サークルパーティー幹事さん必見！成功のコツと完全チェックリスト

サークルや会社の宴会、パーティーの幹事を任されて「何から手を付けていいか分からない」「みんなが楽しめる企画になるか不安」「会場選びや進行がうまくできるか心配」——そんな悩みやプレッシャーを感じていませんか？

幹事の仕事は、単なる雑務ではありません。メンバーの満足度やサークルの雰囲気を左右する大切な役割です。

この記事では、サークルパーティーの幹事さんが抱えがちな不安や疑問を解消し、企画・会場探し・進行・事後対応まで「失敗しない段取り」と「成功のポイント」を徹底解説します。

サークルパーティー企画の第一歩：目的と参加者を明確にしよう

なぜ「目的」が全ての出発点なのか？

サークルパーティーは、単なる飲み会ではありません。新歓・追いコン・交流会・勉強会など、目的によって最適な内容は大きく異なります。

目的が曖昧なまま準備を進めると、内容に一貫性がなくなり、参加者の満足度も下がりがちです。

まずは「今回のパーティーの主な目的は何か？」を明確にしましょう。

新メンバー歓迎なら、初対面同士が打ち解けやすいゲームや自己紹介企画を
卒業・送別会なら、思い出や感謝を伝える演出やプレゼントを
交流メインなら、全員が話しやすいレイアウトやチーム対抗戦を

目的を決めることで、その後の会場選びや進行内容もスムーズに決まります。

参加者属性を押さえる：大学生と社会人でこんなに違う！

参加者が大学生中心なら「会費の相場は3,000～4,000円」、社会人サークルなら「4,000～6,000円」程度が一般的です。

学生は予算重視、社会人はスケジュールやアクセス重視など、ニーズも異なります。

メンバーの年齢層や生活スタイルも意識して、無理のない企画を考えましょう。

会場探しで失敗しないためのポイント

会場選びのチェックリスト

会場選びはパーティー成功の半分を占めると言っても過言ではありません。下記のポイントを必ず押さえましょう。

アクセス：駅近・分かりやすい場所か？
人数と広さ：予約人数＋αで余裕を持たせる
予算：飲食代＋会場費＋景品・備品も含めて総額を計算
設備：プロジェクター、マイク、個室、トイレの数と清潔さ
雰囲気：パーティーの目的に合った内装・レイアウトか
飲み放題やコースの内容、アレルギーやベジタリアン対応
キャンセルポリシー：直前のキャンセル料や人数変更の締切

繁忙期（春の歓送迎会、年末年始）は1～2か月前からの予約が必須。

必ず下見をして、実際の雰囲気や席の配置を確認しましょう。

サークルパーティー準備のすべて：幹事の仕事と役割分担

幹事チームの理想的な役割分担とは？

30人規模なら3～6人の幹事チームが理想。役割を分担することで、作業効率も上がり、抜け漏れ防止にも繋がります。

リーダー（総括）：全体進行管理・会場交渉・最終決定
司会：当日の進行、台本作成、余興やゲームの運営
会計：予算作成、会費徴収、支払い、会計報告
記録・広報：写真・動画撮影、案内文作成、SNSやグループ連絡

人数が多すぎると意思決定が鈍るので、適度な規模で。

準備段階のマスターチェックリスト

準備は段階ごとにタスクを分けると抜けがなくなります。

1～2か月前：目的決定／予算案作成／日程調整／会場リストアップ・下見
1か月前：会場予約／企画内容具体化／案内文作成・送付
2～3週間前：出欠最終確認／景品・備品購入／役割分担最終確認
1週間前：進行台本作成／挨拶依頼
前日～2日前：リマインド連絡／会費事前徴収

この流れを押さえておけば、当日の混乱を防げます。

案内文の作り方と例文

案内文は「分かりやすさ」と「参加したくなる雰囲気」が大切です。必須事項は抜けなく記載しましょう。

件名（目的が分かるタイトル）
日時（開始・終了時刻）
場所（店名・住所・地図URL）
会費と徴収方法
出欠締切日と返信方法
キャンセルポリシー
幹事の連絡先

LINE例文（カジュアル）：
【新歓のお知らせ🎉】〇〇サークルの新メンバー歓迎会をやります！みんなでご飯食べながら、ゆるっと交流できればと思ってます！新入生も先輩もぜひ来てね〜！
日時: 〇月〇日（土）18:00〜
会場: 居酒屋〇〇（△△駅すぐ）
会費: 3,000円（当日集めます）
出欠: このグループLINEで〇月〇日までに教えてください！

メール例文（丁寧）：
件名：【出欠確認のお願い】〇〇サークル懇親会のご案内
メンバー各位
お疲れ様です。〇〇サークル幹事の田中です。
この度、メンバー間の親睦を深めるため、下記の通り懇親会を企画いたしました。ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加いただけますようお願いいたします。

記
日時: 202X年〇月〇日（金）19:00～21:00
場所: レストラン△△ (地図: http://…)
会費: 5,000円
お手数ですが、会場準備の都合上、〇月〇日（月）までに、このメールへの返信にて出欠をお知らせください。
※〇月〇日以降のキャンセルは会費が発生しますのでご了承ください。
幹事：田中太郎 (連絡先: 090-XXXX-XXXX)

