同窓会の幹事を任されると、旧友との再会を楽しみにしつつも、
「会費の集め方はどうしたらいい？」「予算が足りなくなったらどうしよう…」
「当日の受付や精算、ミスなくできるかな？」
といった不安や疑問が次々と湧いてくるものです。

特にお金の管理は、ちょっとしたミスが信頼や雰囲気に影響するため、
幹事さんにとって最大のプレッシャーになることも。

そこで本記事では、「同窓会 会費」にまつわる準備から当日・終了後まで、
安心して会を運営できるノウハウを、具体的な手順やチェックリストとともに徹底解説します。
会計担当のポイントや注意点、便利な進め方、例文やマナーまで、
幹事さんの疑問を一つひとつ解消していきます！

1. 同窓会会費の基本：幹事の役割と全体の流れ

まずは「同窓会の会費管理」とは何か、どんな流れで進めるのかを整理しましょう。

幹事さんは単なる集金係ではなく、参加者全員の信頼を預かる財務責任者です。
その役割は、

• 予算案の作成と会費設定
• 集金方法の決定と案内
• 正確な記録管理・領収書の保管
• 当日の受付・金銭管理
• 収支報告と差額の処理

と多岐にわたります。

特に「透明性」と「公平さ」を意識することで、
同窓会運営への信頼感が高まります。
以下で、各ステップを具体的に解説していきます。

2. 準備編：予算見積もりと会費設定のやり方

2-1. 予算見積もりの手順とチェックリスト

会費の適正額を決めるには、まず「予算」をしっかり立てることが大切です。
曖昧な予測は赤字やトラブルのもと。
以下のチェックリストを使って、もれなく費用を洗い出しましょう。

• 会場費・飲食費（予算の8～9割を占めます）
• 案内状作成・発送費（郵送の場合は1通約150円）
• 通信費（電話・ネット利用料など）
• 備品・装飾費（名札、席札、パンフレット等）
• 記念品代（お土産、恩師への贈呈品など）
• 設備使用料（プロジェクター・音響等）
• 写真・ビデオ撮影費
• 恩師の招待費用（人数によって大きく変動）
• 予備費（総予算の5～10％を強く推奨）

収入側もチェックしましょう。

• 会費（見込み参加人数×一人当たり会費）
• 協賛金（OBや関係企業から）
• 繰越金（前回開催分の余剰金）

このリストをもとに、できるだけ正確かつ余裕をもった予算を組み立ててください。

会場費・飲食費は事前に複数会場で見積もりを取り、比較検討しましょう。

2-2. 会費設定のポイントと相場

予算が決まったら、一人あたりの会費を設定します。
このとき重要なのは、「同窓会の内容（会場・料理の質）」と「参加しやすい価格帯」とのバランスです。

全国的な相場を下記にまとめました。

• 20代：5,000～8,000円（居酒屋・カジュアルレストラン）
• 30～40代：7,000～10,000円（レストラン・ホテル宴会場）
• 50代以上：8,000～10,000円（高級レストラン・ホテル宴会場）

都市部は会場費が高め、地方はホテル開催が多くなりがちなので、
地域や年代に応じて相場を参考にしましょう。

会費の計算式は
一人当たり会費＝（支出合計÷予想参加人数）＋予備費
で割り出します。
「予備費」は幹事さんを守る保険ですので、必ず上乗せしましょう。

2-3. 会費回収方法の選び方

会費の集金方法は、同窓会の規模や年代によって最適な方法が異なります。
主な方法とメリット・デメリットは下記の通りです。

• 当日現金払い：準備が楽だが、ドタキャンによる赤字リスク・現金管理の手間が大きい。10人以下の小規模会におすすめ。
• 事前銀行振込：ドタキャン対策・受付簡素化に有効。ただし口座管理や入金確認の手間がある。
• キャッシュレス決済（PayPay, Square, STORESなど）：入金管理が自動化され、参加者の利便性も高い。手数料が2～4％程度かかる。

おすすめは「事前徴収」＋「キャッシュレス決済」です。
幹事さんの負担が劇的に減り、金銭トラブルも防げます。

2-4. 案内状の記載例とチェック項目

会費の案内を出す際は、下記項目を必ず明記しましょう。

• 会費金額：例「会費：8,000円」
• 支払方法：振込先情報または決済用URL
• 支払期限：開催日の1か月前が目安
• キャンセルポリシー（例文あり）

キャンセルポリシー例文：
「※会場予約の都合上、◯月◯日以降にキャンセルされた場合、会費の返金は致しかねますので、何卒ご了承ください。」

3. 当日編：受付・会費徴収の流れと進め方

3-1. 受付チームの役割分担と備品リスト

同窓会当日、受付はイベントの最前線です。
最低2名体制（案内・名簿チェック係・会計係）を推奨します。

受付で準備するものは以下の通りです。

• 参加者名簿（入金状況が一目で分かるように）
• 現金箱（十分なお釣りも用意）
• 領収書（希望者用）
• 名札（会費支払い済みの方から渡す）
• 筆記用具、配布物（席次表、次第など）

3-2. 未払い者への丁寧な対応・受付台本例

事前徴収を徹底しても、当日払い希望や振込忘れの方が出ることは珍しくありません。
その際は、事務的かつ丁寧に対応しましょう。

受付対応台本例：
「〇〇さん、ようこそお越しくださいました！受付の△△です。名簿を確認させていただきますね。（名簿を見て）ありがとうございます。お手元の記録では、会費のお支払いがまだのようですが、本日こちらでご精算でよろしいでしょうか？」

