新入社員歓迎会の幹事を任された皆さま、「何から始めればいいの？」「失敗したくないけど、段取りが分からない…」といったお悩みはありませんか？

初めての幹事役や、コロナ禍以降の開催スタイルの変化に戸惑う方も多いはずです。

本記事では、そんな幹事さんの不安や疑問を解消するため、企画から準備、当日の進行、終了後のフォローアップまで、実践的なノウハウを徹底解説します。

チェックリストや例文、成功のコツなども豊富にご紹介。

「グルメプラス」などの会場予約サービスの活用ポイントも交え、安心して任務を全うできる内容になっています。

新入社員歓迎会とは？目的と意義を再確認

なぜ今、歓迎会を開くのか

新入社員歓迎会は、単なる飲み会や社交の場ではありません。

その本質的な目的は、新入社員が既存チームにスムーズに馴染み、会社や仕事に早く適応できるように「心理的な橋渡し」をすることにあります。

温かく迎え入れることで「あなたは私たちの仲間です」というメッセージを伝え、職場での信頼関係やコミュニケーションの基盤を築く大切な機会となります。

歓迎会を取り巻く最新動向

近年、歓迎会の開催率は下がりつつありますが、一方で「有意義な交流の場」としての価値は見直されています。

参加者が「行ってよかった」と思える内容にすることが、幹事さんの腕の見せ所です。

【準備編】新入社員歓迎会の計画・段取りのコツ

1. 幹事チームの編成と役割分担

一人で全てを抱え込まず、チーム体制で臨むのが成功の近道です。

主な役割分担は以下の通りです。

• メイン幹事：全体の進行管理・意思決定
• 司会担当：当日の進行、雰囲気づくり
• 会計担当：会費の徴収・管理、精算
• 企画・余興担当：新入社員紹介やゲーム、演出の考案

役割を明確にし、各自が責任を持って動くことで、準備もスムーズに進みます。

2. 主役＝新入社員へのヒアリングがカギ

歓迎会の主役は新入社員。

彼らが本当に楽しめる会にするため、事前に直接ヒアリングを行いましょう。

• 歓迎会への希望や苦手なこと（スピーチ、飲酒など）
• 食物アレルギーや好き嫌い
• 自己紹介のネタ（学生時代のこと、趣味、休日の過ごし方など）

新入社員の気持ちに寄り添う姿勢が、安心感と信頼構築につながります。

3. 日程調整と予算設定のベストプラクティス

準備の第一歩は日程と予算の確定です。

• 最優先で新入社員と上司・役員の都合を確認
• 「調整さん」などの日程調整ツールで全体の出欠を効率的に収集
• 参加人数が決まったら、早めに会場予約（1ヶ月以上前が理想）

予算は一人4,000円～6,000円が目安。

飲食代や景品、会場費、予備費も忘れずに計算しましょう。

会費はできれば事前徴収がスマートです。

4. 会場選びのポイント

会場選びは、歓迎会の雰囲気を大きく左右します。

以下のチェックポイントを押さえましょう。

• 職場や駅からアクセスしやすい「駅チカ」
• 個室・半個室など落ち着いた会話スペース
• 音響機器やマイク、スクリーンの有無（余興やプレゼン用）
• 飲み放題付きプランで会計が明朗な店
• 新入社員・上司の好みやアレルギー対応の料理

「グルメプラス」などの予約サイトを活用すれば、条件に合う会場をスムーズに探せます。

5. 参加者への案内通知：テンプレート例

案内メールには、以下の情報を必ず盛り込みましょう。

• 会の趣旨・概要（例：「○○さん歓迎会」）
• 日時、会場名、所在地、アクセスマップ
• 会費と徴収方法
• 参加可否の回答期限
• 幹事の連絡先
• 服装指定（必要な場合）

例文：
「このたび新入社員○○さんを迎え、歓迎会を開催いたします。ご多用中とは存じますが、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。」

6. 最終チェックリスト

準備に抜け漏れがないか、最終確認しましょう。

• 主役・上司の日程ヒアリング完了
• 日程調整ツールで全員の出欠確認
• 会場予約（設備・料理も確認）
• 予算設定・会費徴収方法決定
• 余興や司会、挨拶担当の決定・依頼
• 司会台本とタイムスケジュール作成
• 案内メール送信
• 二次会の有無・会場仮決定
• お釣りや景品・備品の準備

【当日編】新入社員歓迎会の進行・盛り上げ方

1. タイムスケジュール例と進行ポイント

当日は、進行表通りに運営することが成功のカギです。

開始30分前に幹事は会場入りし、座席や備品の最終チェックを行いましょう。

以下は一般的な進行例です。

• 受付開始・会費徴収
• 開会の挨拶（幹事）
• 代表挨拶（最高役職者）
• 乾杯の挨拶（3番目に高い役職者）
• 歓談・食事
• 新入社員自己紹介（緊張を和らげる声かけを）
• 余興・ゲーム（交流を促す内容で）
• 歓談・食事再開
• 中締めの挨拶（2番目に高い役職者）
• 閉会の挨拶（幹事）、忘れ物・二次会案内

