ハイブリッド宴会完全ガイド：幹事さんのための成功マニュアル

「ハイブリッド宴会って、どうやって進めればいいの？」「現地とオンライン、両方の参加者に満足してもらえるだろうか…」

会社やサークルで宴会や会議の幹事を任された皆さん、最近増えてきた“ハイブリッド宴会”に戸惑っていませんか？

従来の宴会とは違い、現地とリモートの二会場を同時に運営するハイブリッド宴会は、準備も進行も一筋縄ではいきません。

この記事では、幹事さんが抱えがちな不安や疑問を解消しながら、ハイブリッド宴会を成功に導くための「やり方」「流れ」「ポイント」「注意点」を徹底解説します。

グルメプラスの活用も視野に入れつつ、準備から終了後のフォローまで、実践的なノウハウをお届けします！

ハイブリッド宴会とは？特徴と幹事の新しい役割

ハイブリッド宴会とは、会場に集まる現地参加者と、遠隔地からオンラインで参加するリモート参加者が、同時に同じイベントを体験できる新しい宴会形式です。

単なる「ウェブ中継」ではなく、両者が一体感をもって楽しめる仕掛けや配慮が求められます。

幹事さんの役割も大きく変化します。従来の「一人幹事体制」では対応しきれないため、チームで分担しながらイベントを“番組制作”のように進行することが成功のポイントです。

主な役割分担例は以下の通りです。

• 統括ディレクター：全体企画・予算・最終判断
• 会場責任者：現地のレイアウト・飲食・安全管理
• オンライン責任者：リモート参加者体験・配信プラットフォーム管理
• 技術責任者：配信機材・ネットワーク・トラブル対応
• オンラインモデレーター：チャット管理・質問集約・進行サポート

特に「オンライン責任者」や「ダブルファシリテーター」の配置は、リモート参加者の満足度を大きく左右します。

現地の熱気に埋もれてしまいがちなリモート側も「主役」として捉える視点が大切です。

【準備編】ハイブリッド宴会の段取り・チェックリスト

ハイブリッド宴会は、準備段階が9割です。

ここでは、時系列に沿って「やり方」「手順」を具体的に解説します。

抜け漏れを防ぐためのチェックリストもご活用ください。

1. 戦略立案と予算策定（開催1～2ヶ月前）

まずは「なぜハイブリッドでやるのか？」という目的を明確にしましょう。

「親睦を深める」だけでなく、「部署間の連携強化」や「プロジェクト成功の祝賀」など、全員が共感できる具体的なゴールを設定します。

予算には、従来の会場費・飲食費に加え、以下の項目も忘れずに含めましょう。

• 機材レンタル費（カメラ、マイク、ミキサーなど）
• 配信プラットフォーム利用料（Zoom、Teams等）
• リモート参加者への食事配送費
• 専門スタッフの人件費

コスト構造が大きく変わるため、余裕を持った予算組みが肝要です。

2. 会場選定と技術基盤の構築（開催1ヶ月前）

会場選びは「配信スタジオ」としての機能性を最優先しましょう。

下記のチェックリストを参考に、現地見学や会場担当者へのヒアリングを実施してください。

• インターネット回線：有線LAN、上り10Mbps以上、バックアップ回線
• 電源：機材用に独立した電源、十分なコンセント数
• 音響：反響・外部騒音が少ないか
• 照明・レイアウト：登壇エリアやカメラ映りの良さ、調光可能か

また、機材の選定も重要です。予算や規模に応じて、以下の組み合わせを検討しましょう。

• カメラ：高品質ウェブカメラ～遠隔操作PTZカメラ
• マイク：USBバウンダリーマイク～ワイヤレスピンマイク＋ミキサー
• 配信用PC：高性能ノートPC～GPU搭載デスクトップ
• 配信プラットフォーム：Teams、Zoom、専門イベント配信サービス

グルメプラスなどの宴会専門プラットフォームを活用すれば、会場選びから機材手配まで一括で相談できるため、幹事さんの負担軽減にもつながります。

3. コンテンツと進行プログラムの設計（開催3週間前）

ハイブリッド宴会の進行（流れ）は、現地・リモートの双方が「同じ土俵」で楽しめるようにゼロから設計しましょう。

特にリモート参加者の集中力は途切れやすいため、1つ1つのコンテンツは短く、双方向の参加機会を意識して組み立てます。

進行台本（Run of Show）は必須アイテムです。現地司会とオンラインモデレーターの台詞や、リモート参加者を画面に映すタイミングなど、分単位で記載しましょう。

進行台本の例（抜粋）

• 18:00　開会の挨拶（司会・両会場カメラ目線）
• 18:05　乾杯（全員同時に画面越しで声を合わせる）
• 18:10　食事タイム（同じ料理を囲む、配送サービス活用）
• 18:30　ゲーム・クイズ（オンライン投票ツール使用）
• 19:00　表彰・コメント紹介（リモート参加者も発言）
• 19:20　締めの挨拶・記念撮影（スクリーンショット）

「共通の食事体験」は一体感を高める最大のコツです。全国配送対応のフードデリバリー（DeliPa Cool、Cruise Plus等）を使えば、全員が同じメニューを楽しめます。

