「会費ってどのくらいに設定すればいいの？」「予算が足りなくなったらどうしよう…」「集金や会計がうまくできるか不安」

会社の飲み会や部署の歓送迎会、サークルのイベントなど、幹事さんに任されるとまず悩むのが「会費・予算の管理」です。

参加者全員が気持ちよく楽しめる会を作るためには、会費・予算の設定とその運用がとても重要です。

この記事では、幹事さんの「困った！」を解決するために、会費・予算の決め方から当日の対応、終了後のフォローまで、実践的なノウハウとチェックリストを徹底解説します。

グルメプラスなどの会場予約サイトも活用しながら、誰でも自信を持って会を運営できるようになるポイントをお届けします。

1. 会費・予算管理が大切な理由と幹事の役割

幹事の仕事は、単に会場を押さえて日程を決めるだけではありません。

実はイベント全体の「プロデューサー」として、参加者の快適さと安心感を生み出す縁の下の力持ちなのです。

会費や予算の設定、集金、会計報告まで、見えない努力がイベントの満足度を左右します。

ここをしっかり押さえておくことで、トラブルを未然に防ぎ、参加者からの信頼もアップします。

2. 準備編：戦略的な会費・予算設定のやり方

2-1. 目的に合わせた会費設定のポイント

予算設定は、単なる金額の計算ではありません。

「できるだけ多くの人に来てほしい」なら会費は抑えめに、「特別な体験を提供したい」なら質にこだわるなど、イベントの目的と参加者層を明確にすることが第一歩です。

会費の相場を知っておくと安心です。

• 少人数の飲み会・歓送迎会（居酒屋・レストラン）：3,000～5,000円/人
• 企業や中～大規模パーティー（ホテル・高級レストラン）：5,000～10,000円/人以上も
• ホームパーティー：2,000～4,000円/人
• 周年イベントなど特別な会：10,000円/人以上も検討

会費が高すぎると参加率が下がるため、
「提供する価値」と「会費」のバランスを意識しましょう。

参加者の立場で「この金額なら納得」と思える内容を目指すことが大切です。

2-2. 予算項目のチェックリストと「予備費」の重要性

予算設定で最も多い失敗が「消費税の計算漏れ」や「予備費の不足」です。

すべての費用をしっかりリストアップし、予備費も必ず確保しましょう。

• 飲食費：料理・飲み物・飲み放題・追加注文・ケータリング
• 会場費：レンタル料・付帯設備・清掃費・警備費
• 景品代：ゲーム・抽選会の目玉景品＆サブ景品（人数の3～4割分が目安）
• 演出費：BGM・映像・ゲスト謝礼・レクリエーション関連
• 制作物費：案内状・パンフ・名札・装飾
• 運営費：スタッフ人件費・司会者派遣・運営代行
• その他：交通費・宿泊費・お土産・告知費
• 予備費：当日の追加注文や急なキャンセル、突発的な出費（予算の約3割が目安）

会場選びやスタッフの有無、参加人数によって大きく変動するため、
「何にいくらかかるか」を一つ一つ見積もりましょう。

会費設定時は、端数を切り上げて「ちょっと多め」にしておくと安心です。

2-3. 会費徴収のベストプラクティス～事前＆キャッシュレスが最強～

幹事さんの負担を減らす最大のコツは、「会費の事前徴収」と「キャッシュレス化」です。

当日集金は、酔っ払ったり誰が払ったか分からなくなったりと、トラブルの温床。

事前かつキャッシュレスで集めることで、運営が圧倒的に楽になります。

• 現金集金：一般的だが、管理が大変・お釣りや紛失リスクあり
• 銀行振込：現金管理不要だが、確認作業や手数料が発生
• キャッシュレス（PayPay・LINE Pay等）：履歴が残り、誰が支払い済みか一目瞭然。幹事も参加者も楽！

案内メールやLINEで「会費の事前徴収をお願いします」と伝えておきましょう。

下記のようなテンプレートも使えます。

【会費事前徴収のお願いメール例文】

件名：〇〇（イベント名）の会費事前徴収のお願い
〇〇様
お疲れ様です。幹事の〇〇です。
先日ご案内した〇〇（イベント名）が近づいてまいりました。
当日をスムーズに楽しんでいただくため、会費（〇〇円）を事前に徴収させていただきます。
大変お手数ですが、〇月〇日までに下記の方法でお支払いください。
【お支払い方法】
・現金の場合：〇月〇日までに私〇〇まで
・〇〇Payの場合：下記URLまたはQRコードより送金
※キャンセルは〇月〇日までにご連絡ください。それ以降はキャンセル料が発生します。
ご協力よろしくお願いします。

3. 会場選び・予約のポイント～会費・予算から逆算しよう～

予算が固まったら、会場探しに移ります。

「会費×参加者数」から逆算して、無理のない範囲で選ぶのがコツです。

グルメプラスなどの会場予約サービスを使うと、予算や人数、料理ジャンル、駅近など条件を指定して効率よく探せます。

• 飲み放題付きプランや、コース料金が税込かどうかを必ず確認
• クレジットカードやキャッシュレス決済可否も要チェック
• 会場のキャンセル規定（何日前からキャンセル料発生？）も確認
• 参加者のアクセスやアレルギー対応、バリアフリーも意識

