研修合宿の後に行う宴会。
「メンバーの交流を深めたい」「せっかくの学びを活かしたい」と思う一方で、
「どんな段取りが必要？」「失敗したくない！」と不安や疑問を感じていませんか？
幹事を任された方の多くが、
「会場選びや進行、準備のポイントが知りたい」
「盛り上がる企画や失敗しないコツを知りたい」
とネットで情報収集しています。

本記事では、実際の幹事経験や最新のリサーチをもとに、
研修合宿後の宴会を成功させるための「段取り・進行・準備のすべて」を徹底解説します。
チェックリストや例文、実践的なコツも満載。
この記事を読めば、どなたでも自信を持って幹事役を務められるようになります！

1. 研修合宿後の宴会が持つ意味と幹事の役割

研修合宿後の宴会は、単なる打ち上げではありません。
日中の研修で学んだ知識や築いた関係性を、
リラックスした場で深める「学びの定着」と「組織活性化」のための重要な時間です。

宴会の場では、普段接点のないメンバー同士も距離が縮まり、
本音や率直な意見が交わされやすくなります。
幹事さんの段取りと気配りひとつで、
その効果は何倍にも高まります。

幹事の仕事は「宴会の進行役」だけではありません。
企画・準備・当日運営・事後対応まで、一貫したリーダーシップが求められます。

• 参加者全員が安心して参加できる雰囲気づくり
• 目的に沿った会場・企画選び
• チームでの役割分担とスムーズな運営

この3つを意識することが、満足度の高い宴会の第一歩です。

2. 企画・準備編：宴会成功の9割は準備で決まる！

2-1. まずは主役や上司にヒアリングを

準備の最初のステップは「主役・上司・過去幹事」へのヒアリング。
これを怠ると、あとで手戻りやトラブルになりがちです。

主なヒアリング項目は以下の通りです。

• 会の目的（慰労、交流、表彰など）
• 予算・参加人数の目安
• 主役や上司の希望（料理、アレルギー、雰囲気など）
• 過去の成功例・失敗例

これらをもとに、宴会の「コンセプト」と「やるべきこと」を明確にしましょう。

2-2. 準備スケジュールとチェックリスト

準備は2か月前から逆算して動くのが理想的。
以下のような3フェーズに分けて進めると抜け漏れがありません。

• フェーズ1（1〜2か月前）：日程・会場・予算の決定
• フェーズ2（3〜4週間前）：企画・挨拶依頼・余興準備・景品手配
• フェーズ3（1週間前〜前日）：最終確認・案内送付・台本作成

チェックリストの例も参考にしてください。

• 主役・上司ヒアリング
• 日程調整（キーパーソン最優先）
• 会場下見・予約
• 予算案作成・会費設定
• 挨拶・余興・景品の準備
• 参加者リスト・席次作成
• 進行台本・役割分担
• リマインドメール・緊急連絡先通知

2-3. 幹事チーム体制と役割分担

幹事が一人に集中すると、どうしても抜けやミスが増えがちです。
10名につき1名の幹事を目安にチームを組み、
以下のように役割分担しましょう。

• 総括幹事：全体統括・予算管理・進行管理
• 司会進行：当日の司会・タイムキープ・挨拶誘導
• 会計：会費徴収・支払い・会計報告
• 企画：余興・ゲーム・景品準備
• サポート：受付・写真・案内・トラブル対応

メンバーの得意分野や経験を活かして役割を割り振るのがコツです。

3. 会場選びと予約のポイント

3-1. 会場選びで失敗しないための条件

宴会の満足度を大きく左右するのが「会場選び」。
以下のポイントを押さえておきましょう。

• 研修施設からのアクセス・主要駅からの近さ
• 収容人数（余裕をもった広さ）
• 個室・貸切の有無（プライベート感）
• 設備：マイク・プロジェクター・BGMなど
• 料理やドリンクの内容（アレルギー対応、飲み放題の種類）
• 店内の雰囲気・清潔感・スタッフの対応

必ず事前に下見をし、写真だけでは分からない
「騒音」「照明」「トイレ」などもチェックしましょう。

3-2. 予算設定と会費の集め方

宴会の一人あたり費用は3,000〜7,000円が目安。
会場費・飲食代のほか、景品・備品・予備費（10〜15%）も忘れずに。

• 予算は「会場費＋飲食代＋景品＋備品＋予備費」で組む
• 会費はできるだけ事前徴収で混乱を予防
• 人数変動やキャンセル規定も要確認

会場予約時は「キャンセル規定」も必ず確認し、
人数変更の締切日などをメモしておきましょう。

4. 進行・演出編：盛り上げる工夫と例文・台本

4-1. 挨拶・乾杯・中締めの依頼と例文

挨拶や乾杯の依頼は「事前に」「直接」が基本です。
役職が高い順に開会→中締め→乾杯をお願いするのが一般的。

• 開会：最も役職が高い方
• 中締め：二番目に高い方
• 乾杯：三番目に高い方

依頼時は「3分程度でお願いします」と伝えるとスムーズ。
当日その場で依頼するのは避けましょう。

【挨拶例文】

• 開会：「本日はお忙しい中ご参加いただき、誠にありがとうございます。本日の宴会を通じて、皆さまの交流がさらに深まることを願っております。」
• 乾杯：「それでは、皆さまのご健勝と今後のご活躍を祈念しまして、乾杯！」
• 中締め：「本日は楽しいひとときをありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」

