2、3年目の方々は会社のルールとして、新入社員が入ったタイミングで歓迎会の幹事を任されることも多いのではないでしょうか。普段の友人との飲み会と比べて人数も大人数になったり、自分より目上の上司の方も参加されるということで、非常に気を使う役回りでもありますよね。
そんな今回は、歓迎会を成功させるべく準備から当日の流れまで若手社員のあなたが幹事として、どのように行えばいいのかをお教えします。歓迎会での幹事を任されて、慌ててるそこの若手社員のあなたは必見です。
最初の幹事の仕事は日程の調整
まず、最初の幹事の仕事は参加者の人たちの空いているスケジュールをメールで尋ねて、開催する日程を調整しましょう。メールを送る順番としては、初めに歓迎会の主役でもある新入社員の皆さんに日程を聞きましょう。そして、その次に参加がほぼほぼマストとなる社長や役員クラスの方にお聞きします。そこまで送るとだいたい候補日が絞られていくので、そこから参加者となる社員全員にメールでスケジュールを尋ねて、日程を決定していきましょう。
この際には、多少の割り切りも必要となります。勿論全員に参加してほしい気持ちは山々ですが、例えば100人規模の社員の会社であると、全員が参加できるというのはほぼ不可能に近いでしょう。あまり、その部分に固執しすぎてしまうと開催の時期を逃してしまうことにも繋がるので、ある程度は割り切るということも考えましょう。
並行してお店探し
参加者への日程調整と共に行っておきたいのが、会場となるお店探しです。大体の参加人数から、それに合うお店を探しましょう。お店のジャンルとしては、事前に新入社員の人たちに何を食べたいか等、好みを聞いておくとそこまで悩まずに済むかもしれません。
また、どのようにお店を探せばいいのかということですが、食べログやぐるなびなどの店舗紹介サイトの口コミなどを元に探すと失敗が少ないです。また、実際にロケハンとして普通のお客さんとして行ってみるのもアリです。そうすることによって、ネット上では分からないそのお店の特徴をつかめるかもしれません。
そして、実は他にもお店探しのポイントがあります。それが駅からのアクセスの良さです。あまりに駅から距離があるところを会場にしてしまうと、その分参加者の方々の負担が大きくなってしまいます。遠くても、駅から徒歩10分くらいのお店にした方がベターです。
お店の予約はどうやってすればいい
現在は、食べログやぐるなびなどのネット上で予約を済ませてしまうことができます。しかし、歓迎会においてはあまりお勧めできません。なるべく、電話で予約するようにしましょう。
というのも、新入社員の歓迎会を行いたいという旨を伝えれば、既存の宴会メニューから色々とサービスを追加してもらうことも可能だったりするのです。また、席もできるだけ広くしてもらったりと直接お店のスタッフの方と相談できるのも大きなポイントです。その際に、予算を伝えて宴会メニューを調整してもらいましょう。
挨拶をあらかじめお願いしておく
歓迎会には、開会の挨拶や乾杯の挨拶、締めの挨拶といった様々な場面で挨拶が行われます。あらかじめ、これらの挨拶をしていただく人を決めておき、話を通しておきましょう。いきなり、挨拶をお願いするのは困惑させ、会がダラダラと進んでしまう原因にもなるので、気をつけましょう。
また、司会を幹事の方が行う場合は良いのですが、もし他の誰かにお願いするという際にはその旨も話をしておきましょう。きっと幹事さんの心強い味方になってくれるはずです。
歓迎会当日の幹事の役割
全員が席についたら、いよいよ歓迎会のスタートです。
歓迎会中は、周りに目を光らせることを忘れないでください。料理や飲み物がしっかり全員に行き届いているかや、酔っ払って辛そうな人はいないか等、常に全体を把握する必要があるのです。
また、時間のコントロールも大切です。常々時間には注意をしてきちんと時間通りに各挨拶が済んでいるかなどのチェックも必要です。それは退店時間にしっかりと全員がお店の外に出ており、お店側にも迷惑かけないようにするところまで大切なことです。
歓迎会が終わったら最後の幹事の仕事
会が終わって、参加者の方々が退店したらまず忘れ物のチェックをしましょう。そして、きちんと全員が揃っているかを確認してください。最後にお世話になったお店にひとことお礼を言えば、幹事として完璧です。
まとめ
今回は、幹事さんの準備と当日の役割についてのまとめでした。幹事さんは非常に大変な仕事ですが、やりきった際には非常に満足感に溢れることができると思います。これから歓迎会の幹事を控える若手社員の方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。