社内懇親会の幹事を任されて、「どこから手を付ければいいの？」「みんな楽しんでくれるだろうか…」と不安に感じていませんか？

会場の選び方や案内状の書き方、進行やゲーム、会計処理、さらにはトラブル対応まで、やることは山積みです。

そんな幹事さんの悩みや疑問を解消し、安心して社内懇親会を成功に導くためのノウハウを、この記事で徹底解説します。

目次

• • なぜ今、社内懇親会が重要なのか？
  • 企画・準備編：成功のための段取りとチェックリスト

• 会場選び・予約のポイント
• 案内状・案内メール作成のコツと例文
• 当日運営編：進行・盛り上げのコツ
• 終了後の対応・事後フォローアップ
• よくある失敗・トラブルとその回避策
• インクルーシブ＆最新型懇親会のアイデア
• まとめ

なぜ今、社内懇親会が重要なのか？

現代の社内懇親会は、単なる「飲み会」ではありません。

テレワークの普及や部署間の壁が生まれやすい今こそ、社員同士のコミュニケーションを活性化し、チームワークやエンゲージメント（組織への愛着・やりがい）を高める戦略的な場として、その価値が見直されています。

実際、「参加前は面倒だと思っていたけど、終わってみたら楽しかった！」という声も多く、懇親会は“参加前の心理的ハードル”さえ乗り越えれば、組織の一体感や生産性向上にも大きく貢献できるイベントです。

幹事さんの役割は、単なる段取り役から「社内マーケター」へと進化しています。

企画・準備編：成功のための段取りとチェックリスト

1. 懇親会の目的を明確にする

まずは「なぜこの懇親会を開くのか？」を明確にしましょう。

目的がはっきりしていないと、会の内容や雰囲気がぼやけてしまい、参加者の満足度も下がりがちです。

例えば…

• 新入社員の歓迎
• 部署間の交流・連携強化
• プロジェクト成功の慰労
• 年度末の労い・忘年会

目的によって会場・レイアウト・企画内容も変わります。

案内状や当日の挨拶でも、この目的をしっかり参加者に伝えましょう。

2. 幹事チームの編成と役割分担

一人で全てを抱え込むのはNG。

以下のように、複数人で役割分担をすることで抜け漏れや負担を減らせます。

• 運営リーダー（全体統括・進行管理）
• 会場係（会場選定・下見・予約）
• 手配係（飲食・備品・景品手配）
• 広報係（案内メール作成・出欠管理）
• 会計係（予算管理・会費徴収・精算）
• 制作物係（案内状・ポスター・映像等）
• 司会進行（台本作成・当日の司会）

チームで協力し合うことで、より良いアイデアや細やかな配慮が生まれます。

3. 日程調整と会場選定

日程は、役員やキーパーソンのスケジュールを優先確認し、候補日を複数挙げてアンケートで決めるのがベターです。

月末や繁忙期は避け、できれば平日夜に設定すると参加率が高まります。

会場は2〜3ヶ月前（繁忙期は半年前）には予約を。

参加人数・目的に合った広さや雰囲気、設備（プロジェクター・マイクなど）を確認し、必ず下見をしましょう。

4. 予算と会費の設定・会計処理のポイント

主な費用項目は以下の通りです。

• 会場費
• 飲食代
• 備品・景品代
• 雑費（印刷・交通費など）

一人あたり3,000円〜7,000円が相場です。

会社経費で処理する場合、「福利厚生費」として計上するには「全社員または部署全体が対象」「社会通念上妥当な金額」が条件です。

会費はなるべく事前徴収し、支払方法やキャンセル規定を案内状に明記しましょう。

5. 準備完了チェックリスト

下記の時系列チェックリストを活用し、抜け漏れなく進めましょう。

• 【3ヶ月前】目的決定／幹事チーム結成／予算案作成／候補日の設定／会場リストアップ・下見
• 【2ヶ月前】日時決定／会場予約／案内状ドラフト／企画検討開始
• 【1ヶ月前】案内状送付・出欠確認／飲食手配／景品・備品手配／挨拶依頼
• 【2週間前】出欠締切／参加者リスト確定／プログラム・台本作成
• 【1週間前】リマインドメール送信／担当ごと最終確認／景品購入・搬入
• 【前日】持ち物チェック／会計用お釣り準備／天候・交通確認（屋外時）

