幹事を任されると、会場選びや参加者への連絡など、やることが山積みですよね。
中でも多くの方が頭を悩ませるのが「経費精算」。
「お金の管理でミスしたらどうしよう」「ちゃんと透明性を持って処理できるか不安」
そんなお悩みを抱えたことはありませんか？

この記事では、会社・部署・サークルなどで宴会や会議の幹事を任された方に向けて、
経費精算の基本から、実践的なノウハウ、チェックリストまで徹底解説します。
これを読めば、経費精算の流れからポイント、注意点までバッチリ！
安心してイベント運営に臨めるよう、幹事さんの味方としてお役立ち情報をお届けします。

1. 幹事の「経費精算」その重要性と役割

幹事は単にイベントを盛り上げるだけでなく、
会費や会社からの補助金など、大切なお金を預かる「財務責任者」でもあります。
金銭管理が曖昧だと、参加者からの信頼を失ったり、最悪の場合はトラブルに発展することも。

だからこそ、幹事が経費精算の基本や流れを正しく理解し、
透明性のある会計を行うことが、イベント成功のカギなのです。

1-1. 会計担当の責任と役割分担

イベント規模が大きくなるほど、会計担当の役割は重要度を増します。
「誰かがやるだろう」と曖昧にせず、中心的な人物または信頼できるメンバーに明確に割り振りましょう。

会計担当者の主な責任は以下の通りです。

• 会費や補助金など収入の記録・管理
• 支出（会場費・飲食費・景品代など）の正確な記録
• 参加者全員への会計報告と透明性の確保

準備段階から「誰がいついくら支払ったか」を記録できるチェックリストを用意しておくと、当日の混乱防止にも役立ちます。

2. 準備編：スムーズな精算のための事前設計

2-1. 予算見積もりの実践的手順

まずは予算感をつかみましょう。
宴会や会議の会費相場は、

• 居酒屋・レストラン：1人3,000～5,000円
• ホテル宴会場・大型レストラン：1人5,000～10,000円

が一般的です。

過去の事例や上司・前任幹事に確認し、会社の負担基準も参考にすると安心です。
また、予期せぬ出費（ドタキャンや追加注文）に備えて予備費を組み込んでおきましょう。
景品を用意する場合も、予算内で収める工夫が大切です。

2-2. 会費回収・支払い方法の選択

会費の回収方法には主に次の手段があります。

• 現金集金
• 銀行振込
• 電子決済（PayPay、LINE Pay等）
• 会社経費精算システムでの立替申請

参加者の利便性と幹事の負担軽減をバランスよく考えましょう。
現金は手数料不要ですが、当日バタバタしがち。
銀行振込や電子決済は記録が残り安心ですが、使い慣れない方もいるため事前に周知が必要です。

おすすめは「前払い制」や「キャッシュレス決済」。
当日集金は受付が混乱しやすいため、できるだけ事前に集めると安心です。

2-3. 経費精算のための準備チェックリスト

抜け漏れ防止に、以下のようなチェックリストを作っておきましょう。

• 参加者名簿（支払い状況記録付き）
• 会場・飲食店の見積書・予約確認書
• 予備費・景品予算の設定
• 領収書の宛名・金額・日付の確認
• 会社規定や経理マニュアルの確認
• キャンセル規定の明文化・参加者周知

これがあるだけで、当日も終了後も安心して経費精算に臨めます。

3. 当日編：現場での会計進行とトラブル回避

3-1. 受付での会費回収と管理

当日は参加者リストを活用し、支払済みの人にチェックを入れながら受付を進めます。
未払者がいた場合は、責めるような言い方を避け、丁寧に確認・案内しましょう。

現金集金の場合は「お釣り」「現金管理」に十分注意。
金額が合わず幹事が自腹になる…という失敗例も少なくありません。
事前にキャンセル規定をしっかり決めておくことで、急なトラブルにも冷静に対応できます。

3-2. 経費支出の記録と領収書管理

会場費や飲食費の支払い時は、必ず領収書を受け取りましょう。
この際、

• 宛名（会社名や団体名）
• 金額・日付
• 但し書き（例：「懇親会費として」）

を必ず確認。
「上様」や空欄のままの領収書は、会社の経費精算で認められないことが多いので要注意です。
また、領収書に参加者名をメモしておくと、税務調査時の証拠として有効です。

4. 終了後編：精算・会計報告・信頼の確立

4-1. 迅速な精算と会計報告

イベント終了後は、できるだけ早く精算・会計報告を行いましょう。
基本は翌日、遅くとも3日以内が目安です。
報告書はメールやチャットで「収入」「支出」の明細をしっかり開示します。

