「幹事を任されたけど、何から準備すればいいのかわからない」「進行表やタイムテーブルって、どう作ればいいの？」
そんな不安や疑問を抱えていませんか？

宴会や会議の幹事は、全体の流れをコントロールする大切な役割です。
特に“タイムテーブルの作成”は、イベントの成功を左右する最重要ポイント。
この記事では、幹事初心者から経験者まで役立つ、タイムテーブル作成の流れ・コツ・チェックリストを徹底解説します。

準備から当日、終了後のフォローまで、実践的なノウハウを網羅。
これを読めば、どんな宴会や会議も自信を持って運営できるようになります！

1. タイムテーブル作成の重要性とメリット

まずは「なぜタイムテーブルが必要なのか？」を理解しましょう。
タイムテーブル（進行表）は、単なる時間割ではありません。
イベント全体の流れや役割分担を可視化し、当日のスムーズな運営を実現する“羅針盤”です。

主なメリットは以下の通りです。

• 全員が共通認識を持てる
• 役割分担が明確になり、動きにムダがなくなる
• トラブル時も落ち着いて対応できる
• 会の目的やテーマが明確になる
• 参加者の満足度が上がる

幹事さんの「進行に自信が持てない…」という不安も、タイムテーブルがあれば大きく軽減できます。

2. タイムテーブル作成の基本手順と流れ

2-1. 事前準備の全体像

宴会や会議は、当日の華やかな進行よりも「事前準備」で9割が決まります。
タイムテーブル作成に入る前に、全体の流れを押さえましょう。

主なステップは以下の通りです。

• 日程調整（主役・上司の予定優先）
• 会場選定・下見
• 挨拶・余興担当者の依頼
• 案内メール・招集
• 席次表・座席配置の作成
• タイムテーブル（進行表）の作成
• 会費徴収（事前or当日）

この流れを把握しておくことで、抜け漏れのない準備が可能です。

2-2. タイムテーブル作成の具体的なやり方

では、実際にタイムテーブルを作る手順を解説します。
ポイントは「時間軸×対象者」で整理し、何を誰がどこで行うかを明確にすることです。

• まず、全体の開始時刻・終了時刻を決める
• 主要なプログラム（挨拶、乾杯、余興、食事など）を洗い出す
• 各プログラムの所要時間を見積もる
• 担当者・役割分担を明記する
• 備考欄に必要な機材・注意点を書き込む

例えば、下記のような表形式がオススメです。

時間	プログラム	担当者	ポイント・備考
17:45〜17:59	開場・受付	幹事チーム	お釣り・領収書準備
18:00〜18:05	開会の挨拶	司会	参加へのお礼、開会宣言
18:05〜18:10	始めの挨拶	最も立場の高い人	感謝の意を伝える
18:10〜18:15	乾杯	3番目に立場の高い人	乾杯ドリンク事前注文
18:15〜18:45	歓談・食事	参加者・幹事	料理・飲み物の行き渡り確認
18:45〜19:15	余興・ゲーム	余興担当・司会	持ち時間厳守
19:15〜19:45	歓談・食事	参加者・幹事	ラストオーダー案内
19:45〜19:50	中締め	2番目に立場の高い人	中締めの挨拶
19:50〜20:00	閉会・二次会案内	司会	忘れ物注意喚起

 

このように、タイムテーブルは「何を・誰が・どこで・何分間」行うかを一目で把握できる形にしましょう。

2-3. タイムテーブル作成チェックリスト

タイムテーブル作成時の主なチェック項目をリストアップします。

• 全プログラム（挨拶・乾杯・歓談・余興・中締めなど）が網羅されているか
• 各プログラムの担当者が決まっているか
• 所要時間が現実的か（余裕を持たせているか）
• 必要な備品・機材が記載されているか（マイク・景品・音響・映像など）
• 台本や進行指示が司会者に伝わっているか
• 会場のルールや注意事項（飲食制限・音量など）が明記されているか
• 安全管理・緊急時の対応フローが明確か

このチェックリストを使えば、抜け漏れのない進行表が作成できます。

3. タイムテーブル作成のコツと注意点

3-1. 時間配分と進行のコツ

タイムテーブルは「絶対に守るべきルール」ではなく、あくまで目安です。
当日の雰囲気や盛り上がりに合わせて、臨機応変に進行を調整しましょう。

主なコツは以下の通りです。

• 各プログラムに「予備時間」を設ける（余興や挨拶が長引いても焦らない）
• 余興や挨拶担当者には「持ち時間」を事前に伝えておく
• 会場の終了時間（延長料金）を必ず確認し、余裕を持ったスケジューリングを
• 司会者に進行台本を渡し、流れを事前に共有する
• タイムキーパー（時間管理役）を決めておくと安心

また、進行表には「備考欄」を設けて、細かな注意点や役割分担を記載しておくと、当日慌てずに済みます。

3-2. 幹事が陥りやすい失敗と回避策

幹事経験者がよく語る失敗事例と、その対策をまとめます。

• 会計がグダグダになる
  →事前集金orキャッシュレス推奨。お釣り・領収書は多めに準備。
• 挨拶がグダグダになる
  →担当者を早めに決めて「持ち時間」を伝える。台本も用意。
• 席次が混乱する
  →事前に席次表を作成し、上座・下座を案内する。
• 忘れ物・トラブル対応が後手になる
  →終了後の確認・会場担当者との連携を徹底。
• 時間どおりに終わらない
  →予備時間を確保し、進行役が時計を常に確認。

