「温泉での宴会、幹事を頼まれたけれど、何から始めたらいいの？」「失敗したくないけど、どんな準備や段取りが必要？」

会社や部署、サークルの親睦会や送別会。温泉宿での宴会は非日常を味わえる特別なイベントですが、幹事さんにとってはプレッシャーも多いものですよね。

この記事では、そんな幹事さんの悩みや疑問に寄り添いながら、「温泉 宴会」の準備から当日の進行、終了後のフォローまで、成功のためのノウハウ・チェックリスト・コツを徹底解説します。

温泉宴会の魅力と幹事の役割

温泉宿での宴会は、日常を離れた開放的な雰囲気の中で親睦を深め、参加者全員にとって忘れられない思い出を作る絶好の機会です。

露天風呂や美しい庭園、地元の旬の料理、豊富な飲み物など、温泉宿ならではの楽しみが満載。

遠方からの参加者も宿泊ができるため、移動の心配も軽減できます。

一方、幹事の役割は「イベント運営者」だけではありません。

参加者一人ひとりが安心して楽しめるよう、影から支える“縁の下の力持ち”としての気配りが求められます。

トラブルやハプニングへの冷静な対応も、幹事の大切な責務です。

会場探しのポイント──温泉宴会の宿選び・予約ガイド

1. 参加者の希望と条件を把握しよう

まず最初に取り組むべきは、参加者のニーズの把握です。

以下のようなアンケートを取り、全体像をつかみましょう。

• 参加人数（男女比・年齢層）
• 予算（交通費・宿泊費・宴会費込みで一人いくら？）
• 宴会の目的（親睦会・送別会・新年会など）
• 温泉や食事への希望（泉質・露天風呂・料理内容など）
• アレルギーや食事制限の有無

2. 宿選びの「温泉 宴会 ポイント」

幹事さんがチェックすべき宿選びのポイントは次の通りです。

• 宴会場の規模・設備：参加人数に合った広さがあるか。カラオケ・マイク・プロジェクターなどの設備は十分か。
• 客室・宿泊定員：団体で同じ部屋に泊まれるか。部屋割りはスムーズか。
• 温泉施設：露天風呂や大浴場の有無、泉質、入浴時間帯など。
• 食事内容：会席料理かバイキングか。個室での食事ができるか。
• アクセス：最寄り駅からの送迎、貸切バスの手配可否。
• 料金・キャンセル規定：団体割引、キャンセル料発生日と金額。

宿とのやり取りが不安な場合は、団体旅行専門の旅行会社や、幹事業務サポートサイト（例：グルメプラス）を活用すると、プラン提案や各種手配、見積もり依頼まで一括で頼めて安心です。

3. 予約・交渉のコツ

人気の温泉地や週末・連休は早く埋まりやすいため、3〜6ヶ月前には候補を絞って仮予約を入れるのがベスト。

交渉時は「予算」「人数」「希望内容」を明確に伝え、必要なオプション（コンパニオン・芸妓・貸切バスなど）があれば早めに確認しましょう。

温泉宴会準備の進め方とチェックリスト

1. 準備スケジュールと主なタスク

温泉宴会の成功は「段取り八分」。

以下の時系列チェックリストを参考に、抜け漏れなく進めましょう。

• 3〜6ヶ月前
  • 目的・テーマ決定
  • 参加者アンケート・希望調査
  • 宿・交通の候補選定、仮予約
  • 予算案作成、幹事チーム結成
• 1〜2ヶ月前
  • 宿・交通の正式予約、キャンセル規定確認
  • 余興やイベント企画立案
  • 会費徴収方法の決定
• 2週間〜1ヶ月前
  • 参加者最終確定、会費徴収開始
  • 案内状・旅のしおり作成・配布
  • 緊急連絡先リスト作成
• 1週間前〜前日
  • 宿・交通への最終確認（人数・アレルギー等）
  • 司会台本・余興準備
  • 持ち物・景品の最終チェック
• 当日
  • 受付・会費回収
  • 司会進行・余興・安全管理
  • 会計・後片付け・精算
• 終了後
  • お礼メール・会計報告
  • 忘れ物・トラブル対応
  • 写真共有・振り返り

