「幹事を任されたけど、何から始めればいいかわからない…」
「会場探しや段取り、どうやって進めれば失敗しない？」
「幹事の仕事って、どこまでやるべき？」

会社や部署、サークルなどで宴会や会議の幹事役を任されると、誰しもこうした不安や疑問に直面します。
幹事は単なるイベントの運営係ではなく、準備から当日、終了後まで幅広い役割を担う“プロジェクトマネージャー”です。

本記事では、幹事経験ゼロの方から、もっと効率よく幹事業務を進めたい方まで、役立つ知識や段取り・ノウハウを完全ガイドします。
チェックリストや例文、マナー、注意点、コツまで一挙に解説。
「幹事の仕事で信頼される人」になるための道しるべとして、ぜひご活用ください。

幹事の仕事の全体像と役割分担

幹事の仕事は「準備」「当日」「終了後」の3フェーズに分かれる

幹事の仕事には明確な流れがあります。
それぞれのフェーズでやるべきことが異なるため、全体像を把握することが成功の第一歩です。

• 準備： 企画立案、会場・日程・予算の決定、案内送付、役割分担など
• 当日： 受付・会費徴収、進行管理、トラブル対応、盛り上げ役
• 終了後： 会計報告、お礼連絡、振り返り・次回への改善

幹事の仕事は「段取り八分」といわれるほど、準備段階の仕込みが成功のカギを握ります。
また、当日の進行や終了後のフォローも、参加者や上司からの信頼に直結します。

幹事チームの作り方と役割分担のコツ

大規模な宴会やパーティーでは、幹事ひとりですべて進めるのは難しいもの。
効率的な準備とミス防止のため、幹事チームを作り役割分担を明確にしましょう。

• 主幹事： 全体の指揮・最終決定（企画、日程、会場、予算など）
• 司会： 当日の進行・盛り上げ役
• 会計： 会費の管理と精算
• 受付： 参加者リスト管理・案内・会費回収
• 記録係： 写真や動画で記録、後日の共有資料作成

役割分担と情報共有の徹底が、幹事チーム成功のポイントです。
GoogleスプレッドシートやLINEグループなど、タスク・連絡管理ツールの活用がオススメです。

幹事の仕事の流れ・やり方完全ガイド

幹事の仕事チェックリスト（時系列）

幹事業務は多岐にわたりますが、抜け漏れを防ぐためには段階ごとのチェックリストが有効です。
以下のリストを参考に、スムーズな進行を目指しましょう。

• 2～3カ月前：
  • 目的・開催趣旨の確認（例：忘年会、歓迎会など）
  • 予算設定（1人あたりの目安を決定）
  • 日程調整（候補日を複数設定し主賓を優先）
  • 会場候補リストアップ（人数・予算・料理・アクセスで絞る）
  • 幹事チーム結成・役割分担
• 1カ月前：
  • 会場予約・打ち合わせ（料理内容、飲み放題、設備、キャンセル規定確認）
  • 挨拶・乾杯・中締めの依頼（役職者へ事前打診）
  • 案内メール送付（日時・場所・会費・返信期限・キャンセル規定・連絡先明記）
  • 余興・景品の手配（企画と備品の準備）
  • 会費徴収方法の決定（事前 or 当日）
• 1週間前：
  • 最終出欠確認（リマインド送付）
  • 進行表・司会台本作成（時間配分や流れを具体化）
  • 席順表作成（上座・下座、喫煙者配慮など）
  • 最終シミュレーション（流れを頭に入れる）
• 前日：
  • 会場へ最終人数連絡（キャンセル期限確認）
  • 持ち物チェック（参加者リスト、台本、会費、景品など）
• 当日：
  • 会場入り（15～30分前に到着し、担当者と最終確認）
  • 受付・会費徴収（出欠確認と会費回収）
  • 司会進行（進行表に沿って柔軟に運営）
  • 会計（ラストオーダー後、速やかに精算）
• 終了後：
  • 精算・会計報告（翌日中に参加者へ明細報告）
  • お礼メール送付（協力者や主賓に個別で）
  • 振り返り（アンケート実施・改善点記録）

幹事の仕事で押さえるべきポイント・注意点

1. 役割分担と情報共有の徹底
幹事チームの担当を明確化し、連絡・進捗状況を全員で共有しましょう。
タスク管理ツールを使うと、抜け漏れやダブルブッキングの防止に役立ちます。

