【幹事必見】飲み会の日程調整と案内メールのテンプレート

飲み会の幹事になったら、メールなどで飲み会の案内を送ることになりますよね。友人同士が数人集まるだけの飲み会なら、気軽にメールやLINEを使って連絡でき...

飲み会の幹事になったら、メールなどで飲み会の案内を送ることになりますよね。友人同士が数人集まるだけの飲み会なら、気軽にメールやLINEを使って連絡できますが、上司や先輩がいる大人数の飲み会の場合、簡単な連絡で済ますわけにはいきません。そこで今回は、メールを案内を送る前に行なうべき日程調整について、コピペして使えるシーン別の飲み会案内メールテンプレートをご紹介します。これを参考にし、メール制作に使う余計な時間を省きましょう!

日程調整はまず上司に確認!

飲み会を開催するにあたり、スケジュールを最初に確認すべき相手は、自分を幹事に指名した上司です。さらに、飲み会には主に誰の予定をおさえなければならないかなど、上司に確認しておくことも大切。上司に確認後、上司から指示された方のスケジュール調整を行ないましょう。

日程調整は基本的には主賓となる人たちの予定(新人歓迎会なら新社会人など)と、その飲み会に参加するであろう上司の予定をおさえる必要があります。実際に会って話しを交えつつ調整するのが望ましいです。もしも相手が出張などで不在の場合には、なるべく早めにメールで日程を確認しましょう。

メールを送る際は「〇〇日までに知らせてほしい」と期限を決めて送るのがポイントです。では、飲み会の日程調整のためのメールテンプレートをご紹介します。

件名 ○○年度 新人歓迎会 日程のご相談

□□部長
お疲れ様です。○△チームの□□です。

 

○○年度入社の新人歓迎会を現在企画しております。
ついては□□部長にぜひともご参加いただきたいと思っております。

お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日~〇月〇日のご都合はいかがでしょうか。
お手数ですが今週中に、ご参加可能な日をお知らせ頂けると幸いです。

どうぞよろしくお願い致します。

このような日程調整メールを送るといいでしょう。

上司・主賓の日程を確認した後は?

上司や主賓のスケジュールがわかったら、飲み会の日程を決めてしまいましょう。参加者が少ない飲み会の場合、他の参加者にもスケジュールを確認するのもアリかもしれませんが、大人数の飲み会の場合、全ての人にスケジュールを聞いていたらキリがありません。上司と主賓の予定が確保できたら、日程を決めてしまった方がいいでしょう。

この時が日程調整は最後の段階となりますが、できるだけ直接会って進めていくと日程以外の希望(場所など)を知ることが出来たり、当日の係をお願いできたりと飲み会前にコミュニケーションがとれます。この段階の日程調整をメールで済ませる場合は次のような文言で送りましょう。

飲み会の日程が決まったら、お店と会費を決めて連絡を!

日程が決まったら、すぐに店を予約しましょう。この時点で参加人数が分からない場合でも、ひとまずの人数(多めを想定)で場所を確保します。お店としては人数が増えるよりも減らされる方が対応はラクなので、少な目の人数では予約しない方がいいかもしれませんね。また、その際には人数確定をしなければいけない日程もお店側に確認しておきましょう。

お店を決めたら会費も決め、参加予定者たちにメールを送ります。この際、「日時」「会場」「会費」「出欠の返信期限」をわかりやすく書く必要があります!ちなみに、お店の地図まで載せられるとよりGood!では、例文を見てみましょう。

件名:【出欠確認 ○日までに】○○年度新人歓迎会について

各位

お疲れ様です。

○○年度に入社した新人の歓迎会につきまして、下記の日時・場所で開催致します。
ついてはご多用のところ恐れ入りますが、出欠のご回答を〇月〇日までにお願い致します。


開催日時:○月□日(□)○時~
場所:居酒屋「○○○○」
住所:東京都新宿区○-○-○
電話:○○-○○○○-○○○○
お店の地図 http://xxxx.xxxx.xx
参加費:○千円
参加費は事前に集金しますのでご協力ください。

〇日以降のキャンセルは参加費が発生してしまいます。予めご了承ください。

どうぞよろしくお願い致します。

幹事 □□
携帯○○○-○○○○-○○○○

このように飲み会の出欠確認を行い、出欠の返信期限を過ぎても連絡の来ない人には1~2回ほどリマインドメールも送っておきましょう。また、開催日が近づいてくると上司や先輩から参加キャンセルの連絡が届く場合もあります。幹事はこのキャンセルの人数をしっかり把握し、お店に伝えることもお忘れなく!

まとめ

今回は飲み会日程調整と案内メールについてご紹介してきました。飲み会の日程調整や出欠確認などは面倒な作業ではありますが、幹事にとって大切な仕事でもありますし、普段話すことがない人ともコミュニケーションを交わすいい機会になります。

先輩や上司にも開催日前に声かけるなどをすれば、更に良い関係を築けるかもしれませんよ。とっても大変な幹事の仕事ではありますが、しっかりとやり切りましょう!

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