「学生時代にサークルで幹事を任され、飲み会のお店選びや予約には慣れている」という方は多くないはずです。たいていは社会人になって上司や先輩社員から、飲み会の幹事をできるか聞かれて、つい「はい」と言ってしまって任されてしまった、というパターンが幹事経験スタートなのではないでしょうか。

特に、所属する部課内での歓送迎会などが開かれる場合は、20人以下ながら幹事を任されてしまった、という経験はあることでしょう。突然、任されることになった飲み会の幹事、特にお店の予約のやり方などを中心に具体例などを示しながらまとめてみました。

幹事を任された！飲み会のお店の予約は？

学生時代は授業への出席もそこそこに、アルバイトに明け暮れていて、いろいろなジャンルのお店に出入りして「酸いも甘いも噛み分けた」ような社員が会社には必ず1人はいるものです。そんな経験を買われ、飲み会幹事を任されてしまったという想定で、まずは社内の老若男女構成などを考えてのお店選び、続くお店の予約から説明を始めてみます。

サイト検索で飲み会のお店を探そう

飲み会のお店選び、なかなか大変なのが正直なところでしょう。特に老若男女のスタッフとなると、各人の好みを聞いてからでは、ちっももラチがあきません。そこで知っている店も候補として残すとともに、サイトで例えば「飲み会」「江戸川区」「居酒屋」などと検索してみましょう。

飲み会のお店の候補は数店舗を選ぶ

検索結果として数店舗以上が表示されます。出た結果のお店の中から、参加者にふさわしそうなメニューがあるお店を数軒選びます。というのも、1店に絞って希望する日時で予約したところ、いっぱいだったという例が少なくないためです。特に忘新年会、歓送迎会のシーズンだと、予約がいっぱいで日時の変更を迫られることも。

飲み会のお店予約は電話がやっぱり安心

ともあれ、日程と参加人数が固まったら、選んでおいたお店に予約を入れます。サイト上でできるお店も増えていますが、電話でお店の担当者と話して伝えるのが確実ですし、こちらも安心できます。なお、飲み放題が付いたコースを用意しているお店も多いので、この機会に利用してみましょう。

「予約をお願いしたいのですが」と電話

ここで予約電話の一例を示します。電話をしてお店の担当者が出たら、「予約をお願いしたいのですが」とか、期日が迫っていれば「あさって午後6時から15人で予約できますか」と話し始めます。先方は人数と利用日時のほか、こちらの名前と連絡先を聞いてきます。

お店の予約時にキャンセル料等の確認を忘れずに

予約できたら、利用日や人数を復唱してもらい、先方担当者の名前も確認しておきます。お店によっては、条件次第でキャンセル料が発生することを伝えてくる場合もあるのでメモしておき、万一に備えましょう。また、サイト検索でお店を見つけた場合は、どのサイトだったかを聞いてくることもありますので、〇〇サイト、などと利用するお店が出ていたサイト名を伝えます。

電話予約の流れを箇条書きにしてみます。

1. サイトで希望するエリアで検索する
2. 検索結果から数店舗選んで、1店に絞り電話する
3. 先方が出たら予約日時、人数など必要なことを伝える
4. キャンセル料の有無を確認する
5. 先方担当者の名前を聞き電話を終える

飲み会予約は必要事項をメモしてから

どうでしょうか。飲み会の予約といっても、そう難しくはありません。ビジネス電話ができる社会人であれば、問題なく対応できるはずです。ただ、伝え忘れ、聞き忘れなどがないように、確認事項をメモをしてから電話するのがベターです。

飲み会のお店予約はホームページ等からでも可能

なお、あまり触れませんでしたが、お店のホームページやグルメ関連サイト上での予約を受け付けているお店もありますので、早朝や深夜に連絡しなければならない場合は、サイトから予約する手もあります。たいていは希望日時と人数、メールや携帯電話などの連絡先を入れるひな形に必要事項を入れる形になっています。必要事項を入れて予約内容を確認したら、送信して終わりです。

サイト予約は返信のメール、SMS確認を忘れずに！

折り返しメール受け取りとのメールが届き、追って内容確認メールが届きます。記入内容に間違いなければ、そのまま確認メールとして返信します。あとは当日にお店に出向くだけです。お店では幹事の名前で予約されていますので、幹事名を言って入店し、あとは料理やお酒を楽しみましょう。もちろん、おしゃべりも！