「支払っていない」と断定せず、「記録上、未払いとなっている」と伝えるのがポイントです。

4. 終了後編：精算・収支報告と差額処理のマナー

4-1. 会場への支払いと証憑の確保

同窓会終了後、まずは会場担当と最終人数の確認・清算を行いましょう。
「明細書付きの領収書」を必ず受け取り、飲食代・設備使用料などの内訳もチェックしてください。

4-2. 収支報告書の作成と共有

領収書や記録をもとに、収支報告書を作成します。
複雑な会計ソフトは不要ですが、収入・支出が分かりやすく整理されていることが大切です。
メールやSNSグループで全員に共有することで、透明性が保たれます。

収支報告書テンプレート：
件名：令和〇年度 ◯◯高校同窓会 収支報告
会計期間： 令和〇年〇月〇日 ～ 令和〇年〇月〇日
作成者： 幹事一同（会計担当：〇〇 〇〇）
1. 収入の部

• 会費収入：10,000円 × 85名 = 850,000円
• その他収入（協賛金など）：0円
• 収入合計 (A)：850,000円

2. 支出の部

• 会場費・飲食費（〇〇ホテル）：750,000円
• 恩師への贈呈品代（花束）：15,000円
• 備品費（名札・案内状印刷費）：10,000円
• 雑費（通信費など）：5,000円
• 支出合計 (B)：780,000円

3. 差引残高 (A – B)：70,000円
4. 差額の取り扱いについて：
「上記の差額（余剰金）70,000円につきましては、次回の同窓会開催時の準備金として、幹事会にて責任を持って保管させていただきます。」

4-3. 余剰金・赤字への対応と例文

黒字（余剰金）が出た場合は、次回への繰越が最もシンプルです。
二次会費用への充当や、金額が大きい場合は返金も検討しましょう。

赤字になった場合は、必ず詳細な報告と丁寧なお願いが必要です。

追加徴収のお願い例文：
「先日の同窓会へのご参加、誠にありがとうございました。皆様のおかげで大変楽しい会となりました。さて、皆様に共有いたしました会計報告の通り、予期せぬキャンセルが相次いだことにより、大変恐縮ながら〇〇円の不足金が発生してしまいました。つきましては、誠に心苦しいお願いではございますが、お一人様あたり〇〇円の追加のご協力を賜りますよう、お願い申し上げます。」

5. 会費管理のコツ：幹事を守る工夫と現代的ベストプラクティス

5-1. 「前払い」推奨の理由と進め方

同窓会運営で最大のリスクは「ドタキャンによる赤字」です。
前払い（事前徴収）は、幹事さんを守る最強のリスク管理術。

友人を信用していないのではなく、
みんなが安心してイベントを楽しむための標準的な方法です。
参加者に「予約した」という意識が生まれ、キャンセルも減ります。
受付の混乱も防げ、幹事さん自身も会を楽しめます。

5-2. キャッシュレス決済で会計業務をDX化

銀行振込よりさらに便利なのが、キャッシュレス決済の導入です。
個人でもSquareやSTORES決済でオンライン決済リンクが作成でき、
PayPayなどのQRコード決済も団体で導入可能です。

幹事側のメリット：

• 入金管理が自動化され名簿と照合不要
• 現金紛失・盗難・計算ミスのリスクゼロ
• 会計報告書作成が簡単

参加者側のメリット：

• スマホで24時間支払い可能
• 現金の準備・持ち歩き不要

導入方法は、決済サービスに登録し、決済リンクを案内状に記載するだけ。
受付での現金やり取りが激減し、運営効率が飛躍的にアップします。

6. 会場選び・予約のポイント：会費とのバランスを考える

最後に、同窓会の「満足度」を左右する会場選びについても触れておきます。
会費と内容のバランスはとても重要。

会場選びのチェックポイント

• アクセス（駅近・送迎バスの有無など）
• 飲食内容・プラン（コースかビュッフェか）
• 人数に合わせた広さ（立食・着席の選択）
• 設備（マイク・プロジェクター・音響など）
• バリアフリー・トイレの清潔さ
• 貸切可否・時間延長の相談

会費予算を伝えた上で、グルメプラスなどの会場予約サービスを活用すれば、
条件に合う会場を簡単に比較・一括見積もりできます。
プロのサポートを得て、満足度の高い会場を選びましょう！

7. 幹事さん向け：段取りチェックリスト総まとめ

• 予算案・会費設定（予備費含めて）
• 会場候補の比較・予約
• 案内状作成（会費・支払方法・キャンセルポリシー明記）
• 集金方法の決定（できれば事前キャッシュレス）
• 名簿管理（入金状況を明記）
• 受付チーム編成・備品準備
• 当日受付・未払い者対応
• 会場への支払い・領収書受領
• 収支報告書作成・全員に共有
• 余剰金・赤字への対応

まとめ：しっかりした会費管理で、誰もが楽しめる同窓会を！

同窓会の会費管理は、「計画性」「透明性」「効率性」が成功のカギです。
詳細な予算づくりと予備費の確保、明確な情報発信、便利な集金法の導入で、
幹事さんも参加者も安心してイベントを楽しめます。

この記事の手順・チェックリストを参考に、ぜひ自信を持って準備を進めてください。
しっかりした会計基盤は、次回以降の協力や友情にもつながります。
グルメプラスの会場検索・予約サービスも活用しながら、
幹事さん自身が心から楽しめる素敵な同窓会を実現しましょう！