宴会の幹事を任された皆さん、「何から始めればいいの？」「会場選びや段取り、気をつけるポイントは？」と、準備の不安や疑問を抱えていませんか？

会社や部署、サークルなどの宴会は、参加者の満足度が幹事さんの手腕にかかっていると言っても過言ではありません。でも、だからこそ「絶対に失敗したくない！」というプレッシャーも大きいですよね。

本記事では、そんな幹事さんのために、企画立案から会場選び、進行・当日の運営、終了後のフォローアップまで、失敗しない宴会準備の流れとコツを徹底解説します。実践的なチェックリストや例文もご用意していますので、初めての方もベテラン幹事さんも、ぜひ参考にしてください。

宴会準備の基本の流れ・スケジュール管理

宴会準備の最大のコツは「逆算スケジュール管理」です。開催日から遡ってタスクを洗い出し、計画的に進めることで、直前のバタバタやトラブルを防ぐことができます。

以下の流れを押さえることで、どんな宴会も安心して準備できます。

宴会準備の流れとスケジュール例

• 1.5ヶ月前：宴会の目的・予算・主賓などの確認、上司への相談
• 1ヶ月前：候補日・人数の確定、会場選定・下見スタート
• 3週間前：会場予約・条件確認
• 2週間前：正式案内、プログラム・役割分担の決定
• 1週間前：出欠最終確認、席次・台本・備品準備
• 3日前：リマインドメール、会場・参加者へ最終連絡
• 前日：名簿・お釣り・景品など最終チェック
• 当日：会場設営、受付、進行、会計
• 終了後：会計報告、お礼連絡、領収書管理

このスケジュールを基に、自分の宴会に合わせてアレンジしましょう。

特に「何をいつまでに誰がやるか」を明確にすることが、スムーズな準備の鍵です。

【STEP1】企画立案・根回しで宴会準備の土台作り

企画の骨子を固めるポイント

まずは上司や主催者と下記の項目についてしっかり相談・合意しましょう。

• 宴会の目的（例：忘年会、歓迎会、送別会、親睦会など）
• 主賓・役員など優先すべき参加者のリストアップ
• 会社の補助金制度や予算枠の確認
• 主賓・役職者の都合を最優先した候補日の設定
• 1人あたりの予算（飲食・景品・会場費など全て含む）

この段階の「根回し」が、後々のトラブルや手戻りを防ぐ最大のポイントです。

企画の承認者と早めに合意を取っておきましょう。

役割分担とチーム体制の構築

30名以上の大規模宴会では、幹事ひとりで全て抱えるのは非現実的です。

以下のような役割を分担し、協力体制を作りましょう。

• 会計係：会費の徴収・精算・報告
• 受付係：名簿管理・参加者案内
• 司会進行：当日の進行・台本作成
• 余興・ゲーム担当：企画・景品準備

【STEP2】会場選び・予約のポイント

会場探しで失敗しないためのチェックリスト

会場選びは、宴会の「満足度」を左右する最重要ポイントです。

特に12月（忘年会）、3～4月（歓送迎会）は人気店が1ヶ月以上前から埋まるため、早めのリサーチ＆予約が鉄則です。

• アクセス・立地：駅からの道順、職場からの距離
• 収容人数・座席形式：窮屈でないか、テーブル席か座敷か
• 料理・飲み放題：品数・質、アレルギー対応の有無
• 設備：マイク・プロジェクター・音響機器の有無と料金
• 喫煙・分煙スペース、トイレの清潔さと数
• キャンセル規定・人数変更期限・最低保証料金
• 利用可能時間・延長料金の有無

実際に下見するメリット

可能な限り、会場の下見をおすすめします。

現地で広さや雰囲気、スタッフの対応を確認することで、当日のトラブル防止につながります。

また、会場の担当者とも顔を合わせておくと、当日の連携もスムーズです。

会場予約時の注意点

予約確定前に、キャンセル料・人数変更の期日など、金銭的なリスクに直結する規約を必ず確認しましょう。

「何日前から何％のキャンセル料が発生するのか」「人数変更はいつまで可能か」などを押さえておくことで、幹事さんの自己負担リスクを大幅に減らせます。

【STEP3】案内状・プログラム・進行台本の作成

案内メールの必須事項と例文

参加者への正式案内は、以下の内容を必ず盛り込んでください。

• 開催日時・会場名・地図URL
• 会費・集金方法（事前/当日）
• キャンセル規定（いつまで無料/何％負担）
• 幹事の連絡先

案内メール例文
件名：【ご案内】〇月〇日　〇〇部忘年会のご案内
本文：
皆様
お疲れ様です。
このたび、下記の要領で忘年会を開催しますのでご案内いたします。

日時：〇月〇日（金）19:00～
会場：レストラン〇〇（◯◯駅徒歩3分）
会費：5,000円（当日受付にて集金）
キャンセル規定：〇月〇日以降のキャンセルは、会費全額をご負担頂きます

