幹事ならやっておきべき!宴会の案内文はあなたの価値をあげるって知ってた??

幹事ならやっておきべき!宴会の案内文はあなたの価値をあげるって知ってた??

宴会を開催するにあたってまず手始めに案内文を作成し配布しなければなりませんね。

友人との宴会であればメールやLINEでの連絡で構いませんが、社内の宴会ですとそんな理由にもいきません。きちんとした案内を出すことが社会人としてのルールとなってきます。

この案内文は実は重要で、出すタイミングや書く内容にマナーがあります。それを間違えると参加者が少なかったり、「礼儀のわからないやつ」というレッテルを貼られる恐れもあります。

沢山の方々に参加してもらう為にも正しい案内文の出し方などを学び、宴会までのスタートをきってください。

 

宴会を計画するにあたり日時や場所の設定、更には出欠の確認をしなければなりません。それらを参加者に知らせるのが宴会の案内文です。

案内文として出すことで、口頭での案内よりも参加者が日時や場所の周知ができ、尚且つ丁寧な案内になると言えます。

そんな案内文もただ書いて配ればいいという簡単な物ではありません。出すタイミングやちょっとした気配りで参加者の人数が変わってきてしまいます。

 

宴会の案内文を出すタイミングは?

案内はなるべく早く出すことをオススメします。それは、早めに出すことで、宴会の予定を先行でき、多くの方が参加してくれる可能性が高くなるからです。

1週間や2週間前ですと既に予定が入ってしまっている方がいたりと失礼にあたる場合があるので気をつけましょう。

 

宴会の案内文の書き方

丁寧な案内文を書くにあたりいくつかの決まり事がありますので、それらを覚えて案内文を書いてみましょう。

1.案内文の初めには「拝啓」終わりには「敬具」の決まり文句をいれ、季節の挨拶などから始まります。この季節の挨拶に関しては省略する事もできます。

2.日頃の感謝の気持ちや労いの言葉を書きます。

3.宴会を開催する目的や参加のお誘いを書きます。

4.日時や場所など連絡事項を記載します。その際には初めに「記」と入れ、最後に「以上」と書きます。

5.最後に出欠の締切日と誰に出欠を連絡すればいいのかを記載します。

以上が大まかな案内文の流れです。

これだけを見てもサッパリ…という方の為に例文を紹介します。

 

宴会の案内文の例文

例)

懇親会のご案内
〇〇部 氏名

拝啓
皆様におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。さて、来たる〇月〇〇日に日頃の仕事の労い社員同士の親睦を深めたく、懇親会を計画しております。
公私共にお忙しい事と存じますが、予定を調整のほど是非とも参加して頂けると幸いです。
敬具

日時 平成〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇時より
場所 〇〇  (〇〇駅より徒歩〇分)
住所
TEL 〇〇-〇〇

会費 〇〇〇円

以上

恐れ入りますが、〇月〇〇日までに出欠の方を幹事〇〇までお知らせください。

上記が例文になります、

以下で更に詳しく説明していきましょう。

 

