はじめに：新年会の幹事、こんなお悩みありませんか？

新年会の幹事を任されて、
「何から準備を始めればいいのか分からない」
「会場選びや予算設定、誰に何をお願いすればよいのか混乱してしまう」
「参加者全員が満足する新年会にしたいけど、失敗したらどうしよう…」
こんな風に不安や疑問を抱えていませんか？

新年会は、一年のスタートを切る大切なイベント。
その運営を任される幹事さんは、まさに「プロジェクトマネージャー」として多岐にわたる業務をこなすことになります。
本記事では、そんな幹事さんのために「新年会 準備」の流れ、ポイント、コツ、会場選びのチェックリストから当日の進行、終了後のフォローまで、分かりやすく丁寧に解説します。

この記事を読めば、もう新年会の準備で迷うことはありません！

新年会準備の全体像：幹事の役割と流れを知ろう

新年会の幹事は、単なる雑用係ではありません。
全体を見渡し、スムーズに会が進行するよう舵を取る「プロジェクトマネージャー」的存在です。
準備は、開催日の2～3か月前から始まり、終了後のフォローまで続きます。

まずは、新年会準備の全体フローを整理してみましょう。

• 日程・人数の調整
• 会場選びと予約
• 予算設定と稟議・会費徴収の計画
• 企画・余興・備品の準備
• 進行台本や挨拶の依頼
• 当日の受付・運営
• 終了後の精算・お礼・写真共有

各ステップにはポイントや注意点があります。
ここからは、詳しく手順とコツをご紹介していきます。

【準備編】新年会の計画を立てるコツとチェックリスト

1. 日程・人数調整のポイント

新年会準備のスタートは、日程と人数の調整から。
参加者が多いほど全員の都合を合わせるのは難しいですが、特に「上司やキーパーソンの予定」を最優先しましょう。

調整方法のコツは、以下の通りです。

• 候補日を3～4つ挙げて全員にアンケート
• 重役・主賓の都合を最初に押さえておく
• 食物アレルギーや食事制限がある人も確認
• 緊急連絡先を念のため集めておく

この段階での「抜け漏れ」が後々のトラブルにつながるため、慎重に進めましょう。

2. 会場選び・予約のポイント

会場選びは「新年会の雰囲気」を決める最重要ポイントです。
グルメプラスのような会場検索・予約サービスも活用しながら、以下の点を必ずチェックしましょう。

【会場選びの主なチェック項目】

• アクセスの良さ（会社・駅からの距離、迷わず行けるか）
• 会場の雰囲気（フォーマル・カジュアル、個室の有無）
• 貸切・半個室対応が可能か
• 料理の内容・量・アレルギー対応
• 飲み放題プランの有無と内容
• 座席タイプ（椅子・座敷）、喫煙スペースの有無
• 設備（マイク、プロジェクターなど）が必要なら事前確認
• 下見が可能か（できれば一度現地を見ておくと安心）

会場予約は「早め」が鉄則です。
人気日程だと2か月前から埋まる場合もあるので、「会場選びで迷う時間」を減らすためにも、グルメプラスのような一括見積・空き状況確認サービスが便利です。

3. 予算設定と必要備品の手配

予算は新年会の「規模」と「満足度」を左右します。
会社補助の有無や会費の上限を確認し、1人あたりの目安を設定しましょう。

• 居酒屋：3,000～5,000円／人
• レストラン・ホテル：5,000～10,000円／人
• 会社補助や福利厚生費の範囲も要確認

予算内で満足度を高めるには、

• 早割・団体割引を活用
• 飲み放題付きコースを選ぶ
• 景品や備品は100円ショップやネット通販も活用

など、工夫次第でコストを抑えられます。

必要備品の例：

• 余興・ゲーム用の景品
• 受付セット（リスト、筆記用具、名札、封筒など）
• 設営用具（テープ、はさみ、空き箱など）

4. 幹事タスク進捗チェックリスト（時系列）

「何をいつまでにやればいい？」
そんな疑問に答えるべく、時系列でチェックリストをまとめました。

時期	タスク	詳細・備考
2か月前	目的設定／幹事チーム結成	上司と相談し、会の趣旨や目的を明確に
1.5～1か月前	日程調整・参加者リスト作成	主賓の予定優先、候補日を絞る
1か月前	会場選定・予約	人数・予算・アクセス・料理内容を確認
1か月前	予算確定・稟議書作成	会社補助や会費の扱いを決定
2週間前	企画・余興内容決定／景品手配	参加者層に合わせて企画を立案
1週間前	司会・挨拶依頼／進行台本作成	役職者への依頼は早めに
1週間前	参加者へ最終案内	日時、場所、会費、キャンセル料を通知
前日	備品最終確認／会場と最終打ち合わせ	景品・受付用具・進行スケジュール再確認
当日	受付・設営／進行確認	開場15分前には到着、備品搬入
終了後	撤収・精算／写真共有・お礼	会計報告・感謝メール・写真アルバム配布

