はじめに：幹事さんの悩みは「AI活用」で解決できる？

「幹事を任されたけど、何から手をつけていいかわからない…」
「日程調整や会場探し、連絡や進行まで全部一人でやるのは大変…」
そんなお悩み、ありませんか？

近年、AI（人工知能）を活用することで、宴会や会議の幹事業務が劇的に効率化できる時代になりました。
この記事では、AI活用のやり方・流れ・ポイントから注意点、具体的なチェックリストや例文まで、幹事さんに役立つ情報を徹底解説します。

「AIって本当に使えるの？」「どこまで任せて大丈夫？」そんな疑問にも、実例を交えてわかりやすくお答えします。
ぜひ最後までお読みいただき、あなたの幹事業務を“ラクに・楽しく・スマート”に変えるヒントを見つけてください。

AI活用で変わる幹事業務：役割分担とメリット

これまで幹事と言えば、

• 参加者への連絡や日程調整
• 会場探しと予約
• 案内状や進行台本の作成
• 当日の進行・余興・会計管理
• 終了後のお礼やアンケート

と、膨大なタスクを一人でこなす必要がありました。

しかしAIツールを上手に使えば、面倒な作業や事務的な調整はAIに任せ、幹事さん自身は「企画のアイデア」や「おもてなし」に集中できるようになります。
AIは“仕事を奪う”のではなく、“あなたの強力な相棒”として業務をサポートしてくれるのです。

ここからは具体的なAI活用の流れと手順を、準備・当日・終了後の３フェーズに分けて紹介します。

【準備編】AIを駆使した効率的な宴会・会議の段取り

1. 日程調整：AIツールで「全員の都合」を一発把握

最初の難関が「日程調整」。
メールやLINEグループで個別にやり取りするのは、人数が増えるほど非効率ですよね。

ここで活躍するのがAI日程調整ツール。

• 「スケコン」：参加者の空き日時を自動集計。URLを送るだけで最大100名まで調整可能。
• 「調整さん」「Spir」なども同様に、候補日抽出から最適日決定までAIが自動化。

AI活用の流れは以下の通りです。

• 参加必須メンバーの予定をAIツールに入力。
• ツールが空き日程を自動抽出し、候補日を提示。
• 参加者にURLを共有し、都合の良い日を回答してもらう。
• AIが最も多くの人が集まれる日を自動決定。

これだけで、従来の「メール往復地獄」から解放されます。

2. 会場選定：AIが「幹事目線」で最適店舗を提案

会場選びもAIに任せることで大幅に効率化できます。

• 「AI幹事くん」：用途・予算・人数・場所を入力すると、膨大な口コミ・データから団体利用に最適な店舗をAIが厳選。
• 推薦理由も言語化してくれるので、参加者への説明も安心。

AI活用の手順例：

• AI幹事くん等のサービスに条件を入力。
• AIが候補店舗＋推薦理由を提示。
• 気になる会場の「飲み放題条件」や「キャンセル規定」は、念のため公式サイトや電話で最終確認。

注意点：
AIの情報だけを鵜呑みにせず、

• 料金体系や予約条件は必ず自分でダブルチェック
• 特に大人数や特殊条件の場合は、直接問い合わせが安心

これが「AI活用のコツ」です。

3. 案内状・案内メール・進行台本もAIで時短！

文章作成はAIの十八番。

• 「ChatGPT」等の生成AIに「日時・場所・会費・出欠期限を含む案内文を作って」と指示
• フォーマルなスピーチや乾杯挨拶も「忌み言葉を避けて」と頼めばAIが自動生成

例文の指示例：

• 「忘年会の案内メールを作成してください。日時、場所、会費、出欠確認期限を明記し、件名と本文を分かりやすく」

AIが作った文章は骨子として使い、

• 宛先や個人的なメッセージ
• 幹事さんの人柄やエピソード

を加えることで、オリジナリティのある案内文に仕上げましょう。

4. 企画書・座席表・資料もAI×デザインツールで自動生成

企画の質を高めたい時もAIが活躍します。

• 「Canva」などのデザインAIで招待状や企画書を自動作成
• 「CapCut」等の座席表ツールなら、役職や人間関係を加味して最適な席順をAIがシミュレーション

「ワンクリックで席替え」などの機能で、最適な配置もすぐに見つかります。

【準備フェーズのAI活用チェックリスト】

• 日程調整：AIツールで自動化し、候補日と最終決定をダブルチェック
• 会場選定：AIの推薦理由を確認し、料金・条件は自分で最終確認
• 案内文作成：AI例文＋自分の言葉でカスタマイズ
• 座席表・資料：AI×デザインツールで効率化

【当日編】AIが演出するスムーズな進行と雰囲気づくり

1. 乾杯・進行・余興のサポートもAIにお任せ

当日の幹事業務は「進行管理」と「場の雰囲気づくり」。
最新のAI技術は、ここでも大きな助けになります。

• 「AI幹事」：テーブルのグラスや注文状況をカメラで把握し、追加注文や乾杯のタイミングを自動提案。
• 幹事が気を配るべきタスクの一部をAIが肩代わりすることで、参加者との会話や盛り上げ役に集中できます。

2. 余興・ゲームのアイデア出しにもAIを活用

余興やゲームのネタに困ったら、

• 参加者の年齢層や雰囲気をAIに伝えてアイデアを尋ねる
• AI特有の「逆手に取った」ゲーム（例：AIが理解できない絵を描くゲーム）も盛り上がる

AIは幅広い企画案をすぐに出してくれるので、短時間で楽しいプランが完成します。

3. 会計や議事録もAIでスマートに

フォーマルな会合では「議事録」や「会計記録」が必要な場合も。

• 「Notta」や「Rimo Voice」などのAI議事録ツールなら、音声をリアルタイムで文字起こし・要約。
• 話者分離やToDo抽出も自動なので、記録ミスや漏れが激減。