これらの失敗事例から学び、事前準備と役割分担を徹底しましょう。

3-3. タイムテーブルに盛り込むべきマナー・安全管理

幹事さんが見落としがちなのが「マナー」と「安全管理」。
タイムテーブルや進行表に、以下のような項目も盛り込みましょう。

• 上座・下座のマナー（目上の方は出入口から遠い席）
• 喫煙者・非喫煙者への配慮（席の工夫や案内）
• 会場の非常口・避難経路の確認
• 緊急時の連絡先・対応フロー（急病・災害時など）
• 感染症対策（消毒液設置・換気など）

こうした配慮は、参加者の安心感や満足度アップにつながります。

4. 会場選び・予約のポイントと下見の重要性

タイムテーブル作成と並行して大切なのが「会場選び」と「下見」です。
会場選定の際は、以下のポイントをチェックしましょう。

• アクセス（最寄り駅からの距離、駐車場の有無）
• 店内の広さ・レイアウト・設備
• 座敷・個室・テーブル席の有無
• 喫煙所・トイレの位置
• 音響・映像機器の利用可否
• 飲み放題・コース内容・アレルギー対応
• キャンセルポリシー

可能であれば、事前に会場を下見して動線や雰囲気を確認しましょう。
会場担当者と打ち合わせを行い、進行や安全面の不安を解消しておくことも大切です。

5. 当日の進行ポイントとタイムテーブルの活用法

5-1. 受付・会費徴収・案内の手順

宴会開始15分前には、幹事が会場前に立ち、参加者を出迎えましょう。

• 受付で出席確認＆会費徴収（お釣り・領収書の準備）
• 席次表や案内表示でスムーズに誘導
• 名札や資料がある場合は配布

当日会費徴収の場合は、「お釣りが出ないようご協力ください」と事前案内しておくと受付がスムーズです。

5-2. 司会進行・挨拶の台本例

司会進行役は、事前に台本を作成し、流れや挨拶担当者の氏名・役職を確認しておくと安心です。
例文も参考にしてください。

• 開会の挨拶例：「本日はご多用の中お集まりいただき、誠にありがとうございます。ただいまより○○の宴を開会いたします。」
• 乾杯の挨拶例：「それでは皆様、お手元のグラスをご用意ください。○○さん、乾杯のご発声をお願いいたします。」
• 中締め例：「お時間となりましたので、○○さんより中締めのご挨拶をいただきます。」
• 閉会の案内：「本日はご参加いただき、ありがとうございました。お忘れ物のないようお気を付けてお帰りください。」

台本があれば、司会者も安心して進行できます。

5-3. タイムキーパーの役割と臨機応変な対応

進行表通りに進まないことも多いのが宴会や会議の現場です。
タイムキーパー（時間管理担当）が時計を見ながら、状況に応じて柔軟に調整しましょう。

• 挨拶や余興が長引いたら、歓談時間を短縮するなど調整
• 盛り上がっている場合は、無理に中断せず予備時間を活用
• 料理やドリンクの提供状況も確認しながら進行

参加者の様子をよく観察し、場の空気を読みながら進行することが大切です。

6. 終了後のフォローアップと振り返り

6-1. 片付け・忘れ物対応

宴会や会議が終わった後も、幹事の仕事は続きます。
終了後は、参加者の忘れ物がないか必ずチェックしましょう。

• 忘れ物があれば速やかに連絡・返却方法を調整
• タクシーや二次会の案内を事前に準備しておくと混乱防止

6-2. お礼連絡・会計報告

宴会終了後は、当日or翌日中に参加者全員へお礼メールを送りましょう。

• 特に挨拶・余興担当者や多めに会費を出してくれた方には個別に感謝を伝える
• 会費と支出を整理し、正確な会計報告を全員に共有
• 余剰金が出た場合は、返金やプール方法を参加者の了承を得て決定

6-3. 反省会・振り返りのすすめ

幹事経験を次回に活かすため、終了後の振り返りもおすすめです。
「KPT法（Keep, Problem, Try）」を使うと体系的な振り返りができます。

• Keep（うまくいったこと）
• Problem（課題・問題点）
• Try（次回に活かす改善点）

反省点や成功体験をチームで共有し、次回の企画に役立てましょう。

7. まとめ：幹事さんの努力がイベント成功のカギ！

今回は「タイムテーブル作成」を中心に、幹事さんのための段取り・進行ノウハウを徹底解説しました。
タイムテーブルは、単なる時間割ではなく、安心して進行できる“お守り”のような存在です。
事前準備・役割分担・安全管理・マナー対応まで、細やかな配慮が参加者の満足度アップにつながります。

「幹事は大変…」と思うかもしれませんが、その分、イベント成功時の達成感や感謝の言葉は大きな財産になります。
ぜひ本記事のノウハウを活かし、自信を持って幹事役にチャレンジしてください！

会場探しや予約の際は、幹事さんの強い味方「グルメプラス」もぜひご活用ください。
あなたのイベントが大成功しますよう、心から応援しています！