2. 早めの準備と柔軟な計画
特に会場予約や日程調整は早いもの勝ち。1～2カ月前には動き始めるのがベストです。
予期せぬトラブルにも慌てず対応できる余裕を持ちましょう。

3. リスクマネジメント
キャンセル料や会費未回収、機材トラブルなどリスクを想定し、事前に対策を講じておくことが大切です。
キャンセル規定を明示し、会費はやや多めに徴収・余剰金は返金するなど、透明性のある運営を心がけましょう。

会場選び・予約のポイント

宴会・イベントの目的別に見る会場と予算の選び方

宴会や会議の目的によって、最適な会場や予算は大きく異なります。
主なシーン別にポイントを押さえましょう。

• 忘年会（4,500円～4,600円/人）：
  • 料理の質、会場の広さ、アクセスの良さを重視
  • 景品代や予備費も予算に組み込む
• 歓迎会（4,000円程度/人）：
  • 新入社員がリラックスできるアットホームな雰囲気
  • 個室や半個室も検討
• 送別会（4,000円～5,000円/人）：
  • 主役の好みを最優先
  • サプライズ演出や落ち着いた雰囲気の会場
• 同窓会（5,000円～10,000円/人）：
  • 駅近・アクセス重視
  • 料理の質、個室の有無もポイント
• 打ち上げ（3,000円～5,000円/人）：
  • カジュアルな雰囲気
  • 堅苦しくない会場

予算や目的に合った会場を選ぶことで、参加者全員が満足できる会を実現できます。

会場予約時のチェック項目・注意点

会場予約時には、以下の点を必ずチェックしましょう。

• 利用可能日時・人数・予算が条件に合っているか
• 料理・飲み放題プランの内容や追加オプション
• キャンセル規定・変更可能期限
• 機材（マイク、プロジェクター等）の有無と利用条件
• アクセス（駅からの距離・地図・駐車場）
• 個室・貸切可否、席順の柔軟性
• アレルギーや宗教対応など特別な配慮が必要か

また、予約後は必ず「予約内容確認書」や「メール」で内容を残しておきましょう。
万が一のトラブル防止や、幹事チーム内での情報共有にも役立ちます。

案内メール・会費徴収・コミュニケーション術

案内メールに記載すべき必須項目と例文

参加者への案内メールは、情報の抜けや認識違いを防ぐため、以下の項目を必ず明記しましょう。

• 宴会名・目的
• 日時（開始・終了予定時間）
• 会場名・住所・電話番号・地図URL
• 会費・集金方法（事前振込や当日現金など）
• 出欠返信の締切日
• キャンセル規定（いつまでなら無料・それ以降の対応）
• 幹事氏名・連絡先（メール・電話）

案内メール例文：
「お疲れ様です。
この度、○○部 忘年会を下記の通り開催いたします。
ご多忙とは存じますが、ぜひご参加いただきたくご案内申し上げます。
日時：12月20日（金）19:00～21:00
会場：居酒屋○○（○○市○○町1-2-3、TEL:03-xxxx-xxxx）
会費：4,500円（当日受付にて集金）
出欠：12月10日（火）までにご返信ください
キャンセル規定：前日18時以降のキャンセルは会費全額を頂戴します
幹事：山田（内線1234・携帯090-xxxx-xxxx）
何卒よろしくお願いいたします。」

会費徴収方法とメリット・デメリット

事前徴収

• メリット：当日の手間が省ける、ドタキャン防止、幹事も会を楽しめる
• デメリット：振込手数料や未入金者への個別連絡が必要、参加者の手間が増える

当日徴収

• メリット：その場で全員から徴収できる、参加者の負担が少ない
• デメリット：受付が混雑しやすい、お釣りの準備が必要、ドタキャン分の回収が困難

どちらも一長一短ですが、最近は銀行振込やQRコード決済、会費徴収アプリなども普及しています。
会費は「少し多め」に設定し、余剰金が出た場合は返金または次回繰り越しで参加者の信頼を得ましょう。

幹事の仕事を成功させる段取り・進行管理ノウハウ

当日の進行表・司会台本の作り方と例文

スムーズな進行のためには、進行表と司会台本の準備が不可欠です。
各プログラムに余裕を持たせ、会の流れをイメージしながら作成しましょう。

進行表例（2時間の場合）

• 18:45～19:00　受付・会費徴収
• 19:00～19:05　開会宣言・主旨説明
• 19:05～19:10　乾杯挨拶
• 19:10～20:00　歓談・食事・余興
• 20:00～20:10　中締め挨拶・一本締め
• 20:10～20:20　閉会宣言・忘れ物案内
• 20:20～20:30　二次会案内・移動

