks will be in about 30 minutes.””
• 閉会：「本日はご参加いただきありがとうございました。主役の〇〇さんに大きな拍手を！」
  “”Thank you for joining us today. Let’s give a big round of applause for [Guest’s Name]!””

幹事の当日立ち回りコツ

• 会場全体を見回り、一人になっている参加者に声かけ
• 異なるグループ同士を紹介し、交流を促す
• 進行・料理の遅れなどはさりげなく会場スタッフや司会者と連携
• トラブル（体調不良・グラス転倒等）には冷静かつ目立たず対応

【終了後編】宴会後のフォローと注意点

1. 会計報告とお礼メール

宴会終了後は、できるだけ早く（理想は翌日中）参加者全員に会計報告メールを送りましょう。

金銭の透明性を示すことで、幹事への信頼が高まります。

会計報告テンプレート例

• 収入：会費 × 参加人数＝合計、ご厚志（上司などから多めにいただいた場合）
• 支出：会場費（飲食代）、記念品代（主要領収書画像添付も推奨）
• 差引収支：残金は次回イベントに繰越など

お礼の言葉も添えましょう。

例：「先日はご参加いただきありがとうございました。皆様のおかげで楽しい会となりました。」

2. 写真共有時のマナーと方法

写真を共有する際は、必ず事前に参加者の同意を得ましょう。

宴会冒頭で「記録用に写真を撮影し、後日限定公開で共有します。撮影NGの方はお声がけください」とアナウンスを。

• Googleフォト等の限定公開アルバムを作成
• パスワード付きZIPファイルで共有
• 共有前に写り込み・個人情報・Exif情報をチェック・編集

SNS等の不特定多数が閲覧できる場所への投稿は避けましょう。

【実践コツ編】宴会をワンランク上げるために

1. 主役中心の設計を徹底

全ての判断基準は「主役の留学生がどう感じるか」。

会場・食事・BGM・余興……どんな時も「主役が楽しめるか」「疎外感を感じないか」を最優先にしましょう。

2. 交流を促す仕掛け

• 戦略的な席次（国籍・性別・専門分野が混ざるように配置）
• 自由席だとグループが固まりがちなので、席指定や途中の席替えを導入
• 会話が得意な人やムードメーカーを各テーブルに分散
• アイスブレイクや交流ゲームを必ず用意

3. よくある失敗とその回避策

• 文化的思い込み：「当然アルコールOKだろう」などの決めつけをしない。分からないことは丁寧にヒアリング＆説明。
• 内輪盛り上がり：幹事が積極的に交流を促す。席替えやゲームで新しい輪を作る。
• 時間管理の不備：詳細なタイムスケジュール作成＆会場スタッフと事前共有。間延びしたら即席ゲームを。

まとめ：留学生歓迎宴会で生まれる「一体感」を大切に

留学生のための宴会は、単なる楽しいイベントを超えた意味があります。

多様性を受け入れ、互いに支え合うコミュニティの第一歩。

食事制限への配慮、心を込めた記念品、誰もが笑える余興……

一つひとつの丁寧な行動が「あなたは歓迎されている」「あなたの文化は尊重されている」という大切なメッセージとなります。

幹事さんのきめ細やかな準備と配慮が、会場に一体感を生み、主役も参加者も「ここに来てよかった」と思える宴会を作り上げます。

この記事が、あなたの宴会準備の不安を解消し、最高の思い出づくりの一助となれば幸いです。

会場選びや予約には、グルメプラスなど幹事さん向けのサービスもぜひ活用してくださいね。

あなたの一歩が、誰かの安心と笑顔につながります。自信を持って、素敵な宴会を開催しましょう！