宴会後のお礼メールはこれを使うべき?失敗しないテクを公開

宴会後のお礼メールはこれを使うべき?失敗しないテクを公開

幹事として宴会を計画し、案内文を出して参加者を募り、当日は司会などをして何の問題もなく終えれたら大成功…と思われがちですが、実は最後の最後にやっておきたい幹事の仕事が「お礼メール」です。

当日を終えると、「燃え尽き症候群」になってしまい、最後のお礼を忘れがちになってしまいますが、ビジネスマンとして、社会人としてお礼は絶対に忘れてはいけません。

お礼は当たり前の事でもありますが、お礼をする事で、「また次回も参加したいな」という気持ちになって貰えたり、次回に繋げることができます。

では、「お礼メール」は一体どうやって書けば良いのか、出すタイミングなど、最低限のマナーなどを説明していきますので、参考にし、幹事としての最後の仕事までしっかり出来るようになりましょう。

 

宴会を終えたら早め早めに出すことをオススメします。基本的には24時間以内に…というセオリーもありますが、翌日に皆さんの所に遅れればまず間違いなく嫌な気分にはさせないでしょう。

ですが、仕事の関係などで翌日に送れない場合は遅くとも3日以内には送るようにしましょう。但し、その場合には遅れた件についてのお詫び文も付け加えるようにしましょう。

そこまで丁寧に?と思う方もいるかもしれませんが、ビジネスマンと言うよりも社会人としての最低限のマナーと言えます。

 

宴会においてのお礼メールの内容は?

では、どういった文面で送れば良いのかですが、お礼メールの場合は案内文の様に畏まった文面にする必要はありません。

来て貰えた、一緒に飲ませて貰えた感謝の文ですので、その気持ちを素直に入れて書きましょう。

ここで例文を紹介します。

例)

〇〇部長(〇〇先輩)

昨日はお忙しい中、私共の計画した〇〇会に参加をして頂きありがとうございました。

幹事のわたしがまだ不慣れで不手際も多かった事と思います。

申し訳ありませんでした。

これ以降、もっと幹事の仕事を学び
頑張って行きたいと思いますので、どうか引き続きご指導のほど宜しくお願い致します。

本当にありがとうございました。

〇〇部 氏名

構成としてはまず初めに誰に宛てのメールなのか、宛名を書きます。

次に挨拶とお礼を書きます。この時に親しい先輩等であれば、宴会の際の思い出話を入れても良いでしょう。

そして、どんなに大成功で終わったと思っても、人によってはまだまだと思われてる場合もあるので、幹事の仕事についてのお詫びも添えましょう。

最後に改めて感謝の言葉を書き、自分の名前を添えます。

こちらがベターな「お礼メール」の例文になります。

内容について以下で詳しく説明して行きましょう。

 

宴会参加者への宛名の書き方

宛名で気をつけなければならないのが、「〇〇部長」と役職を付ける場合、「様」をつけないことです。「〇〇部長様」とはならず「〇〇部長」と書きます。「先輩」の場合も「様」ではなく、「〇〇先輩」と付けて構いません。

来てくれた事に感謝の気持ちを表す

まず、冒頭で宴会に参加してくれた事に感謝の気持ちを表しましょう。

宴会は誰もが楽しみで参加してるわけではありません。「会社の付き合いで仕方なく参加した」という方も中にはいます。または、宴会中に手伝ってくれたりした人も中にはいたのではないでしょうか。様々な方々に感謝の気持ちを送ることで「参加して良かった」という気持ちを抱いてもらい、そこから「また参加したいな」という気持ちに繋がっていくばずです。

お礼の言葉とは不思議な物で、何か不手際があって嫌な気持ちにさせた人に謝るのも大切ですが、それ以上にお礼の言葉を向けられると気持ちが良くなるものです。宴会だけに留まらず、感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

 

宴会幹事としてのお詫びやこれからの姿勢を盛り込む

自分の中では幹事としての仕事は100点満点でも、まだまだ気配りの行き届いていない所も必ずあるはずです。参加者全員が満足する宴会とは中々そう出来るものではありません。

