「慰労会の幹事を任されたけれど、どこから手をつければいいのか分からない」「失敗だけは避けたいけど、何に気をつけるべき？」

そんな不安やプレッシャーを感じている幹事さんは多いのではないでしょうか。

慰労会は単なる飲み会とは違い、主賓への感謝や組織の士気を高める大切なイベントです。

だからこそ、準備や企画には細やかな配慮が求められます。

本記事では、慰労会企画の流れやポイント、当日の進行台本例、チェックリストなど、幹事さんに役立つノウハウを徹底解説します。

慰労会とは？打ち上げ・送別会との違い

まずは「慰労会ってどんな会？」という基本からおさらいしましょう。

慰労会は、プロジェクト完遂や長年の功績を称えるために開かれ、主賓の労をねぎらうことが主な目的です。

• 打ち上げ…参加者全員が主役。成果や成功を皆で祝う場。
• 送別会…退職・異動などで組織を離れる人を送る場。
• 慰労会…特定の個人・チームの努力や貢献に感謝を伝える場。

慰労会は「慰労される側」と「慰労する側」が明確に分かれている点が特徴です。

そのため、主賓や参加者への気配りがより重要になります。

慰労会企画の基本フローと役割分担

幹事の役割は「プロデューサー」

慰労会の幹事は、単なる雑務係ではありません。

企画立案から運営、終了後のフォローまで全体を統括する「プロデューサー」です。

• 全体の進行管理
• 役割分担とチーム編成
• 会場探し・予約・交渉
• 予算管理・会計
• プログラム企画・司会台本作成
• 備品・景品準備
• 当日の運営・トラブル対応
• 終了後の会計報告・お礼

大規模な会では「幹事チーム」を組み、得意分野ごとに担当を割り振るのが成功のコツです。

役割分担例

• 統括リーダー…全体の進捗管理と情報共有
• 会場・渉外担当…会場リサーチ、予約、業者交渉
• 会計担当…予算策定、会費徴収・精算
• 企画・司会担当…プログラム企画、進行台本作成、当日司会
• 庶務・記録担当…案内状作成、備品管理、写真・動画撮影
• 予備要員…トラブル対応や臨機応変なサポート

10名に対して1人を目安に、2～3人の少数精鋭チームがおすすめです。

慰労会企画のチェックリストと段取り

開催1～2ヶ月前：骨子の決定

• 目的と主賓の明確化…誰の、何をねぎらう会か？
• 予算策定…会費、主賓プレゼント、景品、会場費、予備費など。
• 日程調整…主賓・役職者優先で候補日を絞り、全員の出欠確認。
• 会場選定・下見…人数・予算・雰囲気に合う会場をリストアップ。必ず現地下見を。

下見では、広さ・動線・トイレ・設備・荷物置き場など細かくチェックしましょう。

3～4週間前：内容の具体化

• プログラムとタイムテーブル作成…開会挨拶、乾杯、歓談、余興、プレゼント贈呈など。
• 余興・ゲーム企画…全員が楽しめるシンプルな内容に。
• 景品・プレゼント準備…予算に応じたアイテム選び。

会社や参加者の属性（年齢層・役職・性別など）に合ったプログラム設計が大切です。

2週間前～前日：最終準備

• 案内状送付…主賓・社内・社外向けで文面を使い分ける。
• 出欠管理と最終人数確定…会場に最終報告。
• 備品リスト作成…進行表、司会台本、名簿、会計用品、景品など。
• 役割分担の最終確認

案内状にはキャンセルポリシーも明記しておくと安心です。

会場選び・予約のポイント

会場選定で押さえるべきチェック項目

• アクセス（駅近か、送迎があるか）
• 収容人数と席配置（個室・貸切・レイアウト自由度）
• 予算に合うか（飲み放題プランや会費制の有無）
• 雰囲気（カジュアル/フォーマル/和風/洋風など）
• 料理内容（アレルギーや宗教対応、ベジタリアンメニュー）
• 設備（マイク・プロジェクター・BGM・控室・荷物置き場）
• トイレの数と清潔さ
• 飲み放題のドリンク種類やラストオーダー時間
• 支払い・キャンセル規定

ウェブ情報だけでなく、必ず現地に足を運び、実際の動線や雰囲気を確認しましょう。

グルメプラスで会場探しを効率化

「グルメプラス」などの会場予約サービスを使えば、希望条件に合った会場を簡単に比較・検索できます。

幹事さんの負担軽減にもおすすめです。

プログラム設計と進行のコツ

タイムテーブル例（2時間の場合）

• 18:55～　受付開始
• 19:00～　開会宣言・司会挨拶
• 19:05～　開会の挨拶（上司等）
• 19:10～　乾杯
• 19:15～　歓談・食事
• 20:00～　余興・ゲーム
• 20:30～　プレゼント贈呈・主賓挨拶
• 20:50～　中締めの挨拶
• 20:55～　閉会宣言・二次会案内

