はじめに｜「幹事さんって大変！」に共感します

忘年会の幹事を任されると、「何から手を付ければいいの？」「会場探しや予算、進行…全部一人で大丈夫？」と、不安やプレッシャーを感じている方も多いのではないでしょうか。

年末の恒例行事である忘年会は、参加者にとっては楽しみなイベントですが、幹事さんにとっては、準備の多さやトラブル対応など、まさに“見えない努力”の連続です。

この記事では、そんな幹事さんの不安や疑問を解消し、忘年会準備の流れ・やり方・進め方から、今すぐ役立つチェックリストや注意点、当日の進行台本例、会場選びのコツまで、徹底的にサポートします。

「これさえ読めば大丈夫！」と思える内容を目指しましたので、ぜひ最後までご活用ください。

忘年会準備の全体像｜流れとスケジュール管理が成功のカギ

忘年会準備は、単なる雑務の積み重ねではありません。

日程調整・予算立案・会場決定・当日の進行といった複数のタスクを、計画的に組み立てて進める「プロジェクトマネジメント」です。

まずは全体の流れを把握し、各ステップごとに何をすべきか整理しておきましょう。

忘年会準備の主な流れと理想的なスケジュール

• 【3か月前】開催目的・予算の決定、幹事チームの編成、日程候補の調整、上司・主賓への事前相談、会場リサーチ・仮予約
• 【2か月前】会場・料理プランの決定、余興やイベントの企画、景品リサーチ、挨拶・余興担当者への依頼
• 【1か月前】最終参加者確認、案内メール送付、進行台本・タイムスケジュール作成
• 【1～2週間前】備品手配、会費の事前徴収（またはお釣り準備）、最終人数の会場連絡、席順決定
• 【前日】参加者へのリマインド、持ち物最終確認、挨拶担当者への最終確認
• 【当日】会場入り（15～30分前）、受付・会費回収、会場設営、進行
• 【終了後】会計精算、忘れ物確認、お礼の連絡、写真共有、会計報告

この流れを頭に入れておくことで、抜け漏れや後手対応を防ぐことができます。

「準備の早さが、成功への第一歩」です。

幹事チームの役割分担｜一人で抱え込まない工夫

特に大人数や会社規模の忘年会では、幹事業務を一人でこなすのは非現実的です。

「適材適所」でチームを組み、役割を明確に分担するのが成功のポイント。

経験豊富な先輩を加えることで、社内ルールや上層部との調整もスムーズになります。

幹事チームの主な役割例

• リーダー：全体統括・進捗管理・意思決定
• 会場手配係：会場リサーチ、下見、予約、交渉、飲食手配
• 制作物係：案内状、進行台本、配布物、映像資料作成
• 広報・連絡係：参加者への連絡、出欠管理、リマインド、写真共有
• 会計係：予算策定、会費徴収・管理、会場支払い、精算
• 余興・ゲーム係：企画、景品準備、当日運営

役割を明確にしておけば、作業の抜けやミスも減り、トラブル対応のリスク分散にもつながります。

【会場探し】忘年会の会場選びと予約のコツ

会場探しは、幹事さんの最初の大仕事。

「どこも満席で予約が取れない！」とならないために、ポイントをおさえましょう。

日程調整のやり方と注意点

• まず主賓や挨拶を依頼したい上司の都合を確認
• Googleフォームやスケジュール調整ツールを活用
• 回答期限を明確に設定し、遅れた場合のルールも伝える

日程調整でつまずくと全体が遅れるので、迅速さと公平性が重要です。

会場選定のポイントと下見の重要性

• 年齢層や忘年会の目的に合ったジャンル・雰囲気を選ぶ
• 会社・最寄り駅からのアクセス、二次会への動線も考慮
• 掘りごたつ・個室・禁煙/喫煙など、参加者のニーズに配慮
• 余興やゲームを行う場合は、マイクやプロジェクター、音響設備の有無を確認
• 口コミだけでなく、可能なら下見をして実際の広さや雰囲気をチェック

「下見」は、ネット情報だけでは分からない安心感を得る最大のコツです。

グルメプラスのような、幹事さん向けのサポートが手厚い予約サイトを活用するのもおすすめです。

【事前準備】予算・会費設定と備品手配のポイント

予算設定や備品の準備は、参加者の満足度とイベントの質を左右します。

「会費はギリギリにせず、予備費も含めて余裕を持たせる」ことが大切です。

予算と会費設定のコツ

• コース料金＋予備費（追加飲食代・景品・税金など）を計上
• 端数は切り上げて分かりやすい金額に
• 会社補助や福利厚生費の有無も確認
• 会費はできれば事前徴収（当日徴収ならお釣りを十分に用意）

景品・備品リスト（余興ありの場合）

• 景品：カタログギフト、家電、高級グルメ、旅行券、参加賞（日用品など）
• 備品：参加者リスト、筆記用具、名札・席札、お釣り、クレジットカード、余興用備品（景品、マイク、BGMなど）

金券や商品券を景品にする場合、経理処理上の注意点（給与扱いになる場合あり）も頭に入れておきましょう。

【チェックリスト】忘年会準備に役立つ確認項目まとめ

「何か忘れていないか不安…」という幹事さんのために、実用的なチェックリストを用意しました。

ご自身の状況に合わせてカスタマイズし、進捗管理にご活用ください。

準備段階のチェックリスト

• □ 開催目的・予算・日程候補の決定
• □ 幹事チームの編成・役割分担
• □ 上司・主賓への事前確認
• □ 会場リサーチ・仮予約
• □ 余興・イベントの企画、担当者依頼
• □ 料理・飲み物プランの決定
• □ 景品リサーチ・選定
• □ 参加者リストの作成と出欠確認
• □ 案内メール作成・送付（会費・キャンセルポリシー明記）
• □ 進行台本・タイムスケジュール作成
• □ 備品・配布物の準備
• □ 会費の事前徴収・お釣り準備
• □ 最終人数の会場連絡・席順決定
• □ 参加者へのリマインド連絡