そこで、自分がまだまだ未熟であり、迷惑をかけてしまったという気持ちを言葉に表しましょう。

そして、謝って終わりではなく、「これからは更に良い宴会を企画出来るように頑張る」という志しを付け加えましょう。そうすることにより、不手際があったとしても、「今度の宴会に期待してみよう」とまた来てもらえるようになります。

仕事でもそうですが、失敗は誰にでもありますが、失敗して謝る事を上司は期待していません。失敗を元に今後どう変わるかを期待しています。宴会の幹事の仕事でも前向きな姿勢を見せることで、仕事の方でも期待してもらえるはずです。

 

最後には感謝の気持ちで締めくくる

最後はやはり感謝の気持ちで締めくくります。

日本人の武士道精神で「礼に始まり礼に終わる」という言葉があります。メールなどでの文面でもそうです。礼から文を初め、礼で締めくくる事により、とても丁寧な文になりますので心掛けてください。

 

お礼メールでのワンポイント

宴会の会計報告を添える

少人数での宴会であればお礼メールだけを全員に送るだけでも構いませんが、大人数の社内の飲み会であった場合は会社からお金が出る時もあります。そんな時にはきちんとした会計報告も添えましょう。

人数が多ければ多い程大金を扱わなくてはならないのが幹事です。中には若手社員にそんな大金を扱わせるのが心配だ、なんて思っているべテラン社員もいるかもしれません。

みんなが楽しく飲んで盛り上がってる時にも、きちんと支払いをするまで理性を保たなければならないのも幹事の宿命です。

きちんとした会計報告をする事で、幹事の仕事を立派に終えることが出来ましたという証明と、心配してくれたベテラン社員の方々への評価を上げる題材にもなります。

支払いの際には必ず領収書を貰い、会計報告に添えて皆さんに提示しましょう。

 

次に繋げる為に

飲み会毎に幹事が代わる場合はきちんとしたお礼メールを送るだけでも構いませんが、1年交代だったりする時に「次回〇〇会を計画致しますので、またその際にも是非参加して頂けると幸いです」といったらような、次回を匂わせる文言を入れて見ましょう。そうする事により、次回への心構えとともに、改めて案内を出した際に出席して貰える可能性が高くなります。

社員としての信頼も大切ですが、ちょっとした、気配りや言い回しで、幹事としての信頼も積み重ね、「〇〇が幹事なら出席しするか」と思われるような幹事にならるようにしましょう。

 

余分に宴会会費を払ってくれた方がいた場合

会費制で宴会を計画した場合は、あまり余分に会費をくれる…といった場面はないかもしれませんが、祝儀としてくださる時があります。

そういった方がいた時は宴会の始まりに祝儀を頂いた報告をしなくてはなりませんが、飲んで次の日になると忘れてしまっている人もいるかもしれません。そんな時はお礼メールにその事も添えましょう。そうすることにより、忘れていた方々も祝儀を下さった本人にお礼を言うことができます。

そして、祝儀をくださった本人へのメールには必ず祝儀のお礼も付け加えるようにしましょう。

以下が例文になります。

例)

〇〇部長からは、お祝儀頂きました。今この文面で改めてご報告させて頂きます。〇〇部長、誠にありがとうございました。

お礼メールにこの例文のような文面を必ず付け加えるようにしましょう。

 

万が一まだ宴会会費を貰ってない人がいたら

大体は宴会の初めに出席者の確認をしてる際に、会費も合わせて徴収するので貰い忘れる事は無いと思いますが、バタバタと大勢で入って来た時に貰い忘れたり、「後で払う」なんて人もいないとは限りません。では、どうしたら良いのかですが、この場合は宴会翌日にお礼かたがた会いに行き支払って貰うようにしましょう。

お金の話は時間が経つと話しにくくなってしまうものです。「言い難いから幹事の自分が損をすればいいか」なんて考えはやめましょう。確かにそれで丸く収まるかもしれませんが、真面目にきちんと払ってくれた方々に失礼になります。宴会は幹事が計画するものですが、参加者も会費と引き換えに楽しい時間を過ごす物です。どんなに言い難くても、そこはきちんと筋を通して支払って貰いましょう。

 

直接の挨拶も忘れない

宴会の翌日に会社に出社したら宴会に参加した方々に会う事もありますね。そんな時「後でお礼メール送るからいいか」と、思わずに「昨日はありがとうございました。」と一言でもいいので必ず挨拶をしましょう。