予算が厳しい場合は、立食形式やランチタイムの利用、曜日をずらすなど工夫しましょう。

会場決定後は、予約内容・見積もりを必ず書面やメールで保存しておきましょう。

4. 当日編：スムーズな進行と会計のコツ

4-1. 受付・会計で慌てないための段取り

事前徴収でも、当日の受付で「支払い漏れ」や「当日参加」の対応が必要になることも。

受付係を1～2人用意し、参加者リストで「支払い済み」「未払い」をチェックしましょう。

伝票や精算は必ず幹事が担当し、上司や目上の方に支払いをお願いしないのがマナーです。

• 受付時はリストにチェック（紙でもスマホでもOK）
• 追加注文や急な欠席者の差額に備えて、予備費を用意
• クレジットカード精算の場合、会場の対応可否を再度確認

「お釣りがない」「誰からもらったか分からない」などを防ぐためにも、
会費・支払い管理は細かく記録を残しておくのが安全です。

4-2. 幹事のための進行台本＆挨拶例文

当日の進行をスムーズにするため、タイムテーブルを作り、参加者に事前に共有しておくと安心です。

下記はよく使われる挨拶例です。

• 開会の挨拶：
  「本日はお集まりいただき誠にありがとうございます。皆様の親睦を深める場となれば幸いです。これより〇〇会を始めます。」
• 乾杯の発声：
  「それでは、〇〇様に乾杯のご発声をお願いしたいと思います。皆様、グラスをお持ちください。」
• 中締め・閉会の挨拶：
  「宴もたけなわですが、お時間となりましたので、〇〇様より中締めのご挨拶をお願い致します。」
  「本日の〇〇会は以上となります。お忘れ物にご注意の上、お気をつけてお帰りください。」
• 二次会案内：
  「この後、近くで二次会もご用意しております。ご希望の方は幹事〇〇までお声がけください。」

進行表や挨拶例文を紙やスマホにメモしておくと、当日も落ち着いて対応できます。

5. 終了後編：明朗会計と信頼につながるアフターケア

5-1. 収支報告書の作成と共有

イベント終了後は、参加者への「明朗会計報告」が幹事の信頼を高めます。

会社のイベントなどでは特に、収支をきちんとまとめて共有しましょう。

【収支報告書テンプレート】

〇〇年度〇〇会 収支報告書
開催日時：〇年〇月〇日
会場：〇〇（場所名）
参加人数：〇〇名

■収入の部

• 会費：〇〇円×〇〇名＝〇〇円
• 繰越金・ご厚志等：〇〇円
• 合計：〇〇円

■支出の部

• 会場・飲食費：〇〇円
• 景品代：〇〇円
• その他：〇〇円
• 合計：〇〇円

■差引残高：〇〇円（次回イベントに繰越予定／参加者に返金等）

内容をご確認いただき、ご了承よろしくお願いいたします。

5-2. 余剰金・不足金の正しい対応

余ったお金（余剰金）は、自己判断で二次会費や飲み代に使わず、
必ず上司や参加者へ返金または次回へ繰越の相談をしましょう。

不足金が出た場合も、理由を明確に説明し、追加徴収は丁寧に案内するのが信頼のコツです。

5-3. 万が一の未払いトラブルへの対処法

どんなに注意しても、未払いが発生することはあります。

まずは事実を冷静に確認し、
「入れ違いでお支払いいただいていた場合はご容赦ください」と柔らかく連絡しましょう。

どうしても解決しない場合は、上司や関係者に相談し、最終的には法的手段も検討しますが、
個人で抱え込まず周囲と連携することが大切です。

6. 幹事さんの失敗談＆便利ツール活用法

6-1. よくある失敗とその回避策

• コース料金が税抜きで、消費税分が足りなくなった
  →「税込かどうか」必ず確認し、端数は切り上げて設定！
• 当日集金で混乱、未回収・お釣りトラブルが発生
  →「事前徴収」と「キャッシュレス」で根本解決！
• 会場の決済方法を確認せず、クレジットカード不可で立て替えに困った
  →予約時に決済方法を必ず確認！

6-2. 幹事の味方！おすすめツール＆アプリ

• 日程調整：Doodle、TimeTree、LINEスケジュール
• 割り勘・精算：Walica、LINE Pay、PayPay
• 会場探し：グルメプラス、食べログ、Retty、OpenTable
• オンライン飲み会：Zoom、Google Meet、Remo、SpatialChat

これらのツールを使いこなすことで、幹事の作業はグッと楽になります。

会場探し・予約から、会費徴収、当日の進行、アフターケアまで、
スマートに運営できる幹事を目指しましょう。

まとめ：幹事さんの努力がイベントを成功に導く！

会費・予算の管理は、準備、当日、終了後まで気を抜けない大切な幹事の仕事です。

この記事でご紹介したポイントやチェックリストを活用すれば、
初めての幹事さんでも不安なく、参加者全員が満足できる会を実現できます。

グルメプラスなどの予約サービスや便利アプリもどんどん活用して、
「幹事に任せてよかった！」と言われる成功体験をぜひ手にしてください。

あなたの一歩が、素敵なイベントの始まりです。応援しています！