出欠のご返信は〇月〇日までにお願いいたします。
ご不明な点があれば、幹事（〇〇、内線×××）までご連絡ください。

宴会進行表・司会台本の作り方と例文

進行をスムーズにするには、タイムテーブルと司会台本を事前に作成しましょう。

以下に2時間制の進行例と司会台本の例文をご紹介します。

時間	プログラム	司会台本例文
19:00	開会の挨拶	「皆様、本日はお忙しい中、お集まりいただきありがとうございます。ただ今より、〇〇会を開催いたします。」
19:05	始めの挨拶	「まずは〇〇部長よりご挨拶を頂戴します。〇〇部長、お願いいたします。」
19:10	乾杯	「乾杯のご発声は〇〇課長より頂きます。皆様、お手元のグラスをご準備ください。」
19:15	食事・歓談	「それではご歓談をお楽しみください。幹事はお料理・ドリンクの状況に気を配る」
20:00	余興・ゲーム	「お待たせしました。これより〇〇ゲームを始めます！」
20:30	締めの挨拶	「宴もたけなわですが、最後に〇〇課長より締めのご挨拶をお願いいたします。」
20:50	閉会・二次会案内	「これにて〇〇会をお開きといたします。二次会のご案内は・・・」

挨拶の依頼は、役職順が基本です（開会：最上位、乾杯：3番手、締め：2番手）。

依頼時は「持ち時間（3～5分）」を伝えておくと、相手も心の準備ができます。

席次・座席マナーの基本

席順は「入り口から一番遠い席＝上座」が基本。主賓や役職順で配置し、幹事は出入口近くの下座に座ります。

このちょっとした気配りが、宴会の印象を大きく左右します。

【STEP4】直前準備＆当日の運営

数日前～前日の最終チェックリスト

• 参加者へのリマインドメール送信（日時・場所・注意事項）
• 景品や席札、名簿、お釣り、領収書など備品の準備
• 会場担当者への最終人数・進行確認（電話推奨）

当日の運営ポイント

• 開始15～30分前に会場入り、機材・席札・受付設営を確認
• 受付では参加者リストでチェック、会費徴収（事前徴収がベスト）
• ファーストドリンクの注文を取りまとめ、乾杯に備える
• 司会進行は台本通りに進め、プログラムの時間配分に注意
• 遅刻者がいても、定刻スタートが鉄則
• トラブル対応（ドタキャン・泥酔・時間超過など）は冷静に対応

トラブル対応のコツ

• ドタキャン：キャンセル規定を案内済みなら、原則として会費を請求（幹事の自己負担NG）
• 泥酔者：水を勧める、親しい同僚に協力依頼
• 時間超過：進行表を意識し、プログラムの調整を

【STEP5】宴会終了後の事後対応

会計報告・お礼連絡のポイント

宴会が終わっても、幹事さんの仕事はまだ終わりません。

翌営業日までに、以下の事後対応をしっかり行いましょう。

• 会場への精算（領収書を必ず受け取る）
• 忘れ物チェック、スタッフへのお礼
• 会計報告（収支明細）をメール等で全員に共有
• 参加者・協力者へのお礼メール送信
• 特にお世話になった方には直接お礼を伝える

会計報告メール例文

件名：【会計報告】〇月〇日　〇〇部懇親会
本文：
皆様
先日の懇親会にご参加いただきありがとうございました。
会計がまとまりましたので、下記の通りご報告いたします。

＜収入＞
会費：5,000円×20名＝100,000円
ご厚志：〇〇部長より
合計：100,000円＋ご厚志

＜支出＞
飲食代（レストラン〇〇）：105,000円
景品代：4,500円
合計：109,500円

＜差額＞
残金500円（次回に繰り越し）
領収書は幹事が保管しています。ご確認が必要な場合はお声がけください。

【実践コツ集】幹事力を高める＋αの工夫

リスク管理の具体的テクニック

• 案内メールでキャンセル規定を明記、会費はできるだけ事前徴収
• 二次会の候補店を2～3軒リストアップし、人数変更OKな店を選ぶ
• 出欠確認時にアレルギーや食事制限をヒアリング（参加者満足度UP）

盛り上げるゲーム・景品の選び方

• ゲームは「シンプルで全員が参加しやすい」もの（例：自己紹介ビンゴ、イントロクイズなど）
• 景品は一人当たり500～1,000円×人数分が目安。上位は体験ギフトや高級家電、中位は有名店スイーツ、下位はお菓子や入浴剤など
• 内輪ネタをクイズに入れると一体感が生まれる

【宴会準備チェックリスト】まとめて確認！

• □ 宴会の目的・主賓・予算の確認
• □ 承認者との合意・補助金制度の有無
• □ 候補日・人数の絞り込み、日程調整ツールの活用
• □ 会場候補のリストアップ・下見
• □ 会場予約・キャンセル規定確認
• □ 参加者への案内メール送信（内容・締切・規定明記）
• □ プログラム・進行表・司会台本の作成
• □ 役割分担（会計・受付・司会・余興）
• □ 席順・席札・備品（景品・名簿・お釣り）準備
• □ 最終リマインド・人数確認・会場連絡
• □ 当日運営（受付・進行・トラブル対応）
• □ 終了後の会計報告・お礼連絡・領収書管理

まとめ：幹事を楽しもう！準備が宴会成功のカギ

宴会の成否は、開催日よりもずっと前に、その準備段階で決まります。

逆算スケジュールとチェックリストを活用し、役割分担や細やかな配慮を心がけることで、幹事さん自身も余裕を持って当日を楽しめるはずです。

「幹事＝大変だけど、やりがいのある役割」。皆さんの幹事力が、職場やサークルの人間関係をより良くし、素敵な思い出づくりにつながることを心から願っています。

会場探しや予約で迷ったら、グルメプラスの活用もぜひご検討ください。幹事さんの強い味方です！