このリストを活用すれば、初めての幹事でも安心です！

会場選び・予約のポイント

会場選びでチェックすべきポイント

会場選びは懇親会の満足度を大きく左右します。

以下のチェック項目を参考にしてください。

• 目的・人数に合った広さ・雰囲気か
• アクセスの良さ（駅近・タクシー利用しやすい）
• 飲食内容（アレルギー・宗教対応可）
• 設備（プロジェクター・マイク・BGM・Wi-Fiなど）
• レイアウトの自由度（立食・着席・ステージ有無）
• バリアフリー対応
• 予算に合っているか
• 下見での実際の印象（清潔感・空調・導線など）

Web写真と実物のギャップが大きいことも多いので、必ず現地で確認を！

人気の会場は早めの予約が必須です。

グルメプラスの活用もおすすめ

「どんな会場がいいか分からない」「条件に合う会場を探すのが大変…」という方は、グルメプラスなどの会場探し・予約サービスを活用すると便利です。

条件指定や下見予約、プロによるサポートが受けられ、幹事さんの負担を大きく減らせます。

案内状・案内メール作成のコツと例文

案内状に必ず入れるべき項目

案内状は「参加したくなる雰囲気づくり」と「情報の明確化」がポイントです。

• 開催日時・場所（地図・URL）
• 会費と支払い方法・期限
• 出欠締切日
• 幹事の連絡先
• 懇親会の目的や魅力（例：豪華景品、特別ゲストなど）
• キャンセルポリシー（例：「〇月〇日以降はキャンセル料が発生します」）

案内状例文（メール用）

下記は社内向け懇親会案内メールの例文です。

件名：【ご案内】◯◯部 懇親会開催のお知らせ

本文：
皆さま

お疲れ様です。◯◯部 幹事の〇〇です。
この度、部署の親睦を深めるため、下記の通り懇親会を開催いたします。

【日時】〇月〇日（〇）19:00〜21:00
【場所】□□レストラン（地図はこちら：https://〜）
【会費】4,000円（事前振込／振込先は別途ご案内します）
【内容】美味しいコース料理＋豪華景品が当たるビンゴ大会
【出欠締切】〇月〇日（金）まで
【キャンセル規定】〇月〇日以降のキャンセルは、会場規定によりキャンセル料が発生します

ご参加いただける方は、〇月〇日までに本メールへご返信、または下記フォームからご回答ください。
→出欠フォームURL

皆さまのご参加を心よりお待ちしております！

幹事：〇〇（内線0000／メール：xxx@xxx）

案内文は堅すぎず、どこかワクワクするような要素を盛り込むのがコツです。

当日運営編：進行・盛り上げのコツ

1. 空間演出と雰囲気づくり

受付時からBGMで明るい雰囲気にし、ステージやレイアウトも工夫しましょう。

全員が交流できるよう、「くじ引き席」「シャッフルランチ」形式や、移動自由な立食形式もおすすめです。

2. 交流を促すゲーム・アクティビティ例

• 自己紹介ビンゴ：他の参加者に話しかけてマスを埋める
• 共通点探しゲーム：チーム内で共通点を探し数を競う
• ビンゴ大会：景品を用意すれば盛り上がる
• 会社クイズ大会：自社にまつわるクイズでチーム戦
• ペーパータワー：紙だけで高いタワーを作るチーム戦
• イラスト伝言ゲーム：絵だけでお題を伝える

「参加型」「協力型」を意識して選ぶと、自然と会話と笑顔が生まれます。

3. 司会進行のコツと台本例

スムーズな進行のため、進行台本は必須。

挨拶やゲーム説明、BGMの切り替え、締めのタイミングなど、細かくシミュレーションしておきましょう。

挨拶を頼む方には、事前に持ち時間（1～2分）を伝え、簡潔な内容をお願いするのがマナーです。

標準的な懇親会の流れ

• 開会宣言・司会者挨拶
• 代表者（役職上位）の挨拶
• 乾杯の挨拶（3番目に役職が高い方）
• 食事・歓談
• 余興・ゲーム
• 中締めの挨拶（2番目に役職が高い方）
• 閉会挨拶・事務連絡
• 退場・見送り

