飲み会のドタキャンってメールでもOK?

会社の飲み会の予定が入っていたのに、急にキャンセルしなくてはいけない場合あなたはどうしますか? 日程や会費、幹事への連絡諸々といった状況によって伝えな...

会社の飲み会の予定が入っていたのに、急にキャンセルしなくてはいけない場合あなたはどうしますか?

日程や会費、幹事への連絡諸々といった状況によって伝えなくてはならない事も多々ありますが、メールで連絡する際には文章だけで伝える時には、面と向かって伝える時よりも文言によっては強くなってしまうので注意を払う必要があります。そこで、メールでのキャンセルを伝える際にどのような点に気をつければ良いか、具体的にまとめてみました!

飲み会のキャンセルを会社にメールで伝える時のポイント

会社の上司や先輩など、しっかりした対応が必要な場合はメールで断る方がスムーズな場合もあります。しかし、メールの文章に配慮がないと相手に無礼だと思われてしまうので注意が必要です。例え業務に関係のない会社の飲み会のだとしても、文面には細心の注意を払いましょう!例えばこれを気を付けつつ、メールを作成すると次のようになります。


□□部長

お疲れ様です。○△チームの□□です。

飲み会のお誘い頂きましてありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、その日はどうしても外せない用事がございますので、辞退させていただきたく存じます。
次回は是非参加させていただきますので、またのお誘いを心待ちにしております。

どうぞよろしくお願い致します。
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また、メールの送り先となる会社の上司と先輩に関して、理由の詳細を本文に記載しなくても良い場合があります。特に仲の良い上司や先輩などは予め理由を話しておき、理由なしのメールを後追いで送信しても構いません。さらに断る理由に関してですが「お金がない」「後から予定が入った」などは大変失礼になるので使ってはいけません。

理由に関しては相手が仲の良い上司・先輩でも書いて送る内容であることを考慮した上で理由を選びましょう。

そもそも飲み会のキャンセルはメールでもイイ?

出来れば飲み会を断る際には口頭がいちばん良いのですが、メールでも失礼にはあたりません。その時のポイントはキャンセルすることを申し訳なく思っている、と気持ちをしっかりアピールすることです。そしてキャンセルの理由できるだけ簡潔に伝えましょう。もしも直近で時間に余裕がなければ電話でキャンセルを伝えて謝罪をするのが最低限の礼儀です。

飲み会をキャンセルする理由が上手くまとまらない場合には『理由は、後日お話致します』と文面に沿えることで、後々の対応も可能になります。しかし、繰り返しになりますがメールではうまく気持ちが伝わないところがあります。その為に誠意のある内容となっているかどうか、文章をしっかり考えてから相手に送りましょう。

お詫びのメールを送るタイミングは?

謝罪の順番としては、直接出向くか電話でお詫びするのが先です。心を込めて謝罪して、ドタキャンの理由がやむを得ない事情だと納得してもらうのが肝心です。また上司や幹事に許可をもらった場合であっても、反省の意を示したお詫びメールを送ることが大切です。ドタキャンが理由だと相手が電話に出てくれない場合もありますが、その場合はお詫びの気持ちを文章でしっかりと表現して伝えましょう。

メールを送るまでのアクションは、ドタキャンしてから時間が経たないうちに送るのが基本。丁寧な文面にまとめても、数日経過してから送信したのでは反省やお詫びの気持ちが相手に伝わりにくくなります。関係を修復するのが困難になる前に行動しましょう。また、怒られるのを恐れてしまい、くれぐれもお詫びメールだけで済まそうとしないよう注意してくださいね。

まとめ

いかがでしたでしょうか?社会人になると謝罪の仕方によって仕事の信頼度が決まると言っても過言ではありません。本記事にあるようにメールでキャンセルする場合のコツを忘れないでおくだけで、あなたの信用度は下がることはないでしょう。お詫びのときの申し訳ないという気持ちを大事にしてくださいね!