季節の挨拶

季節の挨拶を入れることで更に丁寧な案内文になりますので、季節に応じてのいくつかの例を紹介します。

1月 ・厳寒の侯
・お正月気分も抜けてますます寒さが厳しくなってきました。
・松もとれましたが、あいかわらず寒い日が続いています。

2月 ・余寒の侯
・立春とは名ばかりでまだまだ寒い日が続いております
・節分を過ぎましたのに、あいかわらず寒い日が続いています。

3月 ・早春の侯
・桃の節句を過ぎ、ようやく春めいて参りました。
・寒さの中に春の気配を感じる頃となりました。

4月 ・陽春の侯
・桜の花のたよりが聞かれる頃になりました。
・花の色が美しい季節になりました。

5月 ・新緑の侯
・鯉のぼりが気持ちよさそうに泳いでいます。
・新緑の香りがすがすがしい季節になりました。

6月 ・梅雨の侯
・梅雨に入り、うっとうしい毎日が続いています。
・あじさいの色が美しく映えるころとなりました。

7月 ・盛夏の侯
・暑中お見舞い申し上げます。
・降りしきる蝉の声に夏の盛りを感じるころになりました。

8月 ・残暑の侯
・立秋とは名ばかりの厳しい暑さが続いています。
・土用あけの暑さひとしおの侯

9月 ・初秋の侯
・コスモスが風に揺れ、朝夕はしのぎやすくなって参りました。
・燈火親しむ頃となりました。

10月 ・秋冷の侯
・菊の花が香る季節となりました。
・さわやかな秋晴れの日が続いております

11月 ・晩秋の侯
・朝晩はめっきり寒くなって参りました。
・庭の草木も日ごとに色づいて参りました。

12月 ・初冬の侯
・今年もおしつまって参りました。
・師走に入り、あわただしい毎日が続いております。

挨拶文の例

季節の挨拶の後には出した相手への日頃の労いや感謝の挨拶を載せるという話をしました。その文にも丁寧な言い回しの例文がありますので紹介します。

・皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

・時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

などです。相手への労いや感謝の文を書く事で丁寧なまとまりのある文になります。

 

宴会の目的文

宴会を催す目的は会社毎に様々ですが、共通して言えるのは「日頃の労い」や「社員同士の親睦を深める」と言った所ではないでしょうか。

こちらの文に至っては難しく考える必要も無く「何故集まりたいのか」を自分に問い、その気持ちを言葉に変えて構わないと思います。

あまり堅苦しく書きすぎることで、せっかくの楽しい宴会の案内がビジネスと錯覚して、読み手側の参加意欲を削いでしまう事もあります。

 

日時や場所等の連絡事項

連絡事項はハッキリ明確に記載しましょう。

日時であれば曜日まで書いた方が読み手側には伝わりやすくなります。

時間は開宴時間を書きますが、社内の雰囲気的にみんないつもギリギリに集まるな…と思えば前倒しで15分程サバを読んでも構いません。時間きっちりに始められる方法を選びましょう。

 

宴会の案内文はどうやって送るべきか

案内文の書き方がわかった所で、どうやって社内に回せば良いかと悩む人もいるでしょう。

社内で各々のパソコンがデスクに備わってる場合はメールでの共有で構わないと思います。ですがこの場合、メールを送信した事を周知して貰うために朝礼の際に少し時間を貰い、宴会の案内文を送信する事を発表しましょう。そうする事により、「案内文を見てない」という人を減らして全員に見てもらうことができます。

各々のパソコンが無い場合は、案内文を紙にコピーし配布しましょう。1人1人に手渡しで配る事で丁寧な案内になります。

 

出欠の締め切りが近くなったら

日々の日常を過ごしていると宴会の出欠日をついうっかり忘れていた…という人もでてきてしまいます。では、忘れないためにはどうしたら良いのかですが、そうゆう場合には改めてリマインドメールを送りましょう。

「リマインド」とは、「思い出させる」「思い起こさせる」といった意味を持ちます。「リマインド」は、英単語の他動詞remindを語源とする英語から来たビジネス用語で、日本語で言う「念押しの確認」や「再確認」とほぼ同義と捉えるとわかりやすいでしょう。

このリマインドメールの書き方を説明します。

例)

お疲れ様です。〇〇部氏名です。
先日ご案内しました懇親会の出欠確認のため、 再度ご連絡させていただきます。

日時:〇月〇日

場所:〇〇

出欠締め切り:△月△日

と言ったように案内文の時と似ていますが、初めの挨拶等は省略し必要事項だけ記載します。

このメールを全員に送る事で、改めて締め切り日までに周知してもらう事ができます。

パソコンが無い会社の場合では、わざわざ紙にコピーしなくとも、口頭で「締め切り日が近付いてますので〇月〇日までに出欠を宜しくお願い致します」と再確認しましょう。

 

それでも締め切り日に出欠を確認できない場合

それでも締め切り日を守れない人はどこの会社にも数人はいるかと思います。では、そのような方にはどうしたら良いのかですが、この場合は会社にパソコンが有る無い関係なく口頭で確認しましょう。その場合にも忘れていたからといってその方に対して適当な対応をせず、丁寧な言い回しで確認するのが「出来るビジネスマン」です。

 

締め切り日の設定は?