当日運営のコツと進行台本サンプル

受付から始まる「場づくり」

受付はパーティーの第一印象を決める重要なポイント。20～30分前には会場入りし、スタッフとも最終確認を。

参加者名簿
現金（お釣り含む）
名札・ペン
配布物（プログラム、案内状など）

受付の流れは「挨拶→名簿確認→会費徴収→名札配布→席案内」が基本です。

司会進行台本サンプル

司会台本は進行の命綱。時間配分と流れをしっかり決めておきましょう。

開会の挨拶：「皆様、本日はお集まりいただきありがとうございます！これより、〇〇サークルの懇親会を始めます。本日司会を務めます△△です。よろしくお願いします！」
代表挨拶：「はじめに、部長の〇〇さんよりご挨拶をいただきます。」
乾杯：「それでは、乾杯の音頭を〇〇さんにお願いします。皆様、グラスのご準備をお願いします！」
歓談・食事：「しばらくの間、お食事とご歓談をお楽しみください。なお、30分後よりゲーム大会を始めますので、お楽しみに！」
ゲーム・余興：「さて、お食事の途中ですが、ここでお楽しみのゲームの時間です！」
締めの挨拶：「宴もたけなわではございますが、お時間となりましたので、〇〇さんに締めの挨拶をお願いします。」
閉会と二次会案内：「本日はありがとうございました！これにてお開きとします。この後、二次会を△△で予定していますので、参加される方は入口にご集合ください。お忘れ物のないよう、お気をつけてお帰りください。」

台本は紙でもスマホでもOK。担当者と共有しておきましょう。

盛り上げるためのゲーム・アイスブレイク集

パーティーの目的に合わせて、盛り上がる企画を用意しましょう。

他己紹介：ペアでインタビューし合い、相手をみんなに紹介する
嘘・ホントゲーム：自己紹介に一つだけ嘘を混ぜ、どれか当てる
共通点探し：チームでできるだけ多くの共通点を探す
以心伝心ゲーム：「〇〇といえば？」というお題にチーム全員で同じ答えを目指す
NGワードゲーム：自分のNGワードを知らずに会話し、言ってしまうと脱落
ジェスチャーゲーム：言葉を使わずにお題を伝える定番ゲーム

内向的な人や初対面が多い場合は、個人戦よりチーム戦や全員参加型の企画を選ぶと安心です。

安全管理は幹事の最重要任務

楽しいだけでなく「安全」も大切です。特に飲酒を伴う場合は、幹事の責任が問われます。

未成年の飲酒絶対禁止（席を分ける、ソフトドリンク充実など物理的対策も）
イッキ飲み、飲酒強要の禁止（パーティー開始時に宣言）
体調不良者の管理（酔いつぶれた人は必ず横向きに寝かせ、危険を感じたら即119番）
監視役（シラフ役）を幹事チーム内に必ず1人は置く

「楽しさ」と「安全」は両立してこそ、真の成功です。

パーティー終了後の対応とマナー

会計報告で信頼アップ

パーティー終了後は、なるべく早く会計報告を。

収入（会費×人数）
支出（会場費、景品代、備品代など）
余剰金や不足金の扱い（繰越、追加徴収など）
領収書写真の添付も推奨

会計報告テンプレート例：
【〇〇パーティー会計報告】
参加者の皆様、先日はお疲れ様でした！〇〇パーティーの会計報告です。
＜収入の部＞
会費： 5,000円 × 20名 = 100,000円
合計： 100,000円
＜支出の部＞
会場費： 95,000円
景品代： 3,500円
合計： 98,500円
＜残金＞
1,500円（次回の活動費に繰越）
領収書は別途保管していますので、確認したい方は幹事までご連絡ください。

写真共有とプライバシーマナー

写真の共有は楽しい思い出を分かち合う大切な時間ですが、プライバシー配慮は必須です。

SNS投稿やタグ付けは必ず本人の許可を得る
LINEアルバムは保存期間がなく便利だが、全員が編集・削除できる点を周知
高画質保存が必要な場合は「オリジナル画質」で個別送信を
動画はLINEアルバム不可、別途クラウドサービス利用を
グループチャット等で共有する際も「写真共有していい？」と一言確認を

思い出を守るためにも、事前の声かけやバックアップも忘れずに。

よくある失敗とその回避ポイント

会場選びの失敗

「駅から遠い」「狭すぎた」「雰囲気が合わなかった」など、会場選びの失敗は満足度を大きく下げます。

遅くとも1か月前には予約
下見でアクセス・広さ・雰囲気を必ず確認
繁忙期は早めに動く

グダグダな進行

「乾杯までが長い」「歓談だけで間が持たない」「締めが曖昧」——これらは全て進行台本不足が原因です。

詳細なタイムテーブルと司会台本を事前作成
挨拶や余興担当には早めに依頼
二次会の場所も決めておくとスムーズ

会計トラブル

「当日集金で混乱」「会費が足りない」などのトラブルは信頼を損ないます。

できるだけ事前徴収
受付時に全員分をリストで管理
会計担当は必ず2名体制が安心

盛り上がり不足

「ただ食べて飲むだけで退屈」にならないよう、必ず交流ゲームやアイスブレイクを組み込みましょう。

景品があると参加意欲もアップします。

サークルパーティー成功のための黄金ルール

ルールや説明は1分以内で理解できるシンプルさが大切
開始・終了時間は厳守し、安心感を
全員が楽しめる内容と安全管理を両立
準備～終了後まで、チェックリストを活用し抜け漏れ防止
困ったらグルメプラス等の予約サービスを活用して効率化

まとめ：幹事の工夫がサークルの絆を深める

サークルパーティーの成功は、明確な目的設定、周到な準備、当日の的確な運営、そして誠実な事後対応というプロセスの積み重ねで生まれます。

幹事の役割は多岐にわたりますが、最も大切なのは「全員が心から楽しめる場」「誰もが安心して過ごせる時間」をつくること。

この記事で紹介した手順やチェックリスト、ノウハウを活用し、あなたのサークルにとって忘れられない素晴らしいひとときを実現してください。

「幹事をやって良かった！」と思える経験を、ぜひ手に入れてくださいね。