メールはあくまでもきちんとしたお礼を文面にして送る道具です。直接の挨拶に勝るものはありません。どんなに飲み過ぎて頭がボーっとしてたとしても、顔を見たら朝の挨拶と一緒に宴会のお礼も忘れないようにしましょう。

 

言葉遣いに注意

これは幹事だけの話ではありませんが、宴会の時はお互いが気分も高揚し、いつも以上に距離感が近くなります。宴会を終えて一晩経ち冷静に戻っても、宴会の時のような口振りで直接お礼を言ったり、お礼メールを送るのは避けましょう。

きちんとONとOFFを切り替えられるのも出来るビジネスマンのポイントです。

 

お礼メールが出来ない場合は?

会社に寄ってはパソコンが無かったり、宴会を週末にするため翌日にメールを送れないということもあるでしょう。そんな時の対処法を紹介します。

 

パソコンが無い場合

答えは簡単です。直接お礼を伝えましょう。お礼を言う順番も特に気にする必要もありません。とにかく会う人会う人に丁寧にお礼を伝えるようにしましょう。直接のお礼に勝るものは無いと言う話をしました。パソコンが無くても直接言うことでメール以上の気持ちを伝えられます。

ですが、この際の挨拶のタイミングですが、会える人には必ず朝一番に伝えるようにしましょう。極論を言えば探してでも伝えるべきです。

「〇〇には挨拶来たのに俺の所には来ない」なんて誤解を招く場合もあります。そんな失敗をしない為にも参加者全員に挨拶に行くように心掛けましょう。

 

宴会の翌日に送れない場合

翌日に送れない場合でも、宴会が週末で翌日が休みであった時と、相手が出張で社内のメールでは伝えれない場合の2パターンあるかと思います。

まず、宴会が週末の場合ですが、この場合は宴会の翌出勤日で構いません。出勤して早々にメールを送るようにしましょう。

次に相手が出張の際は、携帯電話など個々の連絡先をしってる場合はそちらに連絡を入れましょう。ですが、この場合も「〇〇部長が出張の為、携帯電話で失礼します。」とお詫びの言葉を一言付け加えましょう。

相手の連絡先を知らない場合は、相手が会社に出社してきたタイミングで直接お礼を言いに行き、遅くなったことをお詫びしましょう。ですが、相手が会社の上役で普段面会など出来ない場合にはメールでも構いませんが、この時も必ずお詫び文を入れることを忘れないようにしましょう。

 

お礼メールの一斉送信はNG?

お礼メールを送るにあたって、人数が多ければ多い程一斉送信したくなると思いますが、一斉送信はちょっと待ちましょう。

まず、上司へのメールは個人個人へ丁寧に必ず送りましょう。その際に、宴会の時に話した事などを添えて送ると尚好印象です。例えば「〇〇部長とお話した、仕事の話は大変勉強になりました。」などです。相手からすると「ちゃんと覚えてるな」という印象を持って貰えます。

同僚の場合は出来れば個人個人へ送るのがベストですが、人数が多い場合は一斉送信でも構わないかと思います。ですが、送る前に身近の先輩に相談する事をお勧めします。もし前回の幹事が丁寧に個人個人へ送っていたら「手を抜いてる」と思われてしまうかもしれないからです。

一斉送信はとても便利な機能ではありますが、礼儀に細かい人にとってはとても印象の悪い行為になってしまいます。個人個人へ送る気持ちを忘れないようにしましょう。

 

まとめ

幹事の宴会の日程を決める仕事からスタートした仕事は最後のお礼メールを送って全て滞りなく終了します。

案外このお礼メールというのは忘れられがちですが、幹事だけに留まらず、宴会に参加した時や食事に連れ行って貰った際など全ての事で必要な事になります。

ビジネスマンと言うよりも社会人としてお礼を伝える事は最低限のマナーです。お礼をきちんと伝えられる人になってこそ、周りからも可愛がって貰えたり、期待される人材になるスタート地点に立つのです。

全ての事に感謝を忘れず、更に感謝の気持ちを伝えられる社会人になりましょう。