会社や部署、サークルで宴会やイベントの幹事を任されたあなた。
「福利厚生費ってどう使うの？」「経費精算は大丈夫？」「みんなが楽しめる企画ってどうすれば…？」
そんな悩みや不安、ありませんか？

この記事では、福利厚生費を活用した宴会・イベントの企画・準備・運営から、経費精算や注意点まで、幹事さんのためのノウハウを徹底解説します。
チェックリストや進行台本例、成功のコツもたっぷりご紹介。
初めての幹事さんも、もう迷わず、安心して準備ができる内容です。

ぜひ最後までお読みいただき、皆さんのイベントが大成功するお手伝いができれば幸いです。

福利厚生費とは？幹事さんが知っておきたい基礎知識

福利厚生費の定義と目的

福利厚生費とは、従業員の健康維持や生活安定、労働環境の向上を目的に会社が支出する経費のことです。
宴会やパーティーなどの社内イベントも、一定の条件を満たせば福利厚生費として計上できます。

この費用を使うことで、従業員同士のコミュニケーション促進やチームワーク強化、モチベーションアップ、会社への帰属意識の向上といったメリットが期待できます。
イベントは単なる親睦会ではなく、組織全体の生産性向上に直結する大切な経営戦略の一環なのです。

福利厚生費で認められる主な条件

• 全従業員を対象とする（役員や一部従業員だけでなく、雇用形態を問わず平等に利用できること）
• 現金や金券ではなく、現物支給が基本（商品券や現金は給与扱いになる恐れ）
• 社会通念上、妥当な金額であること（一般的には一人あたり5,000円～10,000円程度が目安）

この3点は必須のチェックポイントです。
特に「全員に通知したか」「景品は金券になっていないか」「高額すぎないか」は、税務調査の際も重視されます。

不安な場合は、必ず経理担当者や税理士に相談しましょう。

福利厚生費・交際費・会議費の違い

幹事さんが最も迷いやすいのが「経費区分」です。
宴会費用は、福利厚生費・交際費・会議費のいずれかで処理されますが、それぞれの違いを簡単にまとめます。

• 福利厚生費：全従業員が対象。親睦・慰安目的。金額は常識的な範囲。全額損金算入可能。
• 交際費：取引先や一部従業員が対象。接待・贈答目的。損金算入に上限あり。
• 会議費：会議や打ち合わせが目的。1人5,000円（税抜）まで。全額損金算入可能。

間違った科目で処理すると、税務上のリスク（追徴課税など）がありますので、必ず用途と参加者を明確にしましょう。

企画・準備編：福利厚生費イベントの段取りとコツ

1. 企画立案〜目的の明確化

最初に大切なのは「何のためにイベントを開催するのか」という目的の共有です。
「部署間の交流」「新入社員の歓迎」「一年の労をねぎらう」など、最終目的と下位目標を運営メンバーで話し合いましょう。

目的が曖昧だと、単なる経営層の自己満足や、参加者がしらける会になりがちです。
マンネリ化防止には、事前アンケートを実施し、参加者のニーズを把握するのが効果的です。

• アンケート例：「どんなイベントなら参加したいですか？」「希望する食事内容は？」
• 子育て世代が多ければ家族同伴、若手中心ならeスポーツ大会など、属性に合わせた企画を検討しましょう

2. 幹事チームの役割分担

準備から当日運営、精算まで、すべて一人で行うのは大きな負担です。
2～3人のチームで「企画・会場担当」「連絡・出欠管理」「会計・精算」など役割を明確にし、リーダーを決めて情報共有を徹底しましょう。

役割分担は、作業の抜け漏れ防止だけでなく、若手社員のスキルアップやチームビルディングにもつながります。

3. 予算設定と経費精算ルール

予算は「一人あたりいくら」「景品代は何割まで」など、事前に明確に設定します。
福利厚生費として計上する場合は、領収書の裏に「日時・場所・目的・参加者」を必ず記載しましょう。

経費精算システムを使っている場合は、できるだけ早く入力し、証拠書類と共に提出します。
会費徴収は、釣り銭の用意や、参加費の事前振込なども検討しましょう。

4. 会場選びと予約のポイント

• アクセス（駅からの距離や駐車場の有無）
• 収容人数（余裕を持った席数）
• 設備（マイク・プロジェクター・Wi-Fi・車椅子対応など）
• 食事のアレルギー対応可否
• 下見の実施（初利用の場合は必須）

特にアレルギー対応は、事前アンケートで把握し、ケータリング業者や会場と密に連携しましょう。
グルメプラスの会場予約サービスを活用すれば、幹事さんの負担が大幅に軽減されます。

5. 景品・備品の手配

• 景品は参加者の3割程度が受け取れる数を目安に（例：30人なら10個）
• 高額すぎる景品や金券・商品券は避ける（税務リスク）
• 大きすぎる景品や生ものは持ち帰りに不便なので、目録や景品交換サイトの活用もおすすめ

景品選びは、年代や性別のバランスも考慮しましょう。
「みんなが笑顔になる景品」を意識すると、場が盛り上がります。

6. 参加者への告知と出欠確認

• 日程・場所・会費などは早めに告知し、複数回リマインドを行う
• 出欠確認は「調整さん」や「LINEスケジュール」などのツールを活用
• 回答期限を明確に伝え、未回答者には個別フォロー

