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幹事さん必見！ケータリングで失敗しないための完全ガイド
会社の懇親会やサークルの集まり、部署の歓送迎会など、大人数が集まるイベントで幹事を任されたとき、「準備が大変そう」「料理や会場の手配にミスがあったらどうしよう…」と不安に感じていませんか？
特に近年利用が増えている「ケータリング」は便利な反面、やり方や注意点が分からず困っている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ケータリング初心者の幹事さんでも安心してイベントを運営できるよう、準備から当日の進行、終了後の対応まで、実践的なノウハウを分かりやすく解説します。
ケータリングとは？幹事さんの悩みを解決するサービス
ケータリングは、オフィスや会議室、貸しホールなど、指定した場所にプロが料理とサービスを届けてくれる便利な仕組みです。
食事の手配から搬入・設営、パーティー中の食器の回収、後片付けやゴミの持ち帰りまで一括して対応してくれるため、幹事さんの負担を大幅に減らせます。
実際、企業イベントでのリピート利用率は90％を超えるケースも多く、「準備が楽になった」「イベントに集中できた」と高評価を得ています。
しかし、ケータリングを使いこなすには、押さえておくべき手順やポイントがいくつかあります。
ケータリング準備編：成功のカギは段取り力
1. 基本方針を決める ― 5W2Hで整理しよう
まず最初に、イベントの「目的」「人数」「予算」「日時」「利用シーン（場所・内容）」を明確にしましょう。
これらが決まると、最適なケータリングプランや会場の規模、必要な設備が見えてきます。
- 目的：懇親、表彰、新人歓迎など
- 人数：おおよその参加者数（できれば確定値）
- 予算：1人あたり、または全体の目安
- 日時：曜日や時間帯でサービス内容が変わる場合も
- 利用シーン：オフィス、会議室、外部会場など
ケータリングの費用相場は、フリードリンク付きで1人3,500円〜7,500円が目安です。
以下は、人数別の予算事例です。
| 人数 | 1人あたり予算 | 総予算例 | イベント例 |
|---|---|---|---|
| 20名 | 7,500円 | 15万円 | 内定式後の懇親会 |
| 50名 | 2,600円 | 13万円 | 社内イベント |
| 100名 | 3,400円 | 34万円 | 表彰式後の懇親会 |
2. 業者選びのコツ ― チェックリストで安心！
ケータリング業者選びは、イベントの成否を左右する最大のポイントです。
以下の「ケータリング チェックリスト」を活用し、複数社を比較検討しましょう。
- 企業・団体向けの実績が豊富か
- 予算・人数に合ったプランがあるか
- 料理の味・見た目・量は十分か（口コミや試食で確認）
- アレルギーや食事制限への柔軟な対応力
- 搬入・設営・片付け・ゴミ回収が含まれているか
- 衛生管理（HACCP基準など）や配送時の温度管理
- 口コミ・評判（Googleレビュー・SNS・導入事例）
- キャンセル規定や人数変更の締切
特に「口コミがない業者」は避けるのが無難です。
また、直前の人数変更やキャンセル料の発生日も必ず確認しましょう。
3. 会場の設備・搬入条件を確認しよう
会場によっては、思わぬトラブルが発生しがちです。
以下のチェック項目を事前に確認し、業者にも正確に伝えましょう。
- 電源の数・容量
- 水道設備の有無と位置
- 温め直し・調理スペースの確保
- ゴミ処理のルール（分別方法・廃棄場所）
- 搬入出経路と時間制限（ビルの場合は申請書類の有無も）
- 駐車スペースや荷下ろし場所
4. 参加者への連絡事項 ― 情報共有がトラブル防止の第一歩
参加者には、日時・場所・服装・当日の流れを事前にメールやチャットで伝えましょう。
また、アレルギーや食事制限の有無を確認するフォームを送り、回答を早めに回収することが大切です。
これにより、料理の過不足や対応漏れを防げます。
ケータリング当日編：進行のポイントとマナー
1. 当日の流れ ― 5つのステップでスムーズ運営