このリストを活用すれば、抜け漏れなく準備が進められます。
印刷してチェックしながら進めるのもおすすめです。

【ノウハウ編】新年会進行・挨拶例文・当日の工夫

1. 進行台本・タイムテーブル例

新年会の進行は、「台本」と「タイムテーブル」を作ることで、幹事も安心して運営できます。
一般的な2時間コースの例をご紹介します。

項目	開始時刻	所要時間	備考
開場・受付・着席	18:00	10分	参加リスト・席次表・会費回収
司会者挨拶	18:10	5分	会の始まりを宣言
開会の言葉・代表挨拶	18:15	5分	最も役職の高い人に依頼
乾杯の音頭・乾杯	18:20	5分	3番目に役職の高い人に依頼
歓談・会食	18:25	45分	料理紹介や場の盛り上げも
余興・ゲーム	19:10	30分	景品授与を含む
締めの挨拶	19:40	10分	2番目に役職の高い人に依頼
閉会宣言・二次会案内	19:50	10分	忘れ物注意喚起・二次会案内
お開き・退店	20:00	–	参加者を見送り、会場と最終確認

このように、各パートの時間配分と役割を事前に明確にしておくことで、当日も落ち着いて進行できます。

2. 司会進行台本（例文付き）

司会や挨拶を任された場合、「何を言えばいいの？」と不安になる方も多いはず。
場面ごとの例文を用意しましたので、アレンジしてご活用ください。

【開会の挨拶例】
「新年あけましておめでとうございます。ただ今より、令和〇年度新年会を開催させていただきます。本日の司会は、〇〇部の〇〇が務めさせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。それでは、開会の言葉を〇〇様より頂戴いたします。〇〇様、よろしくお願いいたします。」

【乾杯】
「〇〇さん、ありがとうございました。それでは、皆様お待ちかねの乾杯を行います。グラスのご用意はよろしいでしょうか？乾杯の発声は〇〇様にお願い致します。」

【歓談】
「ありがとうございました。それでは、お食事とご歓談をお楽しみください。」

【締めの挨拶】
「宴もたけなわではございますが、そろそろお開きの時間となりました。最後に、〇〇様に締めの音頭をお願い致します。」

【閉会の挨拶】
「これをもちまして、新年会をお開きとさせていただきます。本日はありがとうございました。この後、二次会を〇〇で予約しておりますので、お時間のある方はぜひご参加ください。」

3. 当日の受付・運営の流れ

当日は「受付」と「現場運営」がスムーズに進むかがカギです。
幹事は開宴15分前には到着し、受付担当と協力して以下を行いましょう。

• 受付セット（名簿、会費、名札、筆記用具）の準備
• 参加者リストで出欠確認・遅刻者には個別連絡
• 会費徴収は事前徴収が理想、当日ならお釣り・封筒を用意
• 笑顔で「本日はありがとうございます」と挨拶

また、進行役・司会担当がいる場合は、直前打ち合わせで「段取り」「余興のタイミング」「締めの役割分担」などを最終確認しましょう。

4. 新年会準備のコツ・注意点

初めて幹事をする方も、慣れている方も、次のコツを押さえておくと安心です。

• リスク管理：会場トラブル、急な欠席、余興の遅れなどを想定し、代替案を用意
• チーム分担：一人で抱え込まず、受付・会計・進行など担当を決める
• 柔軟な対応：当日は予定通りにいかないことも多いため、臨機応変に調整
• 参加者への気配り：アレルギーや体調不良、飲酒できない方への配慮も大切
• 会場との連絡：当日も、料理の提供タイミングや余興の進行を事前に打ち合わせ

【終了後編】新年会終了後のフォローと会計報告

1. 撤収・忘れ物チェック・精算

会が終わったら、まずは会場の備品返却・忘れ物チェックを行いましょう。
その後、会計報告が重要です。

• 収入（会費・会社補助）と支出（飲食代・景品代・備品代）を明確に記録
• 領収書やレシートは整理して保管
• 会社によっては福利厚生費・会議費・交際費など処理区分が異なるため、経理担当へ確認

【会計報告書テンプレート例】

項目	内容	金額	備考
イベント名	〇〇部 新年会	–
開催日	〇年〇月〇日	–
参加人数	〇名	–
収入	会費（〇円×〇名）	〇〇〇〇円
収入	会社負担金	〇〇〇〇円
収入合計	–	〇〇〇〇円
支出	飲食費（〇〇レストラン）	〇〇〇〇円
支出	景品代	〇〇〇〇円	ビンゴゲーム用
支出	備品代	〇〇〇〇円	受付用具・テープなど
支出合計	–	〇〇〇〇円
残金	収入合計-支出合計	〇〇〇〇円
考察	予算超過や残金理由・改善点	–

2. 写真共有とアフターフォロー

新年会後は、参加者に「ありがとう」の気持ちを伝えることが大切です。

• 翌日以降、全員に感謝メールやメッセージを送る
• 写真アルバムはGoogleフォトやDropboxで共有、URLをQRコード化して配布するのも便利
• 挨拶や手伝いをしてくれた人には個別にお礼を伝える

こうしたフォローで、幹事としての信頼感が高まり、次回のイベントも協力してもらいやすくなります。

【まとめ】新年会準備は計画性とチームワークが成功のカギ

新年会は、一年の始まりに組織の一体感を高め、来年度の活力を養うための大切なイベントです。
その成功のカギは、幹事さんの「計画性」と「実行力」、そして「チームワーク」にあります。

本記事でご紹介した「新年会 準備 チェックリスト」や「進行台本」「会場選びのポイント」を参考に、事前準備をしっかり進めていけば、必ずや参加者全員が「楽しかった！」と感じる新年会を実現できるはずです。

幹事の仕事は大変ですが、その頑張りが皆の笑顔と感謝につながります。
ぜひ、自信を持って新年会準備に取り組んでください！
グルメプラスなどの便利なサービスも活用しつつ、素敵な新年会を成功させましょう。