「ホワイトデー パーティーを任されたけど、何から手を付ければいいのか分からない…」「参加者全員が楽しめる会にしたいけど、準備や進行で失敗したくない…」

そんな不安や疑問を抱える幹事さんへ。

本記事では、会社や部署、サークルなどで宴会や会議の幹事を任された方のために、ホワイトデーパーティーの企画・準備から当日の進行、終了後のフォローまで、実践的なノウハウとチェックリストを徹底解説します。

失敗しないためのポイントや、プロの幹事が実践しているコツもたっぷりご紹介。

この記事を読めば、ホワイトデーパーティーの幹事役がきっと自信に変わります！

ホワイトデーパーティーとは？目的と意義を再確認

まずは、ホワイトデーパーティーの基本を押さえましょう。

ホワイトデーは、日本独自の文化で、バレンタインデーに受け取った好意や感謝への「お返し」を伝える日です。

そのためのパーティーは、単なるギフト交換の場にとどまらず、職場やサークル、友人同士の関係性を深める貴重な機会でもあります。

幹事さんは「なぜこの会を開くのか」「どういう雰囲気にしたいのか」を最初に明確にすることで、企画から当日の運営まで一貫性のあるイベントが実現できます。

ホワイトデーパーティーの主な目的

• バレンタインのお返し・感謝の気持ちを伝える
• メンバー同士の親睦や一体感を深める
• 新しいコミュニケーションや交流のきっかけをつくる
• チームや組織のモチベーションアップ

パーティーの目的が明確だと、会場選びや進行内容、ギフトの選び方も迷いません。

参加者の立場や気持ちに寄り添うことが、成功の第一歩です。

準備編：ホワイトデーパーティー成功のための段取りとチェックリスト

パーティーの成否は、実は「準備段階」でほとんど決まります。

幹事さんの負担を減らし、抜け漏れを防ぐために、時系列でタスクを管理しましょう。

ここでは、幹事初心者でも安心な「ホワイトデーパーティー準備チェックリスト」とポイントを紹介します。

準備の流れと時系列チェックリスト

• 2～3ヶ月前
  
  • パーティーの目的・コンセプトを決める
  • 参加人数の目安を出す
  • 予算を大まかに設定する（会費、景品、予備費など）
  • 候補となる会場をリストアップし、仮予約
  • 幹事チームが複数人なら役割分担を決める（会計、進行、設営など）
• 1ヶ月前
  
  • 正式な出欠確認とアレルギー・特別な配慮の有無を把握
  • 会場を本予約・下見（アクセス、設備、トイレ数など実地確認）
  • 余興やゲーム、景品の内容を決定し、必要なら発注
  • 挨拶や乾杯、中締めの担当者を依頼
• 1週間前
  
  • 最終出欠人数を会場に連絡
  • 進行台本・タイムテーブルを作成し、幹事チームで共有
  • 参加者へリマインドメール（日時・場所・会費・ドレスコード等）
• 当日
  
  • 受付・会費徴収（お釣りの準備、できれば事前徴収が理想）
  • 会場設営、音響・マイク・プロジェクター等の機材確認
  • 司会進行、雰囲気づくりに注力
  • ギフト・景品の準備を最終確認
• 終了後
  
  • 後片付け・原状回復（会場を借りた状態に戻す）
  • 参加者へお礼メール
  • 収支報告（できれば3日以内）
  • 次回に向けた振り返り（KPTシートなどで改善点をまとめる）

このチェックリストを活用し、随時進捗を確認することで、幹事業務の不安や抜け漏れを大幅に減らせます。

特に「会場予約」と「出欠・アレルギー把握」は最優先で進めてください。

ギフト選びの注意点～お菓子に込められた意味を知ろう

ホワイトデーに贈るお菓子には、それぞれ意味があることをご存じですか？

幹事さんがパーティーで全員にギフトを用意する場合、以下の点に注意しましょう。

• マカロン…「あなたを特別な人だと思っている」
  （本命向き。職場やグループ全員への配布にはやや不向き）
• マドレーヌ…「あなたともっと仲良くなりたい」
  （親密さを示すため注意）
• クッキー…「友達のままで」
  （カジュアルで全員配布に最適）
• ケーキ・チョコレート・フィナンシェ…
  （特別な意味を持たないため、無難で安心）