4-2. 進行台本・タイムテーブルの作成

進行がグダグダになる最大の原因は「台本不在」。
タイムスケジュールを分単位で作成し、幹事チーム全員で共有しましょう。

• 受付開始（◯時〜）
• 開会挨拶（◯時◯分〜）
• 乾杯（◯時◯分〜）
• 歓談・食事（◯時◯分〜）
• 余興・ゲーム（◯時◯分〜）
• 景品授与（◯時◯分〜）
• 中締め（◯時◯分〜）
• 閉会・二次会案内（◯時◯分〜）

あらかじめ「時間が押した場合の調整ポイント」も決めておくと安心です。

4-3. 盛り上がる余興・ゲームのコツと例

余興は「全員参加」「単純ルール」「笑顔が生まれる」ものが基本。
年齢・役職・性別を問わず楽しめる定番ゲームをいくつかご紹介します。

• 共通点ビンゴ（アイスブレイク＋全員交流）
• 社内クイズ（企業ネタ・笑いあり）
• ペーパータワー（チーム対抗・協調性アップ）
• ワードウルフ（推理・観察力で盛り上がる）

景品は「参加者の3割程度」用意し、そのうち2〜3割を豪華景品に。
商品券やグルメギフトなど、誰もが喜ぶものがオススメです。
大きな景品は目録形式も便利。

5. 当日運営編：スムーズな進行と気配りのポイント

5-1. 開始前のチェックリスト

幹事チームは30分前には会場入りし、
以下の項目を必ずチェックしましょう。

• 会場担当者と最終打ち合わせ（予約内容・進行表）
• 設備チェック（マイク・プロジェクター・BGM）
• 受付設営（名札・リスト・会費・釣銭・領収書）
• 幹事チーム全員で進行台本・役割確認
• トラブル時の対応方法も共有

5-2. 受付・開会・乾杯のコツ

受付は「笑顔と迅速さ」が大切。
席次が決まっている場合は丁寧な案内を心がけましょう。
開会は定刻通り、司会者は明るくハキハキと進めます。
乾杯の前に「グラスのご準備を」と一声かけて、
参加者が慌てずに進行できるようにします。

5-3. 宴会中の進行・盛り上げ・トラブル対応

歓談と余興のバランスが大切。
幹事は「会場全体を見る目」と「細やかな気配り」を忘れずに。

• 一人でいる人に声をかけて交流促進
• 料理や飲み物が行き届いているか確認
• 盛り上がり不足時はBGMや司会の声かけで雰囲気づくり
• トラブル時は幹事チームで迅速に連携

余興や景品授与の際は、会場全体に注目を集め、
当選者をみんなで祝福する雰囲気を大切にしましょう。

5-4. 中締め・閉会・二次会案内

終了予定時刻10〜15分前に中締めをアナウンス。
その後、司会が閉会挨拶と二次会案内や忘れ物注意を伝えます。
全員が気持ちよく帰れるよう、最後まで丁寧な進行を心がけましょう。

6. 終了後の事後対応編：幹事の評価はここで決まる！

6-1. 精算・会計報告のポイント

宴会終了後は、すぐに会場へ支払い・領収書受領を。
翌営業日中には会計報告書を作成し、
参加者や上司にメールで共有しましょう。

• 収入（会費総額・会社補助・ご厚志）
• 支出（会場費・景品・備品など）
• 残金・不足金の扱い（次回繰越・返金など）

6-2. お礼メールと写真共有

感謝の気持ちを伝えるのは幹事の大切な仕事。
会計報告と合わせて、

• 参加者全員への一斉お礼メール
• 挨拶・乾杯・主賓への個別お礼メール
• 幹事チーム・会場担当者への労い

写真共有はGoogleフォトやDropboxなど、
セキュリティに配慮したクラウドサービスを使いましょう。
ダウンロード期限やパスワードも案内に明記すると親切です。

7. 宴会を成功させるための「コツ」と「失敗回避術」

7-1. 交流を生む演出と主役中心の企画

主役や参加者を中心に考えた企画が、
宴会の「感動」と「交流」を生み出します。

• 主役の好きな音楽やクイズを取り入れる
• 部署・役職を超えた席次配置で新しい会話を生む
• アイスブレイクやチーム対抗ゲームで一体感アップ
• 幹事が積極的に橋渡し役を担う

「参加者全員が主役になれる演出」を意識しましょう。

7-2. よくある失敗とその予防策

• 参加率が低い：キーパーソンの予定を最優先で調整、日程ツール活用
• 予算オーバー：複数見積もり・予備費設定、優先度の低い支出から削減
• 会場が盛り上がらない：アイスブレイクやチーム戦導入、幹事の積極的な声かけ
• 進行がグダグダ：詳細な台本とタイムテーブル作成・事前共有
• 会計トラブル：事前徴収・会計担当配置・リスト管理
• 会場選びの失敗：必ず下見、アクセス・広さ・料理・雰囲気を確認

「準備段階でのリスク管理」が最大の成功ポイントです。

8. まとめ：幹事さんの一歩が組織を変える

研修合宿後の宴会は、学びを深め、
チームの結束力を高める貴重な機会です。
本記事でご紹介した段取り・コツ・チェックリストを活用し、
一人ひとりが「参加してよかった！」と思える場を作りましょう。

丁寧な準備と心配りが、あなたの幹事力を高め、
組織全体の活性化につながるはずです。
ぜひ、成功体験を「グルメプラス」などの宴会予約サービスも活用しながら積み重ねてください！
幹事さんの挑戦を心から応援しています。