新入社員歓迎会の幹事さんの大きな負担がかかるものとして日程調整の仕事があります。100人規模が参加する会社の歓迎会となると、なかなか全員が納得できるような日程を探すのは難しいですよね。メールの送り方にも悩むものです。

それに、上司の方にも気を使わなければならない部分もあったりとバランスを保つのがなかなか大変です。そんな今回は、どのように歓迎会の日程調整を進めていけば、良いかのまとめです。日程調整に苦労している若手社員の幹事の方は、是非参考にしてください。

まずは、歓迎会の主役である新入社員の日程を聞く

まず、最初に誰に日程を聞くのが正しいかということですが、まずは歓迎会の主役である新入社員に日程に関してのメールを送り聞いてみましょう。あくまで新入社員の歓迎会なので何と言っても多くの新入社員に参加してもらう必要があります。

まず、半月くらいのある程度幅を持った期間内でのそれぞれの予定を聞くことがベターです。というのも、これから他の社員に展開する時に、最初からある程度の幅を持っておくことで今後の調整がつきやすくなります。

また、新入社員は入社間もない時期は、まとまって研修などを受けていることも多いので比較的まとまった空いた日程をもらえることが多いでしょう。

次に役員の調整可能日程を聞く

新入社員のスケジュールを押さえたら、次に社長や部長といった役員クラスの方々に日程をお聞きしましょう。なぜなら、役員の方々は早い段階で先のスケジュールが埋まってしまうからです。その際には、新入社員が全員参加若しくは、そのほとんどが参加できる日程に絞って聞くのが良いと思います。

新入社員が歓迎会に参加してもらうのが必須ですが、同様に社長や部長といった役員の方にも参加してもらうことが必要です。その為にも、なるべく早い段階で空いている日程を尋ねて調整するようにしましょう。歓迎会に社長や役員の方の出席はほぼほぼマストです。

そして社員全員に調整可能日程聞く

新入社員、役員の方に日程を聞いたらある程度、日程を絞ることが出来ると思います。その日程を参加者の社員全員に展開して、なるべく参加できる人数が多い日を歓迎会開催の第一候補日としましょう。

この際には、お店の都合なども考えて第一候補日だけでなく、第二、第三くらいまでを設けておくといいでしょう。実際に第一候補日が決まっても、お店が混み合ってるなどした場合には、リスケジュールしなければならないからです。この時に、第二、第三くらいまで定めておくと後々の調整がグッと楽になるのです。

少しでも負担を減らせることを考えることも案外重要だったりするんですよ。

歓迎会での日程確認メールを送るときのポイント

日程確認メールの送る順番については上の通りになりますが、それではそのメールを送る際のポイントをお教えします。

まずは、メールは簡潔な内容を心掛けるということです。新入社員はともかく役員クラスの方は日々忙しい毎日を過ごしていて、メールも多くの数目を通さなければなりません。その際に、ダラダラとした文章を送るというのは失礼にあたりますし、もしかしたら読み過ごしてしまうかもしれません。

どのような目的の会で、どの期間の日程を尋ねたいのかということを明確にしましょう。

次に大切なポイントとして、なるべく早い段階で日程調整のメールを送るということです。上司の社員の方は日々の業務で先のスケジュールがどんどんと埋まってきてしまいます。

歓迎会を盛り上げるためには、なるべく多くの人に参加してもらう必要があるので、先のスケジュールが埋まってしまう前になるべく早めのメール送信を心がけましょう。また、お店も特に歓迎会シーズンは非常に混み合っていますので、早い者勝ちでどんどん埋まってしまいます。そのためにも、早めに調整をかけるということが必要なのです。

歓迎会でできる社員と思わせる日程調整のコツ

それでは、最後に日程調整のコツをお教えします。正直な話、100人規模の社員が参加する歓迎会を企画する上で全員のスケジュールを調整することは不可能に近いです。また、多くの人が調整できるというのに、あまりに固執しすぎてしまうと歓迎会の時期を逃してしまうことにも繋がりかねません。なので、日程調整の際にはある程度の割り切りも必要になってくると思います。

勿論、多くの人が参加できるのを第一の目標としながらも、歓迎会の時期などを見失わないように幅広い視点を持つことが必要です。

また、なるべく休み前の日程を選ぶことをオススメします。やはり、次の日が仕事となるとなかなか参加する気も起きない人も多いのではないでしょうか。なるべく多くの人に参加してもらうためにはそういった部分の気遣いも忘れないようにしましょう。

まとめ

今回は、歓迎会の日程調整メールの送るコツについてのご紹介でした。確かに、日程調整は幹事さんにとっては非常に面倒な作業だと思います。しかし、多くの人に参加してもらうためには一番大事な作業でもあるのです。是非、多くの人に参加してもらえるようこの記事を参考にして奮闘してみてくださいね！