「合同忘年会の幹事、どうやって進めればいいの？」
「部署が多くて調整が大変…何から手をつけたら？」
「当日の進行や挨拶、マナーも心配…」

年末恒例の忘年会。その中でも複数部署や会社、サークルが一堂に会する「合同忘年会」は、幹事さんにとっては一大プロジェクトです。
業務調整、会場選び、進行、余興、会計…考えることは山積み。「失敗できない！」というプレッシャーに、夜も眠れない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、そんな幹事さんの不安や疑問を解消し、合同忘年会を大成功に導くためのポイント・ノウハウ・段取りを、チェックリストや例文も交えて徹底解説します。
「みんなに喜ばれる忘年会」を実現するために、ぜひ最後までご活用ください。

合同忘年会とは？──その意義と幹事の役割

合同忘年会は、単に一年の労をねぎらう場ではありません。
部署や会社、サークルなど、異なるチーム同士が集まることで、普段は見えない一面を知り、相互理解や組織の結束を深める絶好の機会です。

このイベントを成功させるには、主役や参加者全員が心から満足できる「場づくり」が幹事の最優先事項となります。
幹事は「イベント運営者」であると同時に、企業文化や組織風土を体現する「戦略的なキーパーソン」でもあるのです。

大規模な合同忘年会では、以下のような役割分担が欠かせません。

• 全体幹事（統括・調整）
• 司会進行
• 会計担当
• 余興・ゲーム担当
• 受付・案内係

各担当が協力し合うことで、スムーズな進行とトラブル防止が実現できます。
また、会場選定から終了後のフォローまで、幹事の責任は多岐にわたります。
計画性・コミュニケーション能力・リスク対応力が問われる、大切なポジションです。

【準備編】合同忘年会の流れと段取りチェックリスト

全体スケジュールの把握

まずは全体の流れを把握し、抜け漏れのない準備を進めましょう。
以下は、合同忘年会の一般的な段取りチェックリストです。

• 日程調整（重役・主要メンバーの予定優先）
• 会場選定・予約（下見・設備確認・キャンセル規定もチェック）
• 参加者リスト作成・出欠確認
• 予算決定・会費設定・経理対応
• 挨拶・乾杯・中締め等の依頼
• 余興・ゲーム・景品の準備
• 案内メール・地図・注意事項の配布
• 名札・受付準備
• 進行表・司会台本の作成
• 当日の備品準備（マイク、プロジェクター等）
• 終了後の精算・お礼メール・会計報告

「合同 忘年会 チェックリスト」として、事前に印刷しておくと安心です。
特に大人数の場合は、タスク分担や進捗管理が重要。幹事チーム内で役割を明確にし、進捗を定期的に確認しましょう。

日程調整のコツ

日程調整は、実は最初のハードルです。
重役や主要メンバーの予定を最優先し、候補日を複数用意しましょう。
「調整さん」や「伝助」などの無料日程調整ツールを使うと、参加可否が一目で分かり便利です。

また、年末は混み合うため、早めの調整・予約が必須です。

会場選び・予約のポイント

会場は、合同忘年会の「満足度」を大きく左右します。
以下の点を「合同 忘年会 チェック項目」として必ず確認しましょう。

• 予算：一人あたり1万円程度が目安。料理・飲み放題・景品代を含めて計算
• アクセス：会社や駅から徒歩圏内。二次会への移動もスムーズな場所
• 座席：人数に対して十分な広さ。年配者には椅子席を優先
• 設備：マイク、プロジェクター、スクリーン、喫煙所などの有無
• 清潔感・動線：下見で店内の清潔さやトイレ、動線を確認
• キャンセル規定：急な人数変更に対応できるか

グルメサイトの写真だけで決めず、必ず下見を。
また、グルメプラスなどの宴会専門予約サービスを活用することで、条件に合った会場を効率よく探せます。
会場選びに迷ったら、プロのサポートも検討しましょう。