ポイント：
タスクは幹事一人で抱え込まず、会計係・司会者・現地係など、役割分担して「少数精鋭チーム」で動くとミスが減り、負担も軽減されます。

2. 参加者への案内と情報共有

参加者への案内状や「旅のしおり」は、開催日時・場所・会費・集合場所の地図・持ち物リスト・緊急連絡先など、詳細かつ分かりやすくまとめましょう。

特にアレルギーや食事制限は必ず事前に確認し、宿に正確に伝えることで、当日のトラブルを防ぎます。

会費は事前集金が最も確実ですが、当日回収の場合は「宴会開始前」に済ませるのが混乱防止のコツです。

当日編──温泉宴会の流れと進行のコツ

1. タイムテーブルと司会台本（例文付き）

宴会当日は、幹事が司会進行役を担う場合が多いです。

スムーズな進行のため、タイムテーブルと台本を事前に用意しておきましょう。

時間	項目	司会台本例
18:00	開会の挨拶・代表挨拶	「皆さま、お待たせいたしました。ただいまより○○宴会を開会いたします！」
18:15	乾杯	「それでは、〇〇部長に乾杯の音頭をお願いしたいと思います。皆さま、グラスのご準備をお願いいたします！」
18:20	会食・歓談	「しばしご歓談をお楽しみください。お食事やお飲み物が十分に行き渡っているか、ご確認ください。」
19:00	余興・ゲーム	「皆さま、お食事を楽しまれているところ恐縮ですが、このあたりで余興を始めさせていただきます！」
19:45	中締め・写真撮影	「名残惜しいところですが、中締めのご挨拶を〇〇専務にお願いしたいと思います」
20:00	閉会・二次会案内	「これにて本日の宴会をお開きとさせていただきます。二次会ご希望の方はこの後ご案内いたします」

司会進行は、明るく元気なトーンで、全員に声が届くよう意識しましょう。

予期せぬトラブルや進行の遅れがあっても、柔軟に対応できるよう余裕をもたせておくと安心です。

2. 余興・イベントのアイデア

温泉宴会を盛り上げるには、全員が楽しめる余興やゲームが効果的です。

おすすめの例をいくつかご紹介します。

• ビンゴ大会：景品を用意すると盛り上がります。
• 温泉地クイズ：旅先の歴史や名産品をテーマにしたクイズ。
• ご当地格付けバトル：名産品を食べ比べて一流品を当てる体験型ゲーム。
• 王様ゲーム：罰ゲームやサプライズで会場が一体に。
• 二人羽織：ビニールシートを敷いて手軽に楽しめます。

参加者の年齢層や目的に合った内容を選びましょう。

3. 温泉宴会のマナーと安全管理

幹事さんが特に注意したいのが、マナーと安全への配慮です。

• 浴衣の着方：「右前」が正しい着付けです（左前はNG）。
• 飲酒後の入浴：血圧変動や意識障害の危険があるため、必ず禁止を徹底しましょう。
• かけ湯の徹底：湯船に入る前はかけ湯で体を清めるのがマナー。
• 泥酔者の管理：泥酔者は絶対に一人にせず、体を横向きに寝かせる「回復体位」を実施。呼びかけに反応しない場合は迷わず救急車を。
• 水分補給：脱水防止のため、入浴前後の水分補給を促しましょう。

安全管理は幹事の「保護責任」でもあります。

トラブル防止のため、事前に注意事項を旅のしおりや口頭で周知しましょう。

終了後のフォローと幹事の仕上げ

1. 会計・精算と後片付け

宴会終了後は、宿での会計を代表者がまとめて行い、必ず領収書を受け取りましょう。

割り勘や立て替えの精算は、記憶が新しいうちにアプリ（例：Nowa、Walimo、Splitwiseなど）を使うと便利です。

2. お礼メールとアフターフォロー

参加者へのお礼メールは、宴会翌日の午前中～3日以内に送信するのがマナーです。

定型文だけでなく、当日のエピソードや感謝の気持ちを添えると好印象。

会費を徴収した場合は、簡単な会計報告を添付すると信頼感もアップします。

3. 忘れ物・トラブルへの対応

忘れ物に気づいたら、すぐに宿へ「宿泊日」「部屋番号」「忘れ物の特徴」を伝えて連絡しましょう。

財布や身分証などの貴重品は、警察に届出となる場合もあるため、参加者には事前にその旨を伝えておくと親切です。

返送費用は原則「着払い」となります。

よくある失敗と成功のコツ──幹事さんの評価を上げる工夫

1. 失敗例とその対策

幹事さんが陥りがちな失敗と、その回避法をまとめました。

• 日程調整ミス：複数候補日でアンケートを実施しましょう。
• 予算オーバー：参加者の意見を反映し、早めに旅行会社へ相談。
• 飲酒トラブル：水やノンアルコール飲料の提供、対応マニュアルの事前準備。
• 情報共有不足：「旅のしおり」でルール・目的を明確に周知。
• 会計トラブル：会費は原則事前徴収、アプリで精算管理。

2. 参加者の心に残るプラスアルファの工夫

幹事の評価をさらに高めるためのアイデアもご紹介します。

• オリジナル旅のしおり：スケジュール・温泉地紹介・部屋割り・緊急連絡先などを記載。
• サプライズ企画：主役への記念品や、予定外のプチイベント。
• 記念撮影：撮影係を決め、後日写真を共有して思い出を振り返る。

まとめ──温泉宴会の成功は「準備」と「心遣い」から

温泉宴会の幹事は大変ですが、事前の計画・情報共有・安全管理、そして参加者への思いやりが成功のカギです。

この記事でご紹介した「温泉 宴会 やり方」「流れ」「チェックリスト」を活用すれば、初めての幹事さんでも安心して準備が進められます。

不安なときは、団体予約や幹事サポートに強い「グルメプラス」などのサービスも上手に活用し、ぜひ楽しい温泉宴会を実現してください。

幹事さんの頑張りが、参加者全員の笑顔や思い出につながることを心から応援しています！