進行台本例（抜粋）

19:00　開会宣言・司会者挨拶（BGMを流しながら）
19:05　代表者挨拶（役職・氏名を紹介）
19:10　乾杯の挨拶 → 乾杯後はBGMを華やかに
19:15　食事・歓談タイム（45分）
20:00　ゲーム・余興（30分）
20:30　歓談タイム（15分）
20:45　中締めの挨拶
20:50　閉会挨拶・事務連絡
20:55　退場・見送り（締めのBGM）

時間管理は徹底し、予定終了時刻の10分前には締めに入るとスマートです。

終了後の対応・事後フォローアップ

1. 会計報告と透明性

会費徴収がある場合は、終了後速やかに収支報告書を作成し、参加者や上司に提出しましょう。

「収入」「支出」「余剰金の扱い」まで明記すれば、幹事としての信頼度もアップします。

2. お礼メール・写真共有のポイント

翌日中に参加者全員へお礼メールを送りましょう。

準備や挨拶を引き受けてくれた方には、個別に感謝を伝えると好印象です。

写真共有は、限定公開のアルバム（Googleフォト・Dropboxなど）を利用し、プライバシー・肖像権に配慮しましょう。

3. 効果測定と次回への提案

事後アンケートで「他部署と交流できたか」「参加して良かったか」などを聞くと、次回の改善点や懇親会の“組織的価値”を可視化できます。

経営層への報告では、「離職リスクの低減」「エンゲージメント向上」など、具体的な効果を強調しましょう。

よくある失敗・トラブルとその回避策

1. 退屈な会・内輪ノリ・盛り上がらない会

• 目的が曖昧→事前に明確な目的設定＆参加型企画を！
• 特定メンバーだけが楽しむ→アンケートで多様な意見を取り入れ、席やチームをシャッフル
• 進行がグダグダ→詳細な進行台本＆事前リハーサルを

2. ドタキャン・直前変更

• 案内状にキャンセル規定を明記し、会費はなるべく事前徴収
• リマインドメールで直前連絡を防止
• 発生時は冷静に会場と連絡・会計処理を

3. 盛り上がらない時のリカバリー

• 即興でできる簡単なゲーム（じゃんけん大会、クイズなど）を用意
• トークテーマカードを各卓に配布する
• 幹事・司会が孤立している人に積極的に声をかける

4. インクルーシブな配慮

• ノンアルコール飲料を充実
• アレルギー・食事制限への対応（事前アンケート）
• バリアフリー・静かなスペースの確保
• 参加を強制しない柔軟な運営

インクルーシブ＆最新型懇親会のアイデア

1. ダイバーシティ＆インクルージョンの視点

年齢・役職・性格・宗教・家庭環境など、多様な社員が安心して参加できる懇親会を目指しましょう。

• 食事の多様性（ベジタリアン、ハラル、アレルギー対応）
• アクセシビリティ（車椅子対応、静かなコーナー設置）
• 家庭事情への配慮（短時間開催、ファミリーデー化）

2. ハイブリッド・バーチャル懇親会

リモートワーク時代には、オンライン参加もできるハイブリッド型や、全員オンラインのバーチャル懇親会も有効です。

• オンライン投票やクイズツール（Slido、Mentimeterなど）で一体感を演出
• バーチャルオフィスツール（oVice、MetaLifeなど）で偶発的な交流を創出
• リモート謎解きやオンラインビンゴなどゲーム性のある企画を導入

オンライン参加者にも発言や主役の機会を積極的に設けましょう。

まとめ：幹事さんの一歩を応援します

社内懇親会の幹事は、段取りや会場探し、進行、トラブル対応まで大変なことが多いですが、その分「みんなが楽しんでくれた」「部署の雰囲気が良くなった」という達成感も大きい役割です。

この記事のチェックリスト・ノウハウ・例文を活用すれば、初めての方でもプロ並みの幹事として安心して運営できます。

もし会場探しや企画で迷ったら、グルメプラスのような専門サービスも活用し、あなたらしい素敵な懇親会を実現してください。

幹事さんの一歩が、会社の明日をもっと明るくします。応援しています！