町内会の宴会を任された幹事さん、「何から始めればいいの？」「うまく進行できるか不安…」「みんなが楽しんでくれるだろうか？」

そんな悩みやプレッシャーを感じていませんか？

町内会の宴会は、ただの集まり以上に、住民同士の絆を深め、新しいつながりを生み出す大切なイベントです。しかし、準備や段取りが多く、「幹事は大変そう」というイメージが先行しがち。

この記事では、幹事業務を「重荷」から「やりがい」へ変えるために、町内会宴会の準備から当日運営、終了後のフォローまで、実践的なノウハウとチェックリストを徹底解説します。

これを読めば、初めての幹事さんも安心して宴会を成功させることができます！

町内会宴会の幹事の役割とは？

まずは幹事の役割を整理しましょう。町内会宴会の幹事は単なる「調整役」ではありません。

参加者全員が安心して楽しめる場をつくる「イベントプロデューサー」として、以下の4つの役割が求められます。

• 企画と準備：目的・ターゲットの設定、予算管理、会場・飲食・余興の手配、出欠確認など、イベントの骨組みを作ります。
• 進行と雰囲気づくり：当日の司会進行と、参加者同士の交流を促す雰囲気づくり。
• 会計と経理：会費の徴収・支払い管理、収支報告書の作成。
• 安全管理：事故やトラブルを防ぐための対策（アレルギー対応、緊急連絡体制、子ども・高齢者への配慮など）。

これらを一人で抱え込むのは大変ですが、チームで役割分担し、チェックリストや便利ツールを活用すれば、誰でもスムーズに進めることができます。

次章からは、準備〜終了後までの流れと実践ポイントを、時系列で詳しく解説します。

【準備編】町内会宴会の計画と段取り

1. 宴会の目的・ターゲットを決めよう（2～3ヶ月前）

まずは「何のために」「誰のために」開催するかを明確にします。

例えば、「新住民の歓迎」「世代交流」「地域の慰労」などが目的になることが多いです。

ターゲット（高齢者、子ども連れ、新任役員など）によって内容や会場、演出も変わるため、幹事チームでコンセプトを共有しましょう。

• 目的・ターゲットを明確化
• 予算案の作成（会費・町内会費・補助金など）
• 開催日候補を複数ピックアップ
• 主要メンバーの都合を優先して調整

この段階で「イベント準備チェックリスト」を作成しておくと、進捗管理がぐっと楽になります。

2. 会場選びと予約のポイント（1～2ヶ月前）

会場選びは、参加人数・予算・アクセス・設備を総合的に見て決めましょう。

町内会館や公民館は利用料が安く、自治体によっては補助金も活用できます。

一方、地域の飲食店やレンタルスペースは、準備や片付けが楽で設備も充実していますが、予算は高めになる傾向があります。

• 会場の広さ、トイレ、バリアフリー環境
• 設備（マイク・プロジェクター・冷暖房など）の有無
• 飲食・調理・音響の可否や制限
• 雨天時の対応（屋外の場合）

初めて利用する会場は、必ず下見を行い、当日の動線や備品、ゴミ処理ルールも事前に確認しましょう。

3. 飲食手配とアレルギー対応

飲食は宴会の満足度を大きく左右します。

ケータリングやデリバリーは、手間が少なく多様なメニューに対応できますが、予算がやや高め。

手作りや屋台形式なら費用は抑えられますが、準備・片付けの人手が必要です。

• ケータリング：1人2,000～5,000円程度が目安
• 手作り・屋台：交流のきっかけにも。食中毒対策は万全に！

アレルギー対応チェックリスト

• 案内時にアレルギー申告を促す
• 該当食材は完全除去が原則
• 料理名・原材料を明記し、配膳場所も分ける
• 緊急時の連絡先を共有

4. 出欠確認と連絡体制

参加人数は、会場・備品・飲食量の調整に直結します。

回覧板や紙の案内だけでなく、LINEや地域アプリなどデジタルツールも併用する「ハイブリッド型」が効果的です。

高齢者やITが苦手な方にも配慮しましょう。

• 案内文は開催日時・場所・会費・回答期限を明記
• 回答期限は開催1週間～10日前が目安
• 未回答者にはリマインダー

5. 役割分担とタスク管理

幹事一人で全てを抱え込まず、司会・受付・会計・余興・片付けなど、役割を明確に分担しましょう。

進捗は定期的にチームで共有し、タスク漏れを防ぎます。

町内会宴会チェックリスト例

• 企画・目的・ターゲット設定
• 予算案・収支見通し
• 会場決定・下見
• 飲食手配・アレルギー確認
• 案内配布・出欠管理
• 余興・ゲーム企画
• 役割分担・進行台本作成
• 備品・景品準備
• 当日のタイムテーブル作成