参加者ヒアリングとリスク管理

参加者には、アレルギーや食事制限、余興への参加可否、苦手なことなどを事前にヒアリングしましょう。
これにより、全員が安心して楽しめる場づくりが可能になります。

また、アルコールハラスメントやセクシャルハラスメントのリスクにも注意が必要です。
飲みすぎやトラブルを防ぐため、幹事自身が率先して節度を持った行動を心がけましょう。

【企画・準備編】挨拶・余興・景品の選び方とコツ

挨拶・司会の依頼と例文

挨拶は会の格式を保ち、参加者全員の気持ちを引き締める大切な役割です。
依頼は早めに行い、持ち時間や話す内容も明確に伝えておきましょう。
一般的なマナーとしては、開会挨拶は最上役職、乾杯は3番目、中締めは2番目の方に依頼します。

以下、実際に使える例文をご紹介します。

開会挨拶 例文

「本日はお忙しい中、各部署の皆さまにお集まりいただき、誠にありがとうございます。
一年間のご尽力に感謝し、皆さまのご健康と今後のご活躍を祈念して、盛大に楽しみましょう。」

乾杯挨拶 例文

「皆さま、一年間本当にお疲れさまでした。
本日は部署の垣根を越えて交流を深め、大いに盛り上がりましょう！
それでは、ご唱和ください。乾杯！」

中締め挨拶 例文

「本日はご参加いただき、ありがとうございました。
来年も皆さまにとって素晴らしい一年となりますよう、心よりお祈り申し上げます。」

司会進行台本のポイント

司会進行は、会の盛り上がりを左右する重要な役割です。
「合同 忘年会 台本」として、開会～乾杯～余興～中締め～閉会までの流れを明記した進行表を用意しましょう。

ポイントは、

• 声は明るくハキハキと
• 冗長にならず簡潔に
• 場の空気を読み、無理に笑いを取ろうとしない
• 人を傷つけるようなジョークは絶対NG

当日の進行ミスを防ぐため、台本は複数部用意し、担当者全員で共有しておきましょう。

余興・ゲームの選び方

余興は、参加者の年齢層や職場文化に合わせて選びましょう。
大人数で一体感を高めるなら、チーム対抗戦が効果的です。
以下はおすすめの余興例です。

• 以心伝心ゲーム：お題に対し、チームで答えを一致させる
• ジェスチャーゲーム：言葉を使わず身振りで伝える
• イラスト伝言ゲーム：絵でお題を伝え、最後に何だったか当てる
• 社内クイズ大会：社内「あるある」や業務ネタで盛り上げる
• ビンゴ大会：豪華景品で期待感アップ
• 利き〇〇チャレンジ：味覚・嗅覚で競うゲーム

準備が難しい場合は、イベント会社に委託するのも一案です。
マグロ解体ショーや謎解きゲームなど、プロに頼むことで非日常感を演出できます。
参加者の「やってみたい」「楽しかった」という声が次回へのモチベーションにつながります。

