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コロナ禍を乗り越える！幹事さんのための安心・安全な宴会コロナ対策マニュアル
会社やサークルの宴会や会議の幹事を任された皆さま、「コロナ対策は本当に十分だろうか？」「参加者から不安の声が出たらどうしよう…」と悩んでいませんか？
コロナ禍以降、幹事の役割には「楽しい場づくり」だけでなく、「全員が安心できる安全な空間づくり」という新たな責任が加わりました。
この記事では、最新のコロナ対策の基本から、具体的な準備・進行・事後対応のノウハウまで、幹事さんが自信をもってイベントを運営できるよう、実践的な情報を徹底解説します。
新時代の幹事に求められるコロナ対策の基本と役割
コロナ禍を経て、宴会やパーティーの幹事には「安全管理プロデューサー」としての役割が求められるようになりました。
従来の「段取り」「会計管理」に加え、感染リスクを最小限に抑えるための計画性・実行力・コミュニケーション能力が必須です。
幹事さんが押さえるべきコロナ対策の基本は、手指消毒の徹底・会場の換気・参加者同士の距離確保の3つ。
この3本柱を軸に、以下の3つの責務を果たすことが重要です。
- リスク管理：感染リスクを低減する多層的な計画と実行
- 危機管理：体調不良者や感染疑い時の対応手順の事前策定
- 情報伝達：参加者への丁寧な事前連絡と協力依頼
これらを徹底することで、幹事自身の信頼性や社内評価の向上にもつながります。
次章からは、具体的な「準備・当日・終了後」の流れとポイントを詳しく見ていきましょう。
【準備編】安心を設計するコロナ対策チェックリスト
1. 日程調整と参加者管理のコツ
準備の8割は事前の段取りで決まります。
まずは主賓や上司などキーパーソンの予定をいち早く確認し、候補日を3～4日に絞りましょう。
「調整さん」やGoogleフォームを活用すると、複数人の予定調整・回答集約がスムーズです。
また、招待連絡の際には「発熱や体調不良時は参加を控えていただく」旨を必ずアナウンスし、全員が安心して参加できる雰囲気を作ります。
2. 会場選び・下見で押さえるコロナ対策ポイント
会場選定では、アクセスや予算に加え、感染対策の充実度を重視しましょう。
下記の「コロナ対策チェック項目」を確認することが大切です。
- 換気設備の性能・窓の開放可否
- 収容人数を減らしたレイアウト（ソーシャルディスタンスの確保）
- 頻繁に触れる備品（マイク・ドアノブ等）の消毒頻度
- 飛沫防止用アクリル板の設置可否
- 料理提供形式（個別盛り・着席ビュッフェなど）
下見時は実際の広さや換気状況を必ず自分の目で確認しましょう。
会場担当者と事前に「コロナ対策手順」や要望を擦り合わせておくことで、当日のトラブルも防げます。
3. 予算・会費の管理方法とコツ
会費はできるだけ事前徴収がベストです。
当日現金での集金は手間とリスクが増えるため、人数が多い場合は振込やキャッシュレス決済を利用しましょう。
また、ドタキャンを見越して「予定数より少なめ」で会場予約すると、無駄な支出を防げます。
会計処理の透明性は幹事の信頼度アップに直結します。
4. 準備段階のコロナ対策チェックリスト
コロナ対策を万全にするため、時期ごとに下記をチェックしましょう。
- 【1ヶ月前～】参加者の健康・安全を最優先とする方針決定
- 【2週間前～】日程調整と体調不良時の参加自粛アナウンス
- 【2週間前～】会場の換気・収容人数・消毒体制・料理形式の確認
- 【3日前～】手指消毒液・検温器の設置依頼、マイクカバーや予備マスク準備、感染対策アナウンス台本の用意
このリストをもとに準備を進めれば、抜け漏れなく安全対策を講じられます。
【当日編】参加者が安心できる運営・進行のポイント
1. 受付でのコロナ対策やり方
受付は「安全な会場」の印象を決定づける重要なシーンです。
入口に手指消毒液・非接触型検温器を設置し、参加者全員に協力を促しましょう。
受付台にアクリルパーテーションを設置し、列ができた場合はソーシャルディスタンスを保つよう案内します。
受付係のスタッフにもマスク着用・消毒徹底をお願いしましょう。
