会社の飲み会や部署の懇親会、サークルのイベントなど、幹事を任されると「何から手を付ければいいの？」「準備や連絡が大変すぎる…」「当日のトラブルが怖い」と不安になる方は多いのではないでしょうか。

参加者の日程調整、会場選び、出欠確認、会費の精算、進行台本の作成など、やることは山積み。アナログな管理だと情報の抜け漏れや計算ミスも起きがちで、ストレスやトラブルの原因にもなります。

そんな幹事さんの強い味方が「アプリ管理」。この記事では、宴会や会議の幹事業務をデジタルで効率化し、イベント成功へ導く実践ノウハウを徹底解説します。

なぜ今「アプリ管理」が幹事業務の新常識なのか？

従来の幹事業務は、紙のメモや口頭連絡、Excel管理などアナログ中心でした。その結果、

• 日程調整や出欠確認が煩雑で時間がかかる
• 会場予約や会費集計でミスが発生しやすい
• 担当者によって進捗が分かりづらく、属人化しやすい
• トラブル発生時の対応が後手に回る

といった課題がありました。

しかし、イベント管理アプリやタスク管理アプリを導入すれば、

• タスク・進行状況がリアルタイムで見える化
• 出欠や会費の自動集計でミス激減
• 情報共有がスムーズで、チーム連携も強化
• 当日・終了後まで抜け漏れのない運営

が実現できます。幹事の負担を減らし、参加者の満足度もアップ。今や“アプリ管理”は幹事業務の新常識です。

幹事業務の全体像と「アプリ管理」の流れ

幹事の仕事は、企画・準備→当日運営→終了後フォローまで多岐にわたります。
各フェーズで適切なアプリを活用することで、効率と安心感が段違いに向上します。

ここからは、各工程ごとに「アプリ管理」のやり方・コツ・注意点を解説します。

【準備編】アプリで抜け漏れゼロ！宴会・会議の段取りチェックリスト

1. タスク管理・日程調整：最初の関門を突破

まずは全体の流れを整理し、やるべきことを「時系列」で見える化しましょう。
おすすめはNotionやTodoistなどのタスク管理アプリ。

• イベントの目的・コンセプト決定
• 幹事チームの結成と役割分担
• 日程調整（調整さん、LINEの日程調整機能など）
• 会場選定・予約
• 参加者への案内・出欠確認
• 余興・進行台本の作成

こうしたタスクをアプリでリスト化し、進捗を管理するのが「アプリ管理」の基本です。

日程調整は、参加者の「回答率アップ」がカギ。普段使い慣れたLINEや、URL送信だけでOKな調整さん・Doodleなどを使いましょう。
候補日は平日夜・週末昼など複数用意し、相手の都合に配慮するのがコツです。

2. 参加者管理・出欠確認：情報を一元化

出欠確認もアプリで行えば、集計ミスや連絡漏れを防げます。

• LINEの「イベント」機能は、開催日時が決まっている場合に便利
• PeatixやEventRegistは、企業イベントや有料イベントで一元管理が可能
• 調整さんは、アプリ不要＆URL送信だけでOK

出欠状況はアプリ上で一目瞭然。未回答者には自動でリマインドできるサービスもあります。

ただし、LINEでは本名が分からない/詳細アンケートができないなどの注意点も。大規模イベントや事前決済が必要な場合は、PeatixやEventRegistなど専門アプリの利用が安心です。

3. 会場選定・予約：アプリで納得の会場探し

会場選びは、参加者の満足度を左右する重要ポイント。
食べログ・Rettyなどの口コミアプリで「予算」「アクセス」「料理ジャンル」「個室有無」などを比較検討しましょう。
大人数や特殊な会場が必要な場合は、「スペースマーケット」などの会場特化型サイトが便利です。

予約後は、LINEグループや共有カレンダー（Googleカレンダー、TimeTree等）で会場情報を全員に周知。
情報の「散在」を防ぐのが、アプリ管理のコツです。

4. 失敗事例と対策：ドタキャン防止のアプリ活用

幹事の悩みNo.1は「ドタキャン」。
これを防ぐには、

• PeatixやEventRegistの事前決済機能を活用
• イベント前日・当日にリマインド連絡（LINEやメール）
• キャンセル規定（何日前まで返金可など）を案内時に明示

が有効です。アプリの自動リマインドや、件名に【明日】【本日】と入れる工夫も効果的です。

【当日編】受付・進行・会計も「アプリ管理」でスムーズ運営

1. 受付・チェックイン：混雑ゼロの入場管理

受付はイベントの「顔」。紙リストだと混雑や漏れの原因に。
EventRegistやPeatixは、参加者に発行されたQRコードをスマホで読み取るだけでチェックイン完了。
リアルタイムで入場状況が確認でき、受付ミスや混乱を防げます。