景品・ギフトの選び方と注意点

景品は、参加者の満足度を大きく左右します。
予算が限られている場合は、グルメカタログギフトや人気スイーツ。
余裕があれば家電・旅行券などもおすすめです。

ただし、金券や商品券は福利厚生費として認められず、給与扱いとなる場合があるので、経理担当と事前確認しましょう。

【当日編】合同忘年会の進め方と運営のコツ

受付・開会までの流れ

幹事は、参加者より20～30分早く会場入りし、担当者と最終確認を行いましょう。
受付では、名簿・名札・会費のお釣りを準備し、スムーズな誘導を心がけます。

名札には部署名や趣味を記入してもらうと、初対面同士でも自然な会話が生まれやすくなります。

進行表（タイムスケジュール）の活用

「合同 忘年会 流れ」をタイムテーブル化し、

• 開会挨拶
• 乾杯
• 歓談・食事
• 余興・ゲーム
• 中締め
• 閉会

など、時間ごとに区切っておきましょう。
進行が遅れないよう、料理の提供状況や歓談の盛り上がりを見て、臨機応変に調整することが大切です。

幹事の当日立ち回りポイント

幹事が「自分が楽しむ」よりも「参加者が楽しんでいるか」に意識を向けましょう。

• 一人でいる人がいないか、気を配る
• 飲み物が切れていないか、スタッフと連携
• トラブル・体調不良者がいないか、常に目を配る
• 幹事自身は飲みすぎない

また、アルコールハラスメントや酔った勢いのトラブル防止も重要です。
安全・快適な場を守ることも幹事の大切な役割です。

【終了後編】合同忘年会の締めと事後フォロー

会計・精算の進め方

会計は、締めの挨拶前に済ませておくのが安全です。
出席者名簿、お釣り用の現金、領収書やインボイスも忘れずに準備しましょう。
会社が費用を負担した場合は、経理担当への会計報告も必須です。

余剰金や不足金がないかを確認し、領収書の写しを添えて報告すると信頼度が上がります。

お礼メール・事後対応のコツ

翌朝までには、参加者全員へお礼メールを送りましょう。
「合同 忘年会 例文」として、以下のような内容がおすすめです。

件名：昨夜の合同忘年会へのご参加ありがとうございました
本文：
「昨日はご多忙の中、合同忘年会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
皆さまのおかげで、盛況のうちに終えることができました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
（集合写真の共有リンクや、手伝ってくれた方への個別お礼も添えると丁寧です）」

また、翌日出社時には、直接お礼を伝えることで、より深い信頼関係を築くことができます。
終了後の対応は、幹事の「プロフェッショナル度」を高める大事なポイントです。

【実践ノウハウ】交流を促す工夫と失敗例の回避策

交流を促すための工夫

合同忘年会の最大の価値は「普段接点のない人同士が交流できること」です。
そのための工夫をいくつかご紹介します。

• シャッフル配置：部署・役職・世代をミックスした座席にする
• 名札に趣味や出身地を記入してもらう
• チーム対抗ゲームでチームワークを育む
• 全員参加型のクイズやビンゴで一体感を

これらの仕掛けで、「楽しかった」「普段話せない人と話せた」という満足感が生まれます。
その体験が、翌年の業務やサークル活動にも良い影響を与えてくれるはずです。

よくある失敗例とその回避策

どんなベテラン幹事でも、油断は禁物です。
「合同 忘年会 注意点」として、失敗例と回避策をまとめました。

• 会場・予約の失敗：
  案内された住所に店がない、予約人数が違うなどの初歩的ミス。
  → 下見・予約内容の最終確認、案内メールに目印の記載で予防。
• 進行上の失敗：
  幹事が飲みすぎて進行が杜撰、景品の準備忘れ。
  → 幹事は飲みすぎず、進行表や備品リストを活用。
• トラブル対応不足：
  ハラスメントや体調不良者への対応が遅れる。
  → 幹事チームで役割分担し、常に目配りを。

「自分も楽しむ」より「みんなが楽しんでいるか」に意識を置きましょう。
それが、合同忘年会を成功に導く最大のコツです。

まとめ──幹事さんの努力が、組織をひとつにする

合同忘年会の幹事業務は、単なるタスク管理ではありません。
参加者全員に「今年一年頑張ってよかった」と思ってもらい、組織の一体感を生み出す「ホスピタリティ」の集大成です。

本稿で紹介した「合同 忘年会 準備」「進行のコツ」「交流を促す工夫」「失敗例の回避策」を実践すれば、幹事初心者でも必ずや素晴らしい会を実現できます。
会場探しや予約で迷った際は、グルメプラスのような専門サービスもぜひご活用ください。

あなたのひと手間が、参加者の笑顔と来年の組織の飛躍につながります。
自信を持って、幹事の役割を楽しんでください！