会社の宴会や送別会、サークルのパーティーなど、幹事を任されると「どう盛り上げよう？」「みんなの心に残る演出がしたい！」と悩む方も多いのではないでしょうか。

特に最近は、物理的に集まれない方の思いも届けられる「ビデオメッセージ」が人気ですが、
「どんな流れで準備したらいいの？」「当日うまく再生できるか心配…」と不安も尽きません。

この記事では、そんな幹事さんのお悩みに寄り添いながら、ビデオメッセージの企画・準備・当日の進行・終了後のマナーまで、
実践的なノウハウとチェックリストを徹底解説します。

これを読めば、初めてでも安心してビデオメッセージ企画を成功させられます！

1. ビデオメッセージ活用の魅力と幹事さんの役割

1-1. なぜ今「ビデオメッセージ」が選ばれるのか？

ビデオメッセージは、単なる余興の枠を超え、イベントの成功に欠かせない演出となっています。

その最大の魅力は、会場に来られない人の思いも形にできること。
遠方の同僚や、育休中の仲間、退職した先輩など、参加できない方からの温かい言葉が加わることで、会場は一気に感動の渦に包まれます。

さらに、ビデオは事前に編集や確認ができるため、スピーチや余興と比べて当日のトラブルを減らせる実務的なメリットも。
「再生ボタンを押すだけ」と思われがちですが、実は企画から上映まで、幹事さんの細やかな段取りがイベントの成否を左右します。

1-2. 幹事さんは「プロジェクトマネージャー」！役割分担がカギ

ビデオメッセージ企画を成功させるには、幹事さんが「プロジェクトマネージャー」として全体を指揮するつもりで取り組むことが大切です。

もし幹事チームが複数人いる場合は、次のように役割分担すると効率的です。

• 全体指揮： 企画立案・スケジュール管理・主催者との調整
• 対人交渉： 出席者管理・メッセージ依頼・進捗管理
• 技術管理： 素材収集・動画編集・機材管理・会場との調整
• 当日運営： 司会進行・映像音響操作・受付・写真撮影

それぞれの得意分野を活かして分担することで、作業の効率化とトラブル防止につながります。

2. 企画・準備編：ビデオメッセージの流れと手順

2-1. 企画立案と構成づくり

まずは、イベントの「目的」と「伝えたいメッセージ」を明確にしましょう。
例えば、

• 結婚式なら…出会い〜現在までの軌跡を時系列で
• 誕生日や送別会なら…幼少期や思い出の写真＋応援メッセージ
• 会社の歓送迎会なら…同僚からのエールや感謝の言葉

動画全体の長さは3〜5分程度がベスト。
長くても10〜15分以内に収めましょう。
出演者が多い場合は、1人あたりの持ち時間を30秒程度に設定し、事前に伝えておきます。

これにより、ダラダラと長くなったり、途中で飽きられる心配を防げます。

2-2. 素材集めと依頼のコツ〜「マイクロマニュアル」を活用しよう

ビデオメッセージのクオリティは、集める素材の質で決まります。
複数の人が別々に撮影する場合、画質や音質、画角などがバラバラになることも。
そこで幹事さんは、参加者全員に「撮影依頼チェックリスト（マイクロマニュアル）」を配布しましょう。

主なチェック項目は次の通りです。

• 画角： スマホは必ず横向きで撮影（プロジェクターやテレビは横長のため）
• 音声： 静かな場所で、大きな声ではっきり話す（雑音・風の音に注意）
• 時間： 録画開始・終了時に3〜5秒の無言時間を入れる（編集しやすくするため）
• データ共有： LINEなどのSNSではなく、クラウドや大容量ファイル転送サービスを利用（画質劣化防止）
• 内容： 簡潔で心に響く言葉を選ぶ（例文を用意しておくと安心）
• 服装： イベントに合った服装。主役より目立たない・全身白や黒、カジュアルすぎは避ける

このガイドを渡しておくと、素材のバラつきを最小限に抑えられます。
「例文」や「マナー」も添えておくと、参加者も安心して協力してくれます。

2-3. 編集と技術的な準備

集まった動画や写真を編集して、完成ムービーを作成します。
編集は自分で行う（DIY）か、プロに依頼するかで、費用や手間が大きく異なります。

• 自作（DIY）： 費用は無料〜素材費のみ。期間は1週間〜1ヶ月。手間は多め。
• 編集だけ依頼： 2,500円〜55,000円/本。1〜2週間。
• 企画・撮影・編集すべて依頼： 28万円〜55万円/本。1〜3ヶ月。

自作の場合は、編集ソフト（無料の「iMovie」「DaVinci Resolve」など）を活用しましょう。
BGM選びは必ず「著作権フリー」の音源を使い、利用規約も確認しておきます。
市販曲の無断使用はNGですので要注意。