4. 参加者管理とコミュニケーション（開催1～2週間前）

現地・リモートそれぞれに合わせた案内文を用意しましょう。

リモート参加者には、接続URLや機材確認手順、食事配送の日時を明記します。

開催前日には「テクニカルリハーサル（接続テスト）」の時間を設け、機材トラブルの予防に努めましょう。

案内文の例文（リモート参加者向け）

• 「当日は18:00よりZoomにてお待ちしています。下記URLよりご参加ください。
  
  」
• 「ご自宅にお届けしたお料理は、宴会開始と同時にご一緒にお召し上がりください。」
• 「ご不明点や接続テストご希望の方は、前日17:00～18:00の間にご連絡ください。
  
  」

。

【当日編】ハイブリッド宴会 当日の流れと進行ポイント

1. 最終リハーサル（本番3時間前）

全スタッフ・司会・技術担当が集合し、台本通りに通しリハーサルを実施します。

カメラ切り替え、マイク調整、動画再生、現地とリモートの掛け合いなど、実際に動かして確認しましょう。

このリハーサルが、当日トラブル回避の最後の砦です。

2. 受付・雰囲気づくり

オンライン参加者がログインしたら、無音の画面を避ける工夫を。

BGMを流したり、モデレーターがチャットで声かけしたりして、温かく迎え入れましょう。

現地の司会者は、カメラ目線でリモート参加者に話しかけることを忘れずに。

3. 進行中のポイント・マナー

定期的にリモート参加者を名指しで巻き込むのがコツです。

「東京からリモート参加の佐藤さん、コメントありがとうございます！」など、全員が“参加者”であることを感じられる声かけを心がけましょう。

また、マナー面では、現地の盛り上がりに偏りすぎず、リモート側の発言や反応も公平に拾うことが大切です。

よくある技術トラブルと即時対応策

• 音声ハウリング：話者以外のマイクを即ミュート、現地PCの音声出力を切る
• 映像・音声遅延：有線接続確認、不要アプリ終了、配信解像度を下げる
• BGMが届かない：配信ツールのノイズ抑制をオフ、人声とBGMのバランス調整
• リモートの声が聞こえない：参加者にマイク設定を再確認してもらう

あらかじめ「緊急対応マニュアル」を用意しておくと安心です。

【終了後編】宴会後のフォローと振り返り

1. 参加者へのフォローアップ（24時間以内）

全参加者に「感謝メール」を送りましょう。

集合写真のスクリーンショットや、ハイライト動画を添付すると、余韻が長く残ります。

同時に、ハイブリッド宴会ならではのアンケートも実施しましょう。

• イベント全体の満足度（5段階）
• 一体感を感じたか（5段階）
• 配信の映像・音声品質（リモート参加者向け）
• 司会者の演出は現地体験を損なったか（現地参加者向け）
• 次回の参加希望スタイル（現地orリモート）
• 改善点（自由記述）

グルメプラスのアンケート機能や、Googleフォームを活用すると集計が簡単です。

2. 内部報告と運営チームの振り返り

収支報告書を作成し、関係部署に提出します。

運営チームで「ポストモーテム（振り返り会議）」を行い、成功点と改善点を整理・文書化しておきましょう。

これが次回以降のノウハウ蓄積につながります。

ハイブリッド宴会を成功させる7つのコツ

• リモート参加者を「主役」として企画・予算・進行を考える
• 進行台本（Run of Show）を分単位で用意し、全スタッフで共有する
• 本番並みの通しリハーサルを必ず実施する
• 全体を「番組制作」と捉え、役割分担を明確にする
• チェックリストを活用し、タスクの抜け漏れを防ぐ
• 共通の食事体験やオンラインゲームで一体感を演出する
• トラブル対応マニュアルと予備機材を準備しておく

【会場探し編】ハイブリッド宴会に最適な会場選びのポイント

ハイブリッド宴会の成功は「会場選び」で決まると言っても過言ではありません。

グルメプラスなら、配信環境に強い会場や、機材付きプラン、食事付きオンライン宴会サービスも豊富に揃っています。

以下のポイントをチェックしながら、最適な会場を探しましょう。

• 高速・安定したインターネット回線（有線LAN、光回線、バックアップ可）
• 十分な電源容量とコンセント数
• 音響・照明の調整が可能か
• カメラ設置や配信スペースの確保ができるか
• リモート参加者向けの食事配送プランがあるか
• 必要に応じて技術スタッフのサポートが受けられるか

会場担当者への確認事項や、現地下見のチェックリストをもとに、トラブルのない運営を目指しましょう。

まとめ：幹事さんへの応援メッセージ

ハイブリッド宴会は、従来型よりも準備や進行が複雑ですが、その本質と手順を理解すれば、場所を超えて全員の心をつなぐ素晴らしいイベントを実現できます。

「やることが多くて不安…」という方も、本記事のチェックリストや進行台本、ノウハウを活用し、チームで力を合わせてぜひチャレンジしてみてください。

幹事さんの工夫と情熱が、きっと参加者全員の笑顔につながります。

会場探しや食事手配に悩んだ時は、グルメプラスの活用もご検討ください。

あなたのハイブリッド宴会の成功を、心から応援しています！