2. 進行管理と台本：幹事の言葉で場を盛り上げる

進行台本（タイムテーブル）は、GoogleドキュメントやNotionで作成・共有すると便利。

• 開会・乾杯の挨拶（例文：本日はご参加いただきありがとうございます。皆様と素敵な時間を過ごせることを楽しみにしています！）
• 歓談・余興のタイミング
• 締めの挨拶（例文：本日はご参加いただきありがとうございました。引き続きよろしくお願いします！）

を時系列で記載し、幹事チーム全員で共有しましょう。

音響や会場担当者にも事前に台本を渡しておくと、連携ミスを防げます。

3. 会計・精算：割り勘アプリでトラブル知らず

会費精算は、人間関係のトラブルの火種になりがち。
LINE PayやPayPay、Nowa、Walimo、groupayなどの割り勘アプリを使えば、

• 請求・支払いの自動化
• 不均等割り勘（飲む人・飲まない人など）にも対応
• 支払い状況の可視化

が簡単にできます。事前に「支払い方法・端数処理ルール」を共有し、当日会場で精算すれば、回収率も大幅アップ！

【終了後編】お礼・振り返りもアプリで完結！幹事の信頼を高めるプロのマナー

1. お礼連絡：心のこもったフォローアップ

イベント終了後は、当日または翌日中にLINEやメールでお礼を伝えましょう。
「余興が盛り上がった」「料理が美味しかった」など、印象的なエピソードを添えると好感度がアップします。
（例文：昨日はご参加いただきありがとうございました。皆様のおかげで余興も大盛り上がりでした！次回もぜひご参加ください。）

2. 振り返り・改善：次回に活かすチーム運営

幹事チームでの振り返りも、タスク管理アプリの「振り返り」機能や共有ドキュメントを活用しましょう。
「良かった点」「困った点」「次回への提案」などを記録・共有し、改善策を明確にすることで、次回はさらにスムーズな運営が可能になります。

【実践チェックリスト】幹事のためのアプリ管理フロー（時系列）

以下のチェックリストを活用し、抜け漏れゼロの幹事業務を目指しましょう。

• 2ヶ月前：企画立案、幹事チーム結成（Notion、Chatwork）
• 1ヶ月前：日程調整、会場選定・予約、参加者告知（調整さん、LINE、食べログ）
• 2週間前：会場予約確定、余興・景品準備、最終人数確認（OpenTable、LINE）
• 1週間前：進行台本作成、役割確認（Googleドキュメント）
• 前日：最終リマインド連絡、当日の役割分担確認（LINE、メール）
• 当日：受付・チェックイン、進行、会計（EventRegist、Peatix、LINE Pay）
• 終了後：会費精算、お礼連絡、振り返り（Nowa、Walimo、タスク管理アプリ）

各タスクをアプリで管理し、幹事チーム全員で進捗を共有するのが成功のポイントです。

【アプリ選びのポイント】目的・規模・参加者層による最適化

アプリ選びは「目的」「イベント規模」「参加者のITリテラシー」に合わせて最適化しましょう。

• 小規模・身内イベント：LINE、調整さん、LINE Pay
• 中～大規模・社外イベント：Peatix、EventRegist、スペースマーケット
• 会費精算を簡単に：LINE Pay、PayPay、Nowa、Walimo、groupay
• タスク・進行管理を徹底：Notion、Googleドキュメント、Todoist

参加者が普段から使い慣れているツールを選ぶと、回答率や協力度もアップします。

【アプリ管理のコツ・注意点】幹事成功のためのプロの知恵

最後に、幹事業務を円滑に進めるための「コツ」と「注意点」をまとめます。

• タスクは「時系列」で細分化し、デジタルチェックリストで進捗管理
• 情報共有はアプリで一元化し、属人化・情報の散在を防ぐ
• リマインダーや自動集計機能を活用し、抜け漏れ・ミスを防止
• 支払い方法・端数処理・キャンセル規定は事前に周知
• お礼や振り返りもアプリで記録・共有し、次回に活かす

また、「人と人をつなぐ」という幹事の本質的な役割を意識し、アプリ管理を「効率化の道具」として上手に使いこなしましょう。

まとめ：アプリ管理で幹事の仕事が「楽しく」「誇れる」ものに！

幹事業務は大変ですが、アプリを活用した「アプリ管理」を取り入れれば、情報の整理・共有・自動化が進み、負担が劇的に減ります。
その分、企画や参加者との交流など「本当に大切な部分」に集中できるようになります。

この記事で紹介したノウハウとチェックリストを参考に、あなたらしい幹事スタイルを確立してください。
そして、もし会場探しや企画運営に迷ったら、グルメプラスのような専門サービスの活用もおすすめです。

幹事の皆さんが「やってよかった！」「また幹事を任されたい！」と思えるような、最高のイベント運営を応援しています。