意図せず誤解を招かないよう、全員に配る場合は「意味を持たない」ものや、クッキー・チョコレートなどカジュアルなものがベストです。

特に職場では、個別の意味合いに敏感な方もいるため、慎重な選択が幹事の信頼につながります。

会場選び・予約のポイント

会場探しは、幹事業務の中でも最も重要かつ早めに動くべきタスクです。

以下のポイントを押さえて、最適な会場を選びましょう。

• アクセスの良さ（最寄駅から徒歩圏内、分かりやすい立地）
• 収容人数（参加予定人数＋αが入る広さ）
• 設備（音響、マイク、プロジェクター、控室、トイレの数など）
• 飲食プラン（コース内容、飲み放題の有無、アレルギー対応）
• 会場の雰囲気や清潔感
• 貸切可否や利用時間、延長料金の有無

繁忙期（3～4月）は特に混み合うため、2～3ヶ月前から複数候補を比較・仮予約を進めてください。

「グルメプラス」などの会場予約サイトを活用すれば、希望条件に合った会場探しが効率的です。

当日編：スムーズな進行と盛り上げのコツ

パーティー当日は、幹事さんの進行力が会の雰囲気を大きく左右します。

ここでは、進行の流れ・役割分担・司会のコツ、そして盛り上げポイントを解説します。

ホワイトデーパーティー当日の進行例（タイムスケジュール＆台本テンプレート）

• 19:15　受付開始（15分）
  
  • 参加者名簿で確認し、会費を徴収。ウェルカムドリンクでおもてなし。
• 19:30　開会挨拶（5分）
  
  • 幹事から感謝とパーティー趣旨を明るく宣言。
• 19:35　乾杯（5分）
  
  • 主賓や役職の高い方に乾杯の音頭を依頼。
• 19:40　食事・歓談（30分）
  
  • フリートークタイム。BGMの音量調整で話しやすい雰囲気を。
• 20:10　余興・ゲーム（30分）
  
  • 全員参加型の余興や景品付きゲームで一体感を演出。
• 20:40　中締め（5分）
  
  • 2番目に役職の高い方などに挨拶を依頼。一本締めで場を締める。
• 20:45　歓談・閉会（15分）
  
  • 自由歓談。幹事から閉会案内と二次会情報をアナウンス。
• 21:00　パーティー終了

進行表や台本は、幹事チーム全員と共有し、当日は紙またはスマホで常に確認できるようにしておきましょう。

司会進行のポイントとマナー

• 早口にならず、ゆっくりと分かりやすく話す
• 声のトーンや間にメリハリをつけて、注意を引きつける
• マイクは口元から拳一つ分離して持つと音割れ防止に
• 参加者を指名する際は、人差し指ではなく手のひら全体で
• 拍手が必要な場面では、司会者が率先してリード

司会進行は、ただ台本を読むのではなく、その場の雰囲気や参加者の反応を見て臨機応変にアレンジすることが大切です。

「みなさん、せっかくの機会ですので、ぜひ積極的に交流してください！」など、一言添えるだけでも会場の空気が和みます。

挨拶・スピーチの例文

幹事さんや司会が使える、定番の挨拶例文を紹介します。

状況や参加者に合わせてアレンジしてください。

開会の挨拶例文

「本日はお忙しい中、ホワイトデーパーティーにご参加いただき、誠にありがとうございます。
日頃の感謝を込めて、皆さまと楽しいひと時を過ごせればと思います。
どうぞ最後までごゆっくりお楽しみください。」

中締めの挨拶例文

「宴もたけなわではございますが、そろそろお開きの時間が近づいてまいりました。
本日はご参加いただき、誠にありがとうございました。
皆さまのご健康とご多幸をお祈りしまして、一本締めで締めさせていただきます。」

閉会の挨拶例文

「本日はご多用の中、最後までお付き合いいただきありがとうございました。
この後、二次会も予定しておりますので、ご都合の合う方はぜひご参加ください。
お気をつけてお帰りくださいませ。」

盛り上げるための余興・ゲームのアイデア

• チーム対抗クイズ大会（ホワイトデーやバレンタインにまつわる問題）
• ビンゴゲーム（景品はお菓子や雑貨など気軽なもの）
• 「お返し」エピソード発表会（面白エピソードに拍手投票）
• フォトコンテスト（当日撮影した写真をその場で発表）