【当日編】進行・司会・雰囲気づくりのコツ

1. タイムテーブルと司会台本の準備

当日は、5～10分単位で細かくタイムテーブルを作り、司会進行役も台本を用意しておくと安心です。

下記は一例です。

時間	内容	司会者のアクション
18:00～18:10	受付・開場	会費徴収、名簿チェック、席案内
18:10～18:15	開会宣言	明るく元気に挨拶
18:15～18:20	開会の挨拶	町内会長などを紹介
18:20～18:25	乾杯の挨拶	グラス準備を促す・挨拶者紹介
18:25～19:25	食事・歓談	適宜アナウンス
19:25～20:15	余興・ゲーム	ルール説明・盛り上げ
20:15～20:30	食事・歓談	余興の感想を交え歓談促進
20:30～20:40	中締め挨拶	役職の高い方を紹介
20:40～20:45	閉会宣言	お礼を述べお開きへ

2. 司会進行のポイントと挨拶例文

司会は単なる進行役ではなく、場の空気を和らげ、参加者の緊張をほぐす「潤滑油」のような存在です。

• 開会宣言例：「皆さま、こんばんは！これより〇〇町内会の宴会を開会いたします。本日は一年間の労をねぎらい、大いに語り合い、楽しんでください！」
• 挨拶の紹介：事前に役職や名前、持ち時間（1～2分程度）を伝えておくとスムーズです。
• 余興への誘導：「お食事はいかがでしょうか？この後はお楽しみの余興に移りたいと思います！」

場が静かになりすぎてしまった時は、アイスブレイクとして簡単な自己紹介や共通点探しゲームを挟むのも効果的です。

3. 多世代が楽しめる余興アイデア

• 全体向け：ビンゴ大会、〇×クイズ、謎解きゲーム（景品を用意すると盛り上がる）
• 高齢者向け：懐メロイントロクイズ、昔の道具当てゲーム、お手玉競争
• 子ども向け：ヨーヨー釣り、ペットボトルボウリング、スイカ割り
• アイスブレイク：共通点探しゲーム、漢字一文字自己紹介

4. 安全管理の徹底

事故やトラブルを未然に防ぐため、以下の点に注意しましょう。

• 子どもには名札や目印を配布、迷子対策を
• 危険区域への立ち入り制限、飲食スペースと遊び場の分離
• 高齢者に配慮し、休憩スペースやバリアフリーの確保
• 食中毒・熱中症対策（特に夏場は水分補給を促す）

【終了後編】後片付け・会計・フォローアップ

1. 後片付けとゴミ処理ルール

多くの会場では、利用者が責任を持って原状回復・清掃を行う必要があります。

宴会で出るごみは「事業系ごみ」に該当する場合もあるため、自治体や施設のルールを事前に確認しましょう。

レンタルスペースの「ゴミ処理オプション」を利用すると手間が省けますが、追加費用が発生します。

• 役割分担を明確にして効率よく片付け
• 忘れ物チェック・備品の現状復帰
• ゴミの分別・運搬方法の確認

2. 会計報告とお礼

終了後は、速やかに収支報告書を作り、関係者に透明性をもって報告します。

次回の参考にもなるので、項目ごとに金額を明記しましょう。

項目	内容	金額（円）
収入の部	親睦会費（30名×3,000円）	90,000
収入の部	前年度繰越金	10,000
支出の部	会場費	5,000
支出の部	飲食費（ケータリング）	60,000
支出の部	景品代	10,000
支出の部	備品代（紙皿・紙コップ等）	5,000
次期繰越金		20,000

また、参加者や協力者へのお礼も忘れずに。

宴会翌日以降にメールや回覧板で感謝の気持ちを伝えることで、「また参加したい！」という気持ちを高めることができます。

3. アンケートやフィードバックの活用

宴会後にアンケートやSNSで感想・改善点を集めると、次回の企画がより良くなります。

「楽しかった点」「改善してほしい点」など、参加者の声をしっかり拾いましょう。

町内会宴会を成功させるためのポイント総まとめ

• 手順・チェックリストを活用し、計画的に準備を進める
• 会場選びは下見とルール確認がカギ
• 多世代が楽しめる余興や工夫でマンネリ化を防止
• 安全管理とアレルギー対応は徹底
• 当日は司会台本・タイムテーブルで進行をサポート
• 終了後の会計報告とお礼で信頼感アップ
• アンケートで次回に活かすPDCAサイクルを回す

最後に：幹事さんの「やってよかった！」を応援します

町内会の宴会は、地域のつながりを育む大切な場です。

幹事の役割は決して簡単ではありませんが、この記事で紹介した手順やチェックリスト、ノウハウを活用すれば、初めての方も安心して進められます。

「みんなが笑顔で楽しんでくれた」「また来年もやりたいと言われた」――そんな充実感を、ぜひあなたにも味わっていただきたいと思います。

もし会場や飲食手配で悩んだら、グルメプラスの宴会予約サービスもぜひご活用ください。

あなたの町内会宴会が大成功しますよう、心から応援しています！