歓迎会の案内メールを送る前に確認を!日程調整の方法をチェック!

入社して1年経ち、春になるとイキナリ振られる仕事が『新入社員歓迎会』。職場によってさまざまですが、新入社員歓迎会は例年、去年の新人に企画・進行してもら...

入社して1年経ち、春になるとイキナリ振られる仕事が『新入社員歓迎会』。職場によってさまざまですが、新入社員歓迎会は例年、去年の新人に企画・進行してもらうというところが多いのではないでしょうか。

おそらく新人社員にとっては自分で会場をおさえたり、上司や同僚に連絡したりと初めて行う作業が多くなるでしょう。そこで、歓迎会の案内や日程調整の具体的な方法をご紹介します!

歓迎会の日程調整の難しさ

歓迎会の案内メールを送る前にやることがあります。それが日程調整です。歓迎会は日程調整の難しい時期である春に行われることが多いですね。殆どの会社が4月~5月にかけてが歓迎会のピークとなっています。特に4月の中旬以降は人気店は予約で埋まってしまっており、予約ができない!という事も。

さらに4月の下旬になるとゴールデンウィークに入ってしまうため、人によっては有給を取って長期休暇へ入ったりするので、なかなか日程調整が難しくなってしまいます。実は簡単に思える日程調整は、歓迎会の幹事にとって最初の難関だったりします。

主賓と早めに日程確認を!

歓迎会に主賓が出られないのでは歓迎もできませんので、出来るだけ都合の良い日を3日程度上げてもらい、その後に上司と相談して日程を打合せる方がスムーズに進みますよ!

あまりのんびりしていると歓迎会の意味が弱まってしまうので、なるべく早めに日程は決めたいところです。とはいえ、歓迎会の日程を誤ると新入社員も研修の予定があるかも知れません。しっかりとヒアリングしましょう。まずは主賓に予定がつく日を何日か出してもらうメールを送りましょう!ここでメール文は以下のように書きます。

——歓送迎会のメール例文——

件名:〇〇年度 新人歓迎会

本文:
お疲れ様です
表題の件についてご相談です 。
〇〇年度の新入社員歓迎会を開催することになりました。

今回の幹事は△△が担当致しますので、よろしくお願い致します。
日程につきましてご多用のところお手数ですが、
ご都合の良い日をお選びいただけると幸いです。
※参加可能日程に○の記入をお願いします。
( ) ×月×日(×) 19:00
( ) ×月×日(×) 19:00
    ・
    ・
( ) ×月×日(×) 19:00

回答期限:〇/〇

日程調整の為、回答期限までのご回答を、宜しくお願い致します。
———————————–

主賓との日程調整が終わった後は上司に確認

主賓である新人の日程調整が終わった後、上司のスケジュールを相談します。この時に最終的な日程が決まるわけですが、上司によっては出張等で参加できない場合もあるかもしれません。もしくは複数の上司が出席する予定で、計画していた日をずらさないと参加が難しい場合もあるかと思いますが、ここでは上司ではなく新人の都合を優先しましょう!以上を踏まえるとメール文は以下のようになります。

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件名:平成〇〇年度 〇〇課 新入社員歓迎会の日程について

各位
お疲れさまです。
本年も○○課の新入社員歓迎会を開催することになりました。
ご多用のところ大変お手数ですが、下記内容をご確認の上、
ご出欠のご回答をお願い致します。

歓迎会開催日程: ×月×日(×) 19:00

また、○月○日までに会場を決定した後に改めてお知らせいたします。
万障お繰り合わせの上、ご参加くださいますよう宜しくお願い致します。
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上司への案内メールは、簡潔にするのがポイント!日程を知らせて、都合の確認をするだけなので、長ったらしい文章は必要ありませんよ。

歓迎会での日程調整のポイント!

新人歓迎会や忘年会といった飲み会の日程調整は、人数が増えるほど大変さが増します。もし一人一人の要望を聞き、調整してたらいつまでたっても決めることができません。

ですので、あらかじめ参加する役職者を先輩から聞き出しておき、その上司に開いているスケジュールをヒアリングしておくとよりスムーズに進められます。その後、そのスケジュールの中から候補日を選ぶわけですが、参加者が一番多い日を開催日としましょう。全員出席できる日はないと思っていいでしょう。全員参加は諦め、参加者が多い日を選んでくださいね。

特に4月は人事異動あり、新年度が始まり、とバタバタする時期なので日程調整が付きにくい時期です。どうしても日程が決まらないのであれば上司に事情を説明して、ゴールデンウィークが明けてから新人歓迎会を行うことが可能か相談してみましょう。

まとめ

以上、歓迎会の日程調整についてご紹介いたしました!案内メールを送る前に確認しておきたいことがいくつもありましたね。

入社して1年も経つと仕事にも少しずつ慣れてきた頃でしょうが、普段の仕事とは違い歓迎会の幹事となると連絡方法や段取りでも困る方も多いと思います。しかし、幹事の経験を積むと同じ職場で仕事上のやり取りがない人とも繋がりが出来、その後の仕事がとてもスムーズに捗るようになります。このチャンスをしっかり活かしてランクアップを図っていきましょう!

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