正確な情報伝達は、参加率アップと信頼感アップのポイントです。
告知メールの例文や案内状のテンプレートも、事前に用意しておくとスムーズです。

当日編：進行・安全管理・盛り上げの工夫

1. 当日のタイムテーブルとチェックリスト

イベント当日は、幹事が30分前には現地入りし、会場スタッフと最終打ち合わせを行います。

タイムテーブルを運営メンバーで共有し、進行の流れを明確にしておきましょう。

• 会場到着・設備チェック・席次確認
• 備品・景品の最終確認
• 受付（名簿・会費徴収・釣り銭）
• 開会の挨拶・乾杯・歓談・余興
• 飲酒状況の確認（泥酔者や飲酒運転防止）
• 中締め・閉会・忘れ物チェック・会場へのお礼
• 領収書の受領・精算メモの記入

2. 進行司会の台本例とマナー

司会進行は、会の雰囲気を大きく左右します。
完璧を目指す必要はありませんが、台本を作っておくと安心です。

【司会台本例】

• 開会宣言：「本日はご多忙の中ご参加いただき、ありがとうございます。幹事の〇〇です。」
• 目的説明：「本イベントは、部署間の交流と親睦を深めることを目的に開催いたしました。」
• 来賓・上司紹介：「続きまして、〇〇部長よりご挨拶をいただきます。」
• 乾杯発声：「それでは、〇〇課長、乾杯のご発声をお願いいたします。」
• 歓談・余興案内：「ここからは歓談とゲームをお楽しみください。」
• 景品紹介：「ビンゴ大会の景品は、こちらの目録をご覧ください。」
• 中締め・閉会：「皆様のご協力に感謝し、これにて閉会といたします。お気をつけてお帰りください。」

マナーとして、役職やお名前を間違えないこと、明るい声で場を和ませることが大切です。

3. 盛り上がりの工夫：おすすめゲーム・余興案

• アイスブレイク：マジョリティゲーム、外来語禁止ゲーム
• チームビルディング：共通点探しゲーム、社員クイズ
• 定番：ビンゴ大会、ジェスチャーゲーム、イントロクイズ
• プロ派遣：マジシャンや大道芸人のパフォーマンス

ゲームや余興は「全員参加できる」「シンプルで分かりやすい」ものがおすすめです。
役職者の意外な一面をクイズにしたり、内輪ネタばかりにならないよう配慮しましょう。

4. 飲酒トラブル・安全管理の徹底

• ドリンクチケット制やグラス交換制で飲み過ぎ防止
• 水・ソフトドリンクの常時提供
• 飲酒運転防止の事前周知、タクシーチケットの案内
• アルコール検知器による確認（必要な場合）
• 飲酒に関する注意喚起はメールや掲示でも行う

安全第一で、みんなが安心して楽しめる場を作ることが幹事のプロ意識です。

終了後編：精算・報告と次回へのフィードバック

1. 領収書の受領・精算手順

イベント終了後、領収書やレシートを必ず受け取りましょう。
その場で「日時・場所・目的・参加者」などをメモしておくと、経費精算や税務調査にも安心です。

収支の透明性を高めるため、参加者リストや使途メモも添付し、経理担当や上司に提出します。
これは幹事としての大切なマナーです。

2. 収支報告書の作成と共有

• 収入の部（会費、ご厚志など）
• 支出の部（会場費、飲食費、景品代など）
• 余剰金が出た場合は、次回に繰り越すか返金の方法を明記

正確で分かりやすい会計報告は、幹事の信頼性を高めます。
証拠書類も必ず添付しましょう。

3. アンケートによる振り返りと改善

イベント後は、参加者アンケートを実施し、反省点や次回への要望を集めましょう。
「良かった点」「改善点」「次回やってほしいこと」などを聞くと、より良いイベント運営に役立ちます。

幹事チームでも、準備・進行・精算の反省会を行い、ノウハウを蓄積すると、次回はさらにスムーズに進められます。

失敗しないためのポイント・注意点まとめ

• 企画目的を明確にし、運営メンバーで共有する
• 役割分担・ダブルチェックで抜け漏れ防止
• 参加者属性に合わせた内容・景品・食事の工夫
• 複雑なルールより、シンプルで分かりやすい進行
• 安全管理（飲酒・アレルギー・帰宅手段）を徹底
• 経費精算は記録と証拠書類を徹底し、透明性を確保
• アンケートで次回への改善点を把握

失敗しがちな事例としては、

• 目的が曖昧＝参加者がしらける
• 情報伝達のミス＝会場や日時の間違い、参加率低下
• 準備不足＝備品忘れや進行の混乱
• 飲酒トラブル＝会社の信用失墜にもつながる

事前にリスクを洗い出し、運営メンバーで共有・対策しておくことが大切です。

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まとめ：幹事さんのチャレンジが、みんなの笑顔につながる

福利厚生費を活用した宴会やイベントの成功は、「楽しさ」と「安全」の両立がカギです。
経理上のルールを守りつつ、参加者全員が心から楽しめる企画を立て、当日はトラブルなく進行する。
その積み重ねが、会社やチームの一体感を生み、あなた自身の信頼やスキルアップにもつながります。

この記事を参考に、ぜひ「プロ幹事」への一歩を踏み出してください。
あなたのイベントが、みんなの笑顔と感謝であふれることを心から応援しています！