当日チェックリスト

• □ 会場入り（15～30分前）
• □ 受付・会費回収・出欠確認
• □ 会場設営・備品セッティング
• □ ファーストドリンク注文
• □ 進行台本・タイムスケジュールの最終確認
• □ 挨拶・乾杯担当者への再確認
• □ 余興・ゲームの準備
• □ トラブル・急病対応の準備（連絡先や応急処置の把握）

終了後チェックリスト

• □ 会計精算・領収書受け取り（会社名・但し書き明記）
• □ 忘れ物確認・参加者への確認
• □ 会計報告・余剰金処理
• □ 写真の共有（適切なタイミングで）
• □ 参加者・協力者へのお礼連絡
• □ 二次会や今後のイベントへの引き継ぎ・改善点のメモ

【進行ノウハウ】当日の台本例と進め方のポイント

忘年会当日の進行がスムーズだと、参加者の満足度もぐっと高まります。

ここでは、実際に使える進行台本例や挨拶例文、進行のコツをご紹介します。

進行台本の基本構成例

• 18:00～18:30　開場・受付（幹事・受付係）
• 18:30～18:35　開会の挨拶（司会者or幹事）
• 18:35～18:45　代表挨拶・乾杯（役職者）
• 18:45～19:30　食事・歓談
• 19:30～20:15　余興・ゲーム（余興係）
• 20:15～20:45　食事・歓談（ラストオーダー）
• 20:45～20:55　中締めの挨拶（役職者）
• 20:55～21:00　閉会宣言・二次会案内（司会者or幹事）
• 21:00～　　　 撤収・精算・退店

司会進行のコツ

• 台本は「誰が・何分で・何を話すか」を明確に記す
• 挨拶を依頼する人には、事前に所要時間や内容の目安（3～5分）を伝える
• 進行表は幹事・司会・関係者で共有しておく
• タイムテーブルにはバッファ（余裕時間）を設ける

挨拶・乾杯例文

開会の挨拶（幹事・司会者）例：
「皆さま、本日はご多忙の中お集まりいただき、誠にありがとうございます。
今年も残すところあとわずかとなりましたが、皆さまのご協力のおかげで無事に一年を締めくくることができました。
本日は日頃の感謝の気持ちを込めて、楽しいひとときをお過ごしいただければと思います。どうぞよろしくお願いいたします。」

乾杯の挨拶（役職者）例：
「それでは、皆さまのご健康とご多幸を祈念し、そして来年も素晴らしい一年になりますよう、乾杯！」

盛り上がる余興・ゲーム例

• じゃんけん大会
• イントロクイズ
• ロシアンルーレット（安全な食材で）
• くじ引き・ビンゴ
• マグロ解体ショーやプロMCによるイベント（予算に余裕があれば）

余興は「全員が参加しやすい」「準備が手軽」「安全面に配慮」がポイントです。

【トラブル防止】よくある失敗とその回避策

どんなに準備をしても、現場では予期せぬ事態が起こるもの。

幹事さんが陥りやすい失敗例と、その防止策を押さえておきましょう。

典型的な失敗パターンとその対策

• 目的と会場が合っていない：参加者の属性や目的を事前にリサーチし、下見を行う
• 挨拶や進行がグダグダ：依頼者へ事前連絡・台本共有・所要時間の目安を伝える
• 会計トラブル：事前徴収やキャッシュレス決済、お釣りの十分な用意
• 一次会・二次会の間が空く：一次会終了前に精算、二次会会場も目星をつけておく
• 参加者への配慮不足：アレルギー・喫煙可否・苦手な食材を事前に確認
• ドタキャン対応：キャンセル規定を事前に周知し、ルールを明確化
• 急病や酔い過ぎ対応：応急連絡先や対応フローを幹事全員で共有しておく

【終了後】アフターフォローと会計・お礼のマナー

忘年会は「閉会宣言」で終わりではありません。

最後まで責任を持つことが、幹事としての信頼につながります。

終了後にやるべきこと

• 会計精算（領収書は会社名と但し書き明記で受け取る）
• 忘れ物チェック（全員退店後にもう一度確認）
• 会計報告（翌日～3日以内に、余剰金や不足金の扱いも明確に）
• 写真の共有（LINEグループやGoogleフォトなどで、迷惑にならないタイミングで）
• 参加者・協力者・上司へのお礼連絡（メールや口頭で感謝の気持ちを伝える）
• 今後に活かせる改善点をメモし、次回幹事への引き継ぎ

会計処理や景品の取り扱い（特に金券類）は、福利厚生費・交際費の区分も要確認です。

信頼感のあるアフターフォローが、幹事さんの評価アップにつながります。

【まとめ】幹事さんの努力が最高の思い出を作る

忘年会の幹事は、計画性・調整力・コミュニケーション力・リスク管理力など、ビジネスでも通用するスキルを磨ける絶好のチャンスです。

早めの着手・役割分担・細部への配慮・チェックリスト活用で、誰もが楽しめる忘年会を実現しましょう。

「幹事さんのおかげで楽しかった！」と言われる瞬間は、何ものにも代えがたい達成感です。

グルメプラスなどの便利な予約サービスも活用しつつ、最高の思い出づくりにチャレンジしてみてください。

幹事さんのご活躍を、心から応援しています！