また、会場での再生環境（プロジェクターや音響設備）に合わせて、動画のアスペクト比（16:9が基本）やファイル形式（MP4推奨）を確認しておきましょう。

3. 当日編：スムーズな進行とチェックリスト

3-1. 会場での最終チェックリスト

ビデオメッセージが完成したら、いよいよ当日。
「再生できない」「音が出ない」「画面が見えづらい」といったトラブルを防ぐため、
必ず会場スタッフと一緒に事前テストを行いましょう。

主なチェック項目は次の通りです。

• 映像： プロジェクターの明るさ・スクリーンの位置やサイズ・アスペクト比
• 音響： 音量バランス・スピーカーの位置・雑音の有無
• 接続： HDMI/VGA端子・ケーブルの長さ・電源の確保
• データ： ファイル形式（MP4推奨）・データの重さ・会場PCへの事前コピー

事前準備を怠ると、せっかくの感動が台無しになることも。
「必ず前日までにリハーサル」を合言葉にしましょう。

3-2. 上映タイミングと司会進行のポイント

上映のタイミングは、ゲストがリラックスしている歓談中や、食後のデザートタイムがベストです。
司会者と連携し、上映前にゲストの注目を集めるひと言を用意しておきましょう。

司会進行台本例：

「皆様、お食事とご歓談をお楽しみいただいておりますところ恐縮ですが、
この度、遠方からも温かいメッセージが届いております。
スクリーンにご注目いただき、心温まるサプライズムービーをお楽しみください。」

このような導入で、ゲストの期待感を高め、感動の雰囲気を一層盛り上げられます。

4. 終了後編：感謝と「思い出の共有」でプロ幹事に！

4-1. お礼メールで感謝を伝える

イベント終了後は、主催者や協力者、メッセージ出演者に改めて感謝を伝えましょう。
ひと手間かけたお礼メールは、関係者との信頼関係を深め、次のイベントにもつながります。

主催者（例：新郎新婦）へのお礼メール例文：

「〇〇さん、〇〇さん、改めましてご結婚おめでとうございます。
この度は、お二人の大切な日の幹事を務めさせていただき、大変光栄です。
皆様からの温かいメッセージに包まれ、とても感動的な時間となりました。
ご協力、本当にありがとうございました。お二人の末永いお幸せを心よりお祈り申し上げます。」

参加者へのお礼メール例文：

「〇〇さん、この度はご多忙の中、ビデオメッセージにご協力いただき誠にありがとうございました。
〇〇さんの温かい言葉のおかげで、動画がとても素晴らしいものになりました。
イベントが成功したのも、皆様のお力添えあってこそです。本当にありがとうございました。」

4-2. 写真・動画の「思い出共有」も忘れずに

イベントで撮影した写真や動画は、参加者全員の宝物。
終了後は、大容量ファイル転送サービスやクラウド共有アプリを使って、
全員が簡単にダウンロードできるようにしましょう。

おすすめのサービス例は以下の通りです。

• Googleフォト： 無料で15GBまで保存可能。AI分類や編集機能も便利。
• 30days Album： パスワード付き・期間限定で安心して共有できる。
• PartyMeister： 会場のテレビにリアルタイムで写真表示も可能。

それぞれメリット・デメリットがあるので、イベントの規模や参加者層に合わせて選んでみてください。

5. ビデオメッセージ制作の「よくある失敗」とその解決策

ビデオメッセージ企画では、次のような失敗がよく起こります。
事前にチェックポイントを押さえておけば、トラブルを未然に防げます。

• 画質が粗い： SNS経由で素材を集めた（LINEは自動圧縮される）
  →「横向き撮影＋クラウド共有」を徹底
• 音声が聞き取りにくい： 雑音の多い場所や声が小さい
  →「静かな室内＋大きな声」を依頼
• メッセージ同士のつなぎが不自然： 撮影前後に間がない
  →「3〜5秒の無言時間」を事前に指示
• 上映時間が長すぎる： 持ち時間を決めていなかった
  →「人数×30秒」など事前設定
• 著作権侵害： 市販曲を無断使用
  →「著作権フリーBGM」利用＆規約チェック

これらのポイントを「ビデオメッセージチェックリスト」として、企画〜当日まで何度も見返すことで、クオリティと安全性を両立できます。

6. まとめ：ビデオメッセージでイベントを「感動の場」に！

ビデオメッセージの企画・準備・運営は、一見大変そうですが、
本記事で紹介した手順やチェックリストを活用すれば、初めてでも安心して進められます。

大切なのは、細やかな計画と参加者への思いやり、そして「みんなに喜んでもらいたい！」という幹事さんの情熱です。

あなたの手で、会場に一体感と感動を生み出す素晴らしいイベントを創りましょう。
もし会場選びや進行で迷ったら、グルメプラスの会場検索・予約サービスもぜひご活用ください。

幹事さんの成功を心より応援しています！