2. 会場内の配置・進行で気をつけたいコロナ対策注意点
宴会中も「安心できる空間づくり」が幹事の大切な役割です。
以下の点を徹底しましょう。
- 席配置は対面を避け、横並びや斜め配置を基本に
- 大皿料理・回し飲み・お酌はNG。料理は個別提供またはスタッフ取り分け
- ビュッフェ形式の場合は小皿盛り・使い捨てトング・手袋を用意
- マイクは使い捨てカバーを使用し、使用後は消毒
- 換気は定期的に（20～30分ごと推奨）
これらの対策が徹底されていると、参加者の心理的安心感も高まり、イベントの満足度も向上します。
3. 感染対策アナウンスの台本例
進行の合間に「感染対策マナー」をアナウンスすることで、参加者の協力も得やすくなります。
下記のような例文を参考に、事前に台本を用意しておきましょう。
- 「本日は安全・安心な宴会運営のため、マスク着用と手指消毒にご協力ください」
- 「食事中以外はマスク着用をお願いします」
- 「会話は大声を控え、適度な距離を意識しましょう」
- 「体調が優れないと感じた場合は、速やかに幹事までご連絡ください」
明るく丁寧に伝えることで、堅苦しくならず協力が得られます。
4. マイク使用時のコロナ対策
スピーチや余興でマイクを使う際は、マスク着用のまま、マイクカバーを適宜交換もしくは消毒を徹底しましょう。
マイクは口から10cmほど離して使うと、ハウリング防止にもなります。
【終了後編】信頼を高める事後フォローとコロナ対策例文
1. 会計報告と透明性の確保
宴会終了後は、できるだけ早く会費と支出をまとめ、わかりやすく参加者へ報告しましょう。
余剰金が出た場合は「次回に繰り越す」など、明確に伝えることで信頼度がアップします。
2. お礼メールと健康を気遣う例文
お礼メールは、宴会当日～翌日午前中までに送るのが好印象です。
定型文だけでなく、具体的なエピソードや感謝の気持ちを盛り込みましょう。
コロナ禍ならではの配慮として「ご健康に留意され、くれぐれもご自愛ください」などの一文を添えるのもおすすめです。
上司や手伝ってくれた方には、メールだけでなく口頭でのお礼も忘れずに。
【幹事必携】コロナ対策チェックリスト（準備～当日～終了後）
最後に、各フェーズでのチェック項目をまとめました。
印刷して使ったり、タスク管理アプリに登録したりしてご活用ください。
- 【準備】
- 日程調整はキーパーソン優先・候補日3～4日に絞る
- 体調不良時の参加自粛を案内
- 会場の換気・収容人数・消毒体制を確認
- 料理は個別提供形式を選択
- 事前の会費徴収方法を決める
- 【当日】
- 受付で消毒・検温・間隔確保を徹底
- アナウンスで感染対策マナーを伝える
- マイクや備品の消毒と管理
- 定期的な換気の実施
- 【終了後】
- 速やかな会計報告と明朗な説明
- お礼メールで健康を気遣う一文を添える
よくある失敗例とその回避方法
幹事経験者の失敗談から学ぶことも大切です。
代表的な失敗例とその回避策をまとめました。
- 予算オーバー：
飲み放題プランや注文内容を事前確認し、参加者の好みを把握しておくことで防げます。 - 日程調整の難航：
候補日を絞り、主役や上司の予定を最初に押さえましょう。 - 強制参加の雰囲気：
参加はあくまで任意と伝え、欠席者への配慮も忘れずに。 - 換気不足によるクラスター：
下見で換気状況を必ず確認し、定期的な換気を徹底しましょう。
これらの注意点を頭に入れておくだけで、トラブルの多くは未然に防げます。
まとめ：幹事さんの工夫で、誰もが安心して楽しめる宴会を！
コロナ禍を経て、宴会運営は「安全・安心」を土台とした新たな時代に突入しました。
幹事さんは、手指消毒・換気・間隔確保という基本のコロナ対策ポイントを軸に、参加者への配慮や情報共有も徹底しましょう。
この記事で紹介したノウハウとチェックリストを活用し、ぜひ自信をもって宴会を成功へ導いてください。
そして、安心の会場探しや予約には「グルメプラス」など、幹事さんをサポートするサービスも積極的に活用してみてくださいね。
あなたの工夫と気配りが、参加者の笑顔と信頼につながることを心より応援しています！