司会台本例文

• 開会：「皆様、大変お待たせいたしました。ただいまより○○の忘年会を開会いたします！司会を務めます○○です。本日は一年間の労をねぎらい、大いに楽しみましょう！」
• 乾杯：「皆様、お手元のグラスをご用意ください。株式会社○○のさらなる飛躍と皆様のご活躍を祈念いたしまして、乾杯！」
• 余興案内：「お食事も進んでいることかと思いますが、ここで余興としまして○○をお楽しみください！」
• 中締め：「宴もたけなわですが、お開きの時間が近づいてまいりました。明日からも社内一丸となって頑張りましょう。一本締めで締めたいと思います。お手を拝借！」
• 閉会：「皆様のおかげで、盛況のうちに幕を閉じることができました。これにて○○の宴会をお開きとさせていただきます。お帰りの際はお忘れ物がないかご確認の上、どうぞお気をつけてお帰りください。」
• 二次会案内：「この後、近くのカラオケ○○にて二次会をご用意しております。ご参加の方はお店を出たところでお待ちください。」

当日受付・進行管理・トラブル対応のコツ

1. 開始前の最終チェック
会場入りしたら、予約内容（人数・料理・時間・飲み放題）や席順、機材の動作確認を会場担当者と一緒に行いましょう。
ファーストドリンクの注文や備品の配置も確認しておくと安心です。

2. 進行管理のポイント
事前に作った台本に沿って進行しつつも、参加者の反応を見て臨機応変に対応しましょう。
幹事自身が率先して盛り上げ役になることで、会場の雰囲気を良くできます。
また、全体を見渡し、料理や飲み物の不足や孤立している人がいないか細やかに気を配りましょう。

3. トラブル対応術

• 急な欠席や遅刻：個別に連絡し、会場へ人数変更が可能か確認
• 酔いつぶれ対応：お酒の無理強いは避け、体調不良者には友人の協力や別室での介抱を
• 機材トラブル：変換アダプタの有無やマイクの音量調整など、事前準備が重要

落ち着いて冷静に対応することが、プロ幹事への第一歩です。

終了後のアフターフォローとマナー

会計報告とお礼・振り返りの重要性

宴会が終わっても、幹事の仕事はまだ続きます。
参加者への会計報告は、できるだけ翌日中に行いましょう。

• 徴収した会費の総額
• 実際の支出（飲食費、景品代など）
• 余剰金や不足金の精算方法

透明性ある報告は、参加者からの信頼を高めます。
また、主賓や協力者には個別でお礼メールや直接の挨拶を。
特に社長や取引先など目上の方には、対面で感謝を伝えるのがマナーです。

さらに、次回への改善のために簡単なアンケートを実施し、良かった点・課題を記録しておくと、次の幹事や自分の成長に活かせます。

幹事の仕事を円滑に進めるためのコツ・マナー

幹事仕事のコツまとめ

• 役割分担を明確にし、事前共有する
• 準備は早めに着手する（会場予約は特に早めに）
• 進行表で事前シミュレーションし、当日の流れをイメージする
• 幹事自身が楽しむ姿勢で「盛り上げ役」になる
• リスクやトラブルを事前に想定し、柔軟な対応力を持つ
• 会計やお礼など、終了後のフォローも丁寧に行う

幹事仕事で身につくビジネススキル

幹事業務は、計画力・調整力・コミュニケーション力・危機管理力など、ビジネスに直結するスキルの宝庫です。
段取り力や共有力は、プロジェクトマネジメントやリーダーシップにも応用できます。

「デキる幹事は仕事もできる」と言われるのは、こうした多様な能力を実践の中で磨けるからです。

まとめ：幹事仕事を通じて信頼と成長を手に入れよう

幹事の仕事は、ただの雑務ではありません。
準備・進行・アフターフォローまで、すべてが「段取り」と「共有」で成り立つビジネスの縮図です。

この記事で紹介したチェックリストやノウハウを活用し、一歩ずつ着実に進めていけば、必ず参加者や上司から信頼される幹事になれます。
そして、幹事経験で得たスキルや自信は、きっとあなたのキャリアにも大きなプラスとなるでしょう。

「もう一度幹事をお願いしたい」そんな声が聞こえるような、素敵な会をぜひ実現してください！
会場探しや予約に迷ったら、グルメプラスの活用もぜひご検討ください。