全員が参加しやすいもの、勝ち負けで気まずくならないものを選ぶのがコツです。

景品は「全員に行き渡る」or「もらえなかった人にもプチギフトがある」と安心感が高まります。

会計管理のポイントと注意点

• 参加費はできれば事前徴収、当日はお釣りの準備を万全に
• コース料金や会場費以外に、飲み物・余興・消費税など追加費用を見込んで予算設定
• 領収書・レシートは必ず保管、収支報告はできれば3日以内に
• 残金が出たら、次回イベント資金や全員に返金など、用途を明確に連絡

会計の透明性は、幹事さんの信頼に直結します。

「お金関係がグダグダだと、せっかくのパーティーも台無しに…」という声も多いので、細心の注意を払いましょう。

終了後編：後片付けとアフターフォローで信頼度アップ

パーティーは、参加者が帰宅し会場が元通りになった時点で完了です。

最後までしっかり対応することで、幹事さんの評価がぐっと上がります。

後片付け・原状回復のコツ

• ゴミ回収、テーブル拭き、床掃除などを分担し、効率的に進める
• キッチンや水回りは最優先で清掃
• レンタル会場の場合は、レイアウトや備品の位置を写真で記録し、元通りに戻す
• 利用時間内に完了するよう逆算して作業を開始

会場によっては、原状回復義務や時間超過時の追加料金が発生するため、契約内容も事前に確認しておきましょう。

参加者へのお礼メール・アフターフォロー

パーティー終了後は、できるだけ即日、遅くとも翌営業日までにお礼の連絡を。

心のこもった一言を添えると、より好印象です。

• 参加への感謝
• パーティーでの具体的な出来事や感想
• 次回の案内や今後の抱負（上司・取引先には業務に絡めて）
• 親しい同僚や後輩には、カジュアルな文面でOK

「〇〇さんのトークが盛り上がりましたね！」など、具体的な内容を入れると相手に喜ばれます。

幹事の振り返り～KPTフレームワークで次回に活かす

パーティー後は、成功点・反省点・次回挑戦したいことをKPT（Keep・Problem・Try）で整理しましょう。

• Keep（良かったこと、継続すること）
  例：ゲームが盛り上がった、会計がスムーズだった
• Problem（改善点、反省点）
  例：挨拶担当が決まらず開始が遅れた、司会が早口だった
• Try（次に挑戦すること）
  例：事前に例文を配布、景品数を調整して歓談時間を増やす

幹事チームで振り返りを行うことで、次回以降のイベントもさらに良いものにしていけます。

失敗事例から学ぶ！ホワイトデーパーティー幹事の落とし穴と対策

どんなに準備しても、幹事さんが陥りやすい「落とし穴」はあります。

代表的な失敗例と、その対策を知っておきましょう。

• 独りよがりな企画
  参加者の興味や雰囲気を無視した内容（例：社長の趣味に全員付き合わせる）は盛り上がりません。
  →参加者の立場で考え、全員が「参加してよかった」と思える企画を！
• 会場予約の遅れ
  希望日に会場が取れず、バタバタしてしまうことが多いです。
  →2～3ヶ月前から動き、候補を複数確保しましょう。
• 当日の進行トラブル
  台本や役割分担が曖昧で、時間が押したり段取りミスが発生。
  →事前に進行表・台本を作成し、幹事チームで共有・リハーサルを！
• 会計の不透明さ
  お金の管理が曖昧だと、信頼を失いがちです。
  →領収書・レシートの保管、収支報告の早期実施を徹底！

失敗事例から「準備の大切さ」「参加者視点の重要性」を学び、事前のリスク管理を忘れずに！

まとめ：幹事さんの「自信」と「安心」をサポートします

ホワイトデーパーティーの幹事は、単なる手配係ではありません。

参加者全員の「満足度」と「一体感」を生み出す、イベントプロデューサーとしての役割が求められます。

この記事でご紹介した、

• 目的の明確化
• 時系列チェックリストによる入念な準備
• 参加者への配慮と、当日・終了後の丁寧な対応

これらを実践すれば、初めての幹事さんでも安心してパーティーを運営できます。

困った時は、グルメプラスで会場探しや予約もサポート可能。

「みんなが笑顔になるホワイトデーパーティー」、ぜひあなたの手で実現してください！