進行は時間厳守を基本に、臨機応変な対応も大切です。

2. 司会進行のコツと台本作成ポイント

司会は会の雰囲気を大きく左右します。

台本には以下を明記しましょう。

• 開会・乾杯・余興へのつなぎ文言
• 挨拶者の氏名（フリガナも）
• 余興やゲームのルール、進行手順
• トラブル時の対応メモ（急な欠席、時間超過など）

元気な声で注目を集め、参加者が会話に困っていそうなときはさりげなく声をかけるなど、気配りも忘れずに。

3. 挨拶・スピーチ依頼と例文

挨拶は事前に依頼し、役割と内容を明確に伝えておきましょう。

• 代表挨拶：会社のビジョンや新入社員への期待
• 乾杯挨拶：全員にグラスが行き渡ったか確認後、気持ちよく乾杯
• 中締め・締め挨拶：参加者への感謝、今後の発展への期待
• 新入社員挨拶：歓迎への感謝、自己紹介、今後の意気込み

新入社員には「学生時代に打ち込んだこと」「最近ハマっていること」など、親しみやすい話題を盛り込むようアドバイスしましょう。

4. 盛り上げ演出・交流の工夫

参加者全員が楽しめるよう、細やかな演出を用意しましょう。

• ウェルカムボード：新入社員の名前や手書きメッセージを添えて設置
• BGM：雰囲気に合った音楽で空間演出
• 記念品の贈呈：実用的なグッズ＋メッセージカード
• 写真・動画撮影：思い出を記録し、後日共有

5. 交流を促すレクリエーション事例

自己紹介や歓談が苦手な人も楽しめるよう、ゲームやアイスブレイクを取り入れましょう。

• 共通点探しゲーム：グループで共通点を見つける
• 自己紹介ビンゴ：新入社員のプロフィールを使ったビンゴ大会
• 新入社員クイズ：エピソードや趣味をクイズ形式で出題
• トークテーマカード：各テーブルに話題カードを配置

【終了後編】会計・フォローアップ・思い出の共有

1. 会計・精算のポイント

歓迎会終了後も幹事の仕事は続きます。

• 会費は幹事が一括で支払い、クレジットカード利用も便利
• 会社経費の場合は領収書を速やかに経理へ提出
• 会費の余剰分は返金、不足分は追加徴収
• 新入社員から会費を徴収しないのが一般的

2. お礼メール・フォローアップの重要性と例文

歓迎会の印象を決めるのは、その後のフォローアップです。

• 翌営業日中に参加者へ感謝メールを送信
• 挨拶を依頼した上司へは個別にお礼を
• 新入社員へは「楽しめたか」などの声かけを

例文：
「昨日は歓迎会へのご参加、誠にありがとうございました。皆さまのおかげで大変和やかな会となりました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」

一括送信よりも、できるだけ個別に内容を変えると丁寧な印象になります。

3. 写真・動画の共有方法

クラウドストレージやLINEのアルバム機能を使い、参加者全員が思い出を簡単に振り返れるようにしましょう。

• Google Photo、Dropbox、OneDriveなどはURL共有が便利
• LINEグループではアルバム機能を活用

SNSへの投稿は、事前に参加者の同意を得てから行いましょう。

よくある失敗事例とその回避策

1. 日程調整の失敗

主役や上司の都合を無視して日程を決めてしまうと、本末転倒です。

最優先者の予定を丁寧にヒアリングし、全員の出欠を早めに確認しましょう。

2. 予算管理の失敗

予算が足りず、追加徴収…という事態は避けたいもの。

飲食代だけでなく、景品や予備費も含め、余裕ある予算設定を心がけましょう。

3. 司会進行の失敗

台本通りに進まない、余興が盛り上がらない…そんな時は事前リハーサルと臨機応変な対応でカバー。

参加者の様子をよく観察し、声がけや盛り上げ役を意識しましょう。

4. 欠席時の対応ミス

欠席連絡が遅れると、主催者や同僚に不信感を与えます。

やむを得ず欠席の場合は、できるだけ早く、丁寧に連絡を入れましょう。

歓迎会を「点」から「線」へ―信頼関係構築の第一歩に

新入社員歓迎会は、単なる一度きりのイベントではありません。

新入社員と既存社員が長期的な信頼関係を築くための「スタート地点」です。

形式的な飲み会が敬遠される今だからこそ、「なぜこの会を開くのか」という目的意識を持ち、参加者全員が有意義な時間を過ごせるよう、幹事さんは細部まで配慮しましょう。

まとめ：幹事さんの「気配り」が歓迎会成功のカギ

本記事では、新入社員歓迎会の準備から当日運営、終了後のフォローアップまで、幹事さんに必要なノウハウを網羅しました。

「グルメプラス」などの予約サービスを上手に活用し、主役である新入社員が心から「参加してよかった」と思える会を実現してください。

あなたの気配りと工夫が、職場の一体感やチームワークを高める第一歩となります。

さあ、自信を持って幹事役を楽しみましょう！