それぞれの時間配分を守ること、シンプルな進行が満足度アップの秘訣です。

司会進行用台本サンプル

• 開会宣言
  「皆様、本日はお忙しい中、『○○慰労会』にご参加いただき誠にありがとうございます。司会の○○です。どうぞよろしくお願いいたします。」
• 開会挨拶依頼
  「それではまず、○○部長よりご挨拶を賜りたいと存じます。○○部長、よろしくお願いいたします。」
• 乾杯
  「続きまして、乾杯のご発声を○○課長にお願いいたします。皆様、グラスのご準備をお願いします。」
• 歓談案内
  「それではしばらくご歓談とお食事をお楽しみください。」
• 余興・ゲーム紹介
  「さて、ここで皆様に楽しんでいただくためにゲームをご用意いたしました。チーム対抗の○○ゲームです。ぜひご参加ください！」
• プレゼント贈呈
  「ここで○○さんへの感謝の気持ちを込めて、記念品を贈呈いたします。」
• 主賓挨拶依頼
  「○○さん、皆様へご挨拶をお願いいたします。」
• 中締め
  「宴もたけなわではございますが、○○専務より締めのご挨拶をお願いいたします。」
• 閉会宣言
  「これにてお開きとさせていただきます。本日はありがとうございました。お忘れ物にご注意ください。」

あらかじめ台本を用意し、担当者と共有しておくことで当日も安心です。

盛り上がる余興・ゲーム企画例

参加者属性に配慮したアイデア

• アイスブレイク系…「共通点探し」「嘘あり自己紹介」など、初対面同士でも会話が弾むゲーム。
• チームビルディング系…「謎解き脱出ゲーム」「お絵かき伝言ゲーム」など、協力し合う内容で一体感アップ。
• 着席・省スペース系…「会社クイズ」「ノーカタカナゲーム」など、幅広い年齢層が楽しめる。

どのゲームも「ルールが簡単」「短時間で終わる」「全員が参加しやすい」を意識しましょう。

景品アイデアと予算の目安

• ～1,000円…高級お菓子、デザイン文房具、入浴剤、ユニーク雑貨（例：壱億円BOXティッシュ）
• 3,000～5,000円…有名店スイーツ、コーヒーギフト、調理家電、カタログギフト
• 10,000円～…ブランド和牛、高級海鮮、旅行券、最新家電（ワイヤレスイヤホン等）

目玉景品はパネル付き目録にすると、持ち帰りも楽でスマートです。

案内状作成とマナー

案内状のポイント

• 主賓宛…感謝を伝える文面。会費記載は不要。挨拶依頼は明記。
• 社内参加者宛…日時・場所・会費・目的・出欠締切を箇条書きで。
• 社外参加者宛…敬語表現を丁寧に。送付前に上司確認。

案内状のテンプレートを用意しておくと、毎回使い回せて便利です。

当日の運営チェックリスト

開始前にやるべきこと

• 30～60分前に幹事チーム集合
• 会場担当者と予約内容・設備最終確認
• マイク・プロジェクター・BGMの動作チェック
• 受付テーブル設営、名簿・名札・釣り銭準備
• 景品・プレゼントの配置

当日は「台本・進行表・備品リスト」を手元に持っておくと安心です。

進行中のポイント

• タイムテーブル通り進行（時間厳守）
• 参加者に孤立している人がいないか気配り
• 主賓や上司の動線サポート
• 歓談中も幹事が積極的に声かけ・サポート
• ゲームやプレゼント贈呈の準備・誘導

幹事チームで連携し、突発的なトラブルにも柔軟に対応しましょう。

閉会後の対応

• 参加者を出口へ誘導、忘れ物チェック
• 会場スタッフへお礼・簡単な片付け
• 領収書の受け取り・会計確認

最後まで丁寧な対応を心がけることで、幹事としての信頼度がアップします。

終了後のフォローアップ

会計報告と感謝の伝達

• 翌営業日午前中までに会計報告メール送信（収入・支出・差額明記、領収書画像添付）
• 余剰金は返金方法、不足金は理由説明と追加徴収案内
• 参加者全員への感謝メール、一部協力者には個別でお礼

誠実で迅速な対応が、「また任せたい」と思われる幹事への第一歩です。

写真・動画の共有と注意点

• 社内共有サーバーや限定公開アルバムで共有
• SNS等の不特定多数が閲覧する場への投稿は避ける

思い出の共有で参加者同士のコミュニケーションも活性化します。

慰労会企画のコツ・注意点

• インクルーシビティ（包括性）重視…年齢・性別・役職など多様な参加者に配慮した企画設計を。
• シンプルさと時間厳守…複雑な余興や長すぎる挨拶は避け、プログラムは分かりやすく。
• 確認作業を徹底…口頭＋メールで二重三重にチェック。
• 権限委譲…幹事一人で抱え込まず、チームで協力。
• トラブルへの備え…予備要員の配置やベテランのアドバイス活用。

「誰かがやっていると思った」が最大の失敗要因です。

タスク管理や情報共有ツールを活用し、抜け漏れを防ぎましょう。

まとめ──幹事さんの挑戦が組織の未来を創る

慰労会の企画・運営は、主賓への感謝やチームの結束力を高める大切なイベントです。

準備段階の入念なチェックリスト活用や、当日の台本作成、終了後の誠実なフォローアップが、イベント成功のカギを握ります。

幹事という役割を通じて、あなた自身の企画力や実行力も大きく成長するはずです。


さあ、この記事を参考に、参加者全員が「参加して良かった！」と思える慰労会を実現してください。

会場探しや予約に迷ったら、グルメプラスの活用もぜひご検討を！