「スマート書記」は要約＆ToDo抽出が強力で、ビジネス会議にも最適です。

【当日フェーズのAI活用チェックリスト】

• 進行：AIアシスタントや接客AIで進行管理の負担を軽減
• 乾杯・挨拶：AI台本＋自分のエピソードでオリジナリティUP
• 余興：AIにアイデア出しを依頼して、参加者層に合った企画を
• 議事録：AI文字起こしツールで記録を自動化

【終了後編】AIで実現するスマートな振り返りと次回への活用

1. お礼メール・メッセージもAIで時短＆心を込めて

宴会や会議の終了後は、参加者へのお礼が大切。

• 「昨日の懇親会のお礼メールを作成してください。○○さんとの会話内容や感想も含めて」とAIに指示
• AIが作成した雛形に、個別の感謝やエピソードを加筆

短時間で、心のこもったお礼が伝えられます。

2. アンケート・フィードバックもAIで自動化

次回の改善や企画力アップには、参加者の声が欠かせません。

• 「SurveyMonkey Genius」「Typeform」などのAIアンケートツールで、質問作成から分析まで自動化
• AIによる感情分析で、満足度や不満点も可視化

アンケート項目もAIに提案させると、思わぬ観点が得られることも。

【終了後フェーズのAI活用チェックリスト】

• お礼メール：AI雛形＋個別メッセージで感謝を伝える
• アンケート：AIに設問案や分析を依頼し、次回の企画に活かす
• フィードバック：AI分析結果から具体的な改善点を抽出

AI活用のコツ・注意点：成功と失敗の分かれ道

AI活用でよくある失敗例と対策

• ハルシネーション（誤情報）：AIが実在しない店舗や誤ったメニューを提示することがある。
  →必ず公式サイトや電話で事実確認を！
• 機密情報の漏洩：氏名や社内情報などをAIに入力すると、情報流出のリスク。
  →個人情報は入力しない。セキュアなツールを利用する。
• 著作権・商標権侵害：AIが既存の著作物に似た内容を生成する場合がある。
  →生成文や画像はそのまま使わず、オリジナリティを加える。
• AI過信による業務ミス：AI任せでイレギュラー対応を怠るとトラブルに。
  →最終判断と責任は幹事自身にある。

AI活用のポイント・コツ

• AIの得意なタスク（情報集計・定型文作成・資料作成）は積極的に任せる
• 重要事項やパーソナルな部分は幹事がチェック・アレンジ
• AIを「相棒」として計画的に活用することで、全体の段取りがスムーズに
• AI活用の進め方は「準備→当日→終了後」と時系列で整理し、チェックリストを作成すると漏れがない

【AI活用チェックリスト（全フェーズまとめ）】

• 準備編：
  
  • 日程調整・会場選定のAI活用
  • 案内文・資料の自動生成
  • AI情報の事実確認・最終チェック
• 当日編：
  
  • 進行・乾杯・余興サポートのAI活用
  • 議事録・記録の自動化
  • イレギュラー対応は幹事が主導
• 終了後編：
  
  • お礼・アンケート・振り返りのAI活用
  • AI分析結果からの改善点抽出
  • 次回企画への反映

【会場選び・予約のポイント】AI活用で「失敗しない」店舗探し

AIで会場を探す際、「何を重視するか」を明確にしましょう。

• 団体利用のしやすさ（個室・貸切OK・アクセス）
• 予算とコース内容（飲み放題プラン・追加料金の有無）
• 口コミ・雰囲気（AIによる団体向け分析が便利）
• 予約条件・キャンセルポリシー（当日変更や人数減への対応）

AIの推薦理由は「なぜこの店舗が最適か」を言語化してくれますが、
最終的な決め手は「幹事さん自身が納得できるかどうか」。
「AI幹事くん」などで候補を絞りつつ、必ず公式情報や店舗への電話確認を忘れずに！

【ノウハウ編】AI活用の進め方・例文・マナー

AI台本・挨拶例文の活用とアレンジ術

AIに「○○会の乾杯挨拶を作成してください」と頼むと、マナーを押さえた定型文がすぐに出てきます。
ただし、

• 参加者への感謝
• その会ならではのエピソード
• 忌み言葉やタブー表現の回避

などは、幹事さんの“ひと工夫”が不可欠。
AI台本を「たたき台」として使い、自分の言葉や気持ちを盛り込むのがコツです。

AI活用のマナーと注意点

• AIが提案した内容をそのままコピペせず、自分の考えや状況を反映させる
• 個人情報や社内情報はAIに入力しない
• AI生成物の著作権・商標権に注意（商用利用時は特に）

AIはあくまで「補助ツール」。
最終的な責任と判断は幹事さん自身が担うことを忘れずに、安心・安全な宴会運営を心がけましょう。

まとめ：AIと人間の“共創”で、幹事業務をもっと楽しく！

AIの進化は、幹事さんの仕事を「効率化」だけでなく「より創造的で楽しいもの」へと変えてくれます。
煩雑なタスクはAIに任せ、あなたは参加者全員が心から楽しめる企画・運営に集中しましょう。

本記事で紹介したチェックリストやノウハウを参考に、
「AIを使いこなす幹事」として、ぜひ次回の宴会・会議を大成功に導いてください！
グルメプラスなどの幹事向けサービスも、AI活用と組み合わせれば最強のパートナーになります。

あなたの幹事ライフが、よりラクに・楽しく・スマートになりますように。