会社で大人数で飲む機会。幹事の方やそれをサポートに当たる方にとって、参加者へのご挨拶は“最後の大切な仕事”です。パーティや宴会の後に出席のお礼をされれば、参加した方は大変気持ちが良いものですし、社外の方からすれば、礼節を知った方がおられる会社なんだなと、会社の評価にもつながります。

しかし、大きな企業となれば社員数も多くなり、どうしても社内メールにて対応せざるおえません。また、社外の方や支店や各営業所から出席した場合などは、いちいち挨拶に伺っていたら仕事をする時間などなくなってしまいます。

ご挨拶という社会人としてのマナーをメール等で行うときに、どなたに対しても失礼のない様に気を付けておきたい事を紹介します。

飲み会後は、早めにお礼会計報告のメールを送る

メールに限らず、ご挨拶というのはどんなシーンでも“早めに行う事”が大切です。宴会やパーティの一週間後に参加のお礼のメールを頂いたとしたら、あなたはどう感じるでしょうか？ご挨拶は早めに行うのが礼儀ですので、メールの時も早めに行いましょう。

例えば、金曜日にパーティや宴会を行った場合などは、次の日にメールを送っても大丈夫ですが、丁寧なメールや正確な会計報告等を作成するのには時間がかかってしまう事もありますので、社内メール等で挨拶やお礼メールを送る際には、月曜日の朝の出社時間の前までに送るのが望ましいといえます。

メールを受け取った方が一番メールを確認しやすいのは、出社してデスクの自分のパソコンを開いた時です。月曜日の朝一番にメールが届いていたら「幹事さんは休みの日にも頑張ってくれたんだな」と評価も上がる事でしょう。

社内メールで飲み会の報告をする場合

一斉に社内メールを出す時には、まずは参加してくれた方への率直なご挨拶です。ただ単に「参加して頂きありがとうございました」ではなく、参加した時の状況の事などを織り交ぜてメールに書き入れましょう。

例えば「今回は雨が降る中、たくさんの方にご参加いただきありがとうございました」や「繁忙期で忙しいところ時間を作ってご参加下さりありがとうございました」といった内容を一文メールに入れておくだけで、ただの業務連絡的な内容のメールよりは、読んでずっと気持ちの良いメールの内容となります。

また、ここで一つ気を付けておきたい事は、社内メール等で送る際には役職の方と一般社員とのメールは分けて作成しましょう。そしてそれは、メールを送るあなたと相手の関係性を十分に考えて作成しなければなりません。言葉遣いや文章等も、それに見合った書き方をして、失礼のないように十分に気を付けてください。

参加はしてはいないが金一封があった方へのお礼

宴会には参加しなかったが、金一封してくれた方の報告とお礼は忘れずに必ずしましょう。金一封される方は大抵が役職を持たれている方が多いですので、当然ですが部署や役職や名前を間違わない様に注意してメール内に書き込みましょう。また、金一封を頂いた方には直接お礼のメールを送っても良いでしょう。前述でも述べたように、言葉遣いや文章にも十分に気を付けてください。

一斉にメールを送るときには「今回○○部○○部長より金一封がありましたので、ご報告並びにお礼申し上げます」くらいの内容で大丈夫です。複数いらっしゃる時には役職の序列順に並べ、最後にお礼の言葉を添えると良いでしょう。ただし、金額がいくらだったという事は絶対にしてはいけませんので注意して下さい。

飲み会では透明性の高い会計報告を

今回行われた宴会やパーティ等の会計報告はキチンと作成しましょう。場所や日時はもちろん、掛かった費用、参加人数や集まったお金など細かく作り上げるのがベストです。余興に使った景品などは、どこから出たのか等も記載しておくと良いでしょう。

また金一封や前回のくりこし金があると、人数と参加費用の差額が生じる事が多々あります。この場合、余ってしまったお金をどうするのかハッキリと明確に記載しましょう。

当然ですが、メールに長々と記入するのではなく、別ファイルで作成してメールに添付すると良いでしょう。

社外の方を飲み会にお呼びした時

会社内の飲み会だけではなく、取引先の会社の方を接待した時やされた時にも迅速にお礼のメールを送るようにしましょう。こちらが接待を兼ねてお呼びした時には、お礼の内容もさることながら、今後のお仕事の取組みや姿勢なども織り交ぜて、失礼のないようにメールを作成していきましょう。

また、例え相手が下請け業者の方であった、接待を受けた立場であろうとも、お礼のメールは早く作成して送りましょう。その際にもきちんと丁寧語や尊敬語を入れて、決して上から目線な内容とならない様に十分に気を付けましょう。仕事で困った時に一番力になってくれるのは、下請けさんや協力企業だという事を忘れてはいけません。

　

最後に

　お礼や挨拶は、本来ならばお会いして直接お礼を伝えるのが本当ですが、メールで行う場合にはお会いする時以上の緊張感を持ってメールを作成しましょう。丁寧語や尊敬語などを間違えない様に心がけて、気持ちのこもったメールを作ることが大切です。

また幹事さんににおいては、参加してくれた方々のお礼メールも大切ですが、会計報告を作成する場合などは、計算ミスや入力ミスがないように正確に作成していきましょう。