- 会場スペースの確保（テーブル・椅子の配置換えなど）
- ケータリング業者との最終打ち合わせ（流れ・要望確認）
- 料理・ドリンクのセッティングと検品（注文内容や温度確認）
- パーティー開始（開会の挨拶・乾杯・進行管理）
- 撤収（締めの挨拶・忘れ物確認・退場誘導）
業者が設営・片付けまで対応してくれる場合、幹事さんは進行と雰囲気作りに集中できます。
2. 司会進行の台本例 ― これで安心！
「何を話せばいいのかわからない…」という幹事さんのために、よく使われる進行台本の例文をご紹介します。
- 開会の挨拶：「本日はご参加いただきありがとうございます。皆さまのご協力のもと、楽しい時間を過ごせればと思います。これより開会を宣言いたします！」
- 乾杯：「それでは、〇〇部長に乾杯のご発声をお願い致します。皆さま、グラスのご用意をお願いいたします。」
- 食事・歓談：「お食事と歓談の時間です。ごゆっくりお楽しみください。」
- 中締め・閉会：「宴もたけなわではございますが、そろそろお時間となりました。最後に〇〇さんより締めのご挨拶をお願いいたします。」
司会者は「笑顔で元気よく」が鉄則です。
進行の合間には余興やゲームを挟むなど、場の空気作りも幹事さんの大切な役割となります。
3. ケータリングパーティーのマナー ― 参加者にも周知を
- 荷物は最小限に（クロークや荷物置き場を活用）
- 料理台や出入口付近は長居せず、取り終えたら移動
- 歩きながらの飲食はNG、食事は立ち止まって
- 椅子は休憩用（高齢者や体調不良の方優先）
こうしたマナーを事前にアナウンスすることで、パーティーがスムーズに進行し、参加者も快適に過ごせます。
終了後編：後片付け・事後対応も抜かりなく
1. 業者による撤収とゴミ処理 ― 最終確認を忘れずに
多くのケータリングサービスは、料理・備品の撤収やゴミの持ち帰りまで対応してくれます。
ただし、ゴミ処理がサービス外の場合もあるため、会場の分別ルールや廃棄場所を事前に確認しておきましょう。
2. 支払い・お礼・振り返り
支払い方法（現金・請求書払い）を確認し、当日または後日に対応します。
また、協力してくれた方や参加者へのお礼の連絡も忘れずに。
さらに、簡単なアンケートを実施したり、幹事チームで良かった点・改善点を話し合ったりすることで、次回のイベントをより良くできます。
幹事さんのための時系列タスク管理表
| 時期 | タスクリスト |
|---|---|
| 1〜2ヶ月前 |
|
| 1週間前 |
|
| 当日 |
|
| 終了後 |
|
よくある失敗とその回避策
| 失敗例 | 原因 | 回避策 |
|---|---|---|
| 料理の不足/過剰 | 人数確認の不正確さ | 最終人数を確定してから発注。人数ベースで予約できる業者を選択 |
| 料理が冷めている | 温度管理対策の確認不足 | 温かい料理の提供方法や保温対策を事前に確認 |
| 搬入の遅延 | 会場情報や経路の確認不足 | 会場下見、搬入経路・時間制限・申請ルールを事前に把握 |
| アレルギー対応漏れ | 参加者からの情報収集不足 | 事前に全員にアレルギーや食事制限の有無を調査 |
| 会場設備の不十分 | 会場下見の不十分さ | 電源容量、水道、ゴミ処理ルールを事前に確認 |
参加者満足度を高めるケータリングのコツ
- 見た目が華やかでSNS映えする料理を選ぶ
- フィンガーフードや一口サイズの料理で会話を促進
- 健康志向やアレルギー、ビーガン対応など多様なニーズに配慮
- 余興やゲームを取り入れ、交流のきっかけを作る
こうした工夫が、「また参加したい！」という声につながります。
まとめ：ケータリングは幹事さんの強い味方！
ケータリングは、ただ料理を届けるサービスではなく、幹事さんの負担を大幅に軽減し、イベントの成功をサポートする強い味方です。
本記事でご紹介した「ケータリング チェックリスト」や「段取りのコツ」を活用し、一つひとつの手順を丁寧に進めていけば、初めてでも安心して運営できます。
幹事さんの計画と努力は、参加者全員の「楽しかった！」という笑顔に必ずつながります。
ぜひグルメプラスなど信頼できるケータリングサービスを活用し、あなたらしい最高のイベントを実現してください！