案内文を出すにあたり締め切り日の設定は重要になってきます。何故かというと、先程の話にも出しましたが、締め切り日までに必ずしも全員の出欠の確認ができない場合があるからです。

宴会場の殆どが前日までに人数をハッキリして貰えれば…というお店が増えてきている中で、その言葉に甘えて出欠の締め切り日を宴会の前日に設定してしまうと大変な事になってしまいます。

お店側の配慮で「前日までに」と言われても余裕を持った日取りを締め切り日に設定しましょう。

 

案内にちょっと一捻り

案内文の書き方や締め切り日の設定について説明してきましたが、少し一捻りする事で、更に丁寧且つ配慮の聞いた案内になる方法を紹介致します。こちらを参考にして、気の利いた案内を実践してみてください。

 

案内文に地図を入れる

全ての人が宴会場に詳しいわけではありません。よく飲みに出かける方々であればお店の名前だけですぐに何処かわかったり、スマートフォンを使いこなしてる人であればすぐに情報を検索できますが、そのどちらでも無い人にとっては宴会場の名前と住所だけではわかりにくい事があります。

お店の場所がわからないだけでも欠席にしてしまう人もいます。

そんな人を減らす為にも、地図や駅からの経路などを添付することでわかりやすい案内文になり、参加者を増やす要因にもなります。

 

案内文に幹事の連絡先を記載する

宴会当日、まさかのドタキャンや道に迷ってしまった…など様々な事を把握しなければなりません。その為にも緊急連絡先として幹事の連絡先を記載しましょう。

ドタキャンにしても早めの把握と早めの対応が必要になってきます。親切なお店ですと、キャンセル分は徴収しないという所もありますが、定刻を過ぎてからですと徴収されてしまう事もあります。

道に迷った場合も連絡を取れることで速やかにお店に案内できます。

幹事の連絡先を知らなくても誰かしらに連絡してくるだろうという考え方もありますが、宴会を仕切るのは幹事です。誰よりも早く情報を手に入れ対応しなくてはなりません。その為にも連絡先を記載し、全ての事に対応のできるように備えましょう。

 

出欠確認が終わっていても宴会の2日前に改めて全員に確認する

出欠の締め切り日に出欠の確認が終わっていても、宴会の2日前に改めて時間や場所の確認をしましょう。出席にはしていたが、忘れていたという人も中にはでてきます。そういう方々を無くす為にも改めて声がけしましょう。

また、欠席にしていたけど他の予定が無くなったという方も出てきます。そういう人は中々自分の方から「やっぱり出席にしたい」と言い難いものです。こちら側から声をかける事で、出席してくれる事もあります。

宴会は人数が多い方が楽しいですし、せっかくの社内行事であればなるべく参加して欲しいものですよね。ちょっとした一手間をかける事で、沢山の方々に参加してもらえます。

 

失敗しない為に

案内を出す前に最後に確認しておきたいのが日時の設定です。早めに場所を決め、案内文を出すという話をしました。だいたいの人は1ヶ月も前であればまだ予定が入って無く、宴会の予定を先行できます。ですが、役職に付いている人の場合は1ヶ月先でも会議や出張等の予定が既に入っている場合があります。

まず案内文などを出す前に役職に付いている方の予定を確認してみましょう。

確認しても多忙で出席できないという場合もあるかもしれませんが、何の相談も無しに案内を出すよりも相談する事で、ちょっとした心遣いになります。

 

まとめ

幹事の仕事には宴会前と宴会の当日にする事に分かれますが、1番大切なのが如何に沢山の方々に出席して貰えるかだと思います。

どんなに当日楽しい催しを計画したり、気の利いた幹事の仕事が出来たとしても、参加者が少なくては意味がありません。沢山の方々に出席して貰ってこそ楽しい宴会を開けるのではないでしょうか。

それにはやはり案内文が重要と言えてくるでしょう。ビジネスマンらしいきちんとしたマナーのある案内文を作成し、どうしたら沢山の方々に参加してもらえるかを考え、自分だったらどうして貰うと参加しやすいかを考える事で、宴会成功の1歩に近付くのではないでしょうか。