例えばこんなフォーマットが便利です。

• 収入：参加費（人数×単価）、会社補助金
• 支出：会場費、飲食費、景品代、その他
• 差額：残金がある場合はその金額

全員が納得できるよう、内訳を明確に記載しましょう。

4-2. 差額（余剰金・不足金）の処理方法

差額（余剰金）が発生した場合、その扱いはとても重要です。
主な方法は、

• 次回イベントへの繰り越し
• 参加者全員への返金（目安：1人1,000円以上なら返金推奨）
• アンケートで商品券や現金で支給

です。
二次会費への流用は、一次会のみ参加した方への配慮から避けましょう。
金銭の扱いは社会的にも厳しい目で見られるため、必ず参加者の意向を確認し、透明性重視で処理しましょう。

5. 実践ノウハウ編：経費精算の勘所と注意点

5-1. 勘定科目の正しい選択と「一人1万円ルール」

会社の経費として申請する場合は、税務上の「勘定科目」を理解することが大切です。
主な分類は以下の通りです。

• 接待交際費：得意先・仕入先など外部関係者への接待
• 会議費：社内外の打ち合わせ・商談時の飲食代（接待目的でない）
• 福利厚生費：全従業員対象の慰労会・懇親会等

「一人1万円ルール」（2024年4月改正）にも注意！
一人あたりの飲食費が10,000円以下なら、原則として会議費や福利厚生費扱いで全額損金算入可能。
10,000円を1円でも超えると全額が交際費となるため、金額設定は慎重に。

5-2. よくある失敗とその回避策

幹事の経費精算でよくある失敗例は…

• 金額の計算ミス（消費税抜きで会費徴収など）
• 領収書の不備（宛名や但し書きが不適切）
• 会社規定違反（上限金額超過や認められない費用の申請）

これらの多くは、マニュアルやチェックリストの未整備、手作業への依存が原因です。
回避のためには…

• 社内の経費精算マニュアルを事前に確認・周知
• 自分用のチェックリストを作成・活用
• キャッシュレス決済や法人カードの活用で履歴管理を徹底

が効果的です。

5-3. 経費精算チェックリスト（例）

準備から終了後まで、幹事さんの経費精算をサポートするチェックリスト例です。

• □ 予算（会費・補助金・予備費）を決定・上司や前任者に確認
• □ 参加者名簿を作成し、集金状況を逐一チェック
• □ 支払い方法・回収フローを決定し、参加者に案内
• □ 会場・飲食店の見積書・領収書の宛名・但し書き確認
• □ 支出明細を記録・レシート保管
• □ 会社規定・経理担当への事前確認
• □ 終了後、速やかに会計報告（収入・支出・差額の明記）
• □ 余剰金が出た場合、参加者全員の意向を確認して処理

このリストを活用すれば、ミスや抜け漏れを防げます。

6. 幹事さんのためのQ&A：よくある疑問にお答え

Q1. 領収書の宛名はどうすればいい？

会社で精算する場合は、必ず「会社名」や「部署名」を記載してもらいましょう。
サークルや親睦会なら団体名でもOKですが、「上様」や空欄は避けてください。

Q2. 余ったお金はどうすればいい？

1人1,000円以上の残金が出た場合は返金が原則。
少額なら次回繰越も可能ですが、必ず参加者の同意を取りましょう。

Q3. 会費の集金は当日現金でも大丈夫？

可能ですが、受付が混雑したり、金額が合わないリスクが高まります。
できれば前払い・キャッシュレス決済を検討しましょう。

Q4. 経費精算の流れを簡単に教えて！

予算決定→参加者から集金→支出記録・領収書保管→イベント終了後に精算・会計報告、が基本の流れです。

7. まとめ：透明性と効率性で「信頼される幹事」へ

経費精算は、幹事さんの信頼を左右する大切な仕事です。
前払い制やキャッシュレス決済の導入、チェックリストの活用、マニュアル確認を徹底することで、ミスやトラブルを防げます。

しっかりと準備し、透明性のある会計を実践すれば、参加者からも「この幹事さんなら安心！」と信頼されること間違いなし。
この記事が、幹事を務める皆さんの心強い味方となり、すべてのイベントが楽しく円滑に進むご参考になれば幸いです。

もし会場選びや幹事の段取りでお困りの際は、グルメプラスの